Am Monatsende fehlen die Stundenzettel von drei Leuten, zwei sind unleserlich, und die Lohnverrechnung wartet. Im Büro schreibt jemand die Zeiten aus Excel ab, damit der Kunde seine Rechnung bekommt, und auf der Baustelle notiert der Vorarbeiter die Stunden der Kolonne auf einem Zettel im Handschuhfach. Zeiterfassungstools ersetzen diese Kette: Beschäftigte stempeln per App, Browser oder Terminal, die Stunden hängen an Projekt und Kunde, und Lohnverrechnung wie Rechnung bekommen die Daten ohne Abtippen. KI spielt dabei eine Nebenrolle, etwa als Chat für Buchungen oder als Videoprotokoll auf der Baustelle; entscheidend sind Bedienung, Stempeln ohne Netz und Schnittstellen. Weil es um Daten der eigenen Belegschaft geht, zählen außerdem Speicherort, Zugriffsrechte und der Umgang mit Standortdaten.
Unsere Favoriten für die Zeiterfassung
Für die Auswahl zählen Marktverbreitung, unsere redaktionelle Prüfung, unabhängige Testergebnisse, Erfahrungen aus der Praxis und die rechtlichen Anforderungen für den Einsatz in der EU. Die Note stammt aus unserem Testbericht zum jeweiligen Tool und bewertet Produktivität, Benutzerfreundlichkeit und Kundensupport, also das Tool insgesamt und nicht nur für diesen Zweck.
Clockodo
Arbeitszeit und Projektzeit im selben System, ohne lange Einrichtung: Bei Clockodo hängt jede Stunde an Kunde, Projekt und Leistung, und der Berichtsbaukasten filtert danach und gibt PDF oder CSV aus. Die Daten liegen laut Anbieter in deutschen Rechenzentren, Hilfe gibt es per Telefon und Mail auf Deutsch. Achte auf die Stufe: Basic kostet 4 Euro je Nutzer und Monat und erfasst nur Anwesenheit, Projektzeiten beginnen bei Pro für 8 Euro im ersten Jahr, danach 10. Einzelnutzer arbeiten dauerhaft gratis. DATEV fehlt in der Schnittstellenliste, dafür bleibt der CSV-Export. Entstehen die Stunden draußen auf der Baustelle, passt clockin besser.
clockin
Auf der Baustelle fällt das Netz regelmäßig aus. clockin erfasst dort weiter und trägt die Einträge nach, sobald wieder Empfang besteht, und ein Vorarbeiter meldet über sein Handy gleich die ganze Kolonne an und ab. Fotos, Checklisten und die Unterschrift des Kunden landen am Auftrag, die App spricht 26 Sprachen. Zwei Posten rechnest du ein: Unter fünf Nutzern kommen 10 Euro Plattform-Pauschale im Monat dazu, und die KI-Bausteine wie die Videodokumentation kosten getrennt, ab 25 bis 35 Euro. Die digitale Projektakte beginnt erst im Expert-Paket für 9,99 Euro je Nutzer und Monat. Bleibt die Arbeit im Büro, reicht Clockodo.
ZEP
Agenturen, Ingenieurbüros und Beratungen schreiben ihre Stunden am Ende in eine Rechnung, und genau diese Kette führt ZEP in einem System: Buchung, Projektcontrolling, Reisekosten und fertige Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD. Der ZEP Assistant nimmt Buchungen und Auswertungen per Chat entgegen, in der kleinsten Stufe fehlt er. Entwicklung und Hosting liegen laut Anbieter in Deutschland. Die Preisseite nennt nur Startbeträge je Nutzer und Monat, 2 Euro für Clock, 7 für Compact, 18 für Professional, die Module darauf veröffentlicht der Anbieter nicht. Wer Stunden nur erfassen und nicht abrechnen will, kommt mit Clockodo aus.
awork
Die Aufgaben liegen im einen Tool, die Stunden im anderen, und am Monatsende passt beides nicht zusammen. awork legt es zusammen: Stoppuhr und Zeitblöcke liegen im selben Kalender wie die Arbeit, und die Auslastungsansicht zeigt, wer nächste Woche schon voll ist. Kunden und freie Mitarbeiter kommen als Gäste dazu, ohne einen Platz zu kosten, gehostet wird nach Anbieterangabe in Deutschland. Standard kostet 11 Euro je Nutzer und Monat netto bei Jahreszahlung, die KI läuft als eigenes Paket ab 15 Euro. Die 7,9 gilt der Projektplattform insgesamt. Ohne Netz arbeitet hier nichts, dafür nimmst du clockin.
monday Work Management
Die 8,7 gilt der Arbeitsplattform, nicht der Stempeluhr: Bei monday steckt die Zeiterfassung im Pro-Tarif für 19 Euro je Platz und Monat, darunter gibt es sie nicht. Sinnvoll ist das, wenn deine Projekte ohnehin auf den Tafeln liegen und die Stunden dort mitlaufen sollen. Rechne vorher die Plätze nach: Bezahlte Pakete beginnen bei drei und steigen danach in Fünferschritten, ein Team aus sechs Personen zahlt also zehn. Zugangs- und Auswertungsdaten liegen nach Anbieterangabe in der US-Region. Willst du Arbeitszeiten nur festhalten und an die Lohnverrechnung übergeben, fährst du mit Clockodo günstiger.
ClickUp
Wer Aufgaben, Dokumente und Chat schon bei ClickUp führt, hält die Stunden ohne zweites Abo an derselben Aufgabe fest. Die 7,4 bewertet die breite Plattform, nicht die Zeiterfassung darin. Unlimited kostet 7 Euro je Nutzer und Monat bei Jahreszahlung, Business 12, und die KI namens Brain kostet rund 8 Euro obendrauf. Der Support antwortet nicht auf Deutsch, und eine Datenregion wählst du erst im Enterprise-Tarif, ein Rechenzentrum in Deutschland gibt es nicht. Wer den Serverstandort gegenüber Betriebsrat oder Kunden begründen muss, nimmt awork.
Worauf es bei Tools zur Zeiterfassung ankommt
Die folgenden Kriterien helfen dir, Tools zur Zeiterfassung gezielt zu vergleichen. Kläre vorher, ob du nur Anwesenheit und Pausen festhalten musst oder Stunden auch Projekten und Kunden zuordnen und abrechnen willst.
Checkliste
- Bedienung und Akzeptanz: Komplizierte Systeme werden nicht genutzt oder falsch bedient. Die Oberfläche muss für alle Gruppen im Betrieb verständlich sein, von der Buchhaltung bis zum Monteur. Eine gute Einführung mit kurzer Anleitung entscheidet mit darüber, ob die Zeiten später vollständig sind.
- Aufzeichnung der Arbeitszeit: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten aufzeichnen. Das System sollte Beginn, Ende, Pausen und Ruhezeiten lückenlos erfassen, nachträgliche Änderungen protokollieren und die Nachweise bei einer Prüfung vollständig exportieren. Welche Vorgaben für deinen Betrieb gelten, klärst du am besten mit Steuerberatung oder Arbeitsrechtsexperten.
- Warnungen bei Grenzen: Ein gutes Tool meldet, wenn Höchstarbeitszeiten, Pausen oder Ruhezeiten nicht eingehalten werden, bevor daraus ein Problem wird. Für Schichtbetriebe und Teams mit vielen Überstunden ist das besonders wichtig.
- Mobil und ohne Netz: Für Außendienst, Baustellen und wechselnde Einsatzorte braucht es eine App, die auch ohne Internetverbindung stempelt und die Zeiten später abgleicht. Prüfe auch, ob sich eine ganze Gruppe über ein Gerät oder ein Terminal an- und abmelden kann.
- Standort beim Stempeln: Viele Tools erfassen den Standort per GPS. Eine dauerhafte Ortung der Beschäftigten ist mit dem Datenschutz kaum vereinbar. Sinnvoller sind Lösungen, die den Ort nur beim Stempeln oder innerhalb festgelegter Einsatzgebiete festhalten, und in Betrieben mit Betriebsrat gehört das Thema vorher auf den Tisch.
- Projektzeiten und Abrechnung: Wer projektbezogen arbeitet oder nach Stunden abrechnet, sollte Zeiten direkt Projekten, Kunden und Leistungen zuordnen können. Idealerweise fließen die Stunden ohne Umweg in die Rechnung, und Berichte zeigen Rentabilität, Überschreitungen und Engpässe je Projekt.
- Auswertungen: Zeitdaten sind nur so viel wert wie ihre Auswertung. Das System sollte Berichte zu Arbeitszeit, Überstunden, Urlaub, Auslastung und Projekten erlauben, filterbar und als Datei exportierbar.
- Schnittstellen: Die Zeiten müssen in die Lohnverrechnung, die Buchhaltung und gegebenenfalls ins Projektmanagement. Prüfe, welche fertigen Anbindungen es gibt und ob eine offene Schnittstelle bereitsteht, sonst entsteht wieder Doppelarbeit beim Abtippen.
- Datenschutz und Zugriffsrechte: Zeiterfassung verarbeitet Daten der Belegschaft, von Krankmeldungen bis zu Überstunden. Kläre, wo gespeichert wird, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt und wer welche Daten sehen darf. Führungskräfte brauchen nicht alles, was die Lohnverrechnung braucht.
- KI-Funktionen: KI hilft bei Buchungen per Chat, Vorschlägen für Projektzuordnungen oder Protokollen auf der Baustelle. Prüfe nüchtern, ob du das brauchst und was es extra kostet. Tools, die Tätigkeiten im Hintergrund automatisch mitprotokollieren, berühren schnell die Grenze zur Überwachung.
Einsatzbereiche für Tools zur Zeiterfassung
- Stunden für die Kundenabrechnung: Eine Agentur rechnet nach Aufwand ab. Die Beschäftigten buchen ihre Zeiten direkt auf Kunde und Projekt, und am Monatsende entsteht per Klick der Stundennachweis für die Rechnung, statt dass jemand Excel-Listen zusammenführt. Weitere Tools für diesen Alltag vergleicht unser Beitrag zu KI-Tools für Agenturen.
- Stempeln auf der Baustelle: Ein Installationsbetrieb schickt drei Kolonnen zu verschiedenen Kunden. Der Vorarbeiter meldet die Truppe am Handy an und ab, auch ohne Empfang, und hängt Fotos und die Unterschrift des Kunden an den Auftrag. Weitere Tools für diese Branche zeigt unser Beitrag zu KI-Tools für Handwerker.
- Ruhezeiten im Schichtbetrieb: Ein Pflegedienst plant Schichten rund um die Uhr. Das System warnt die Pflegedienstleitung, bevor eine Kollegin die Ruhezeit unterschreiten würde, und hält Überstunden für den Ausgleich fest.
- Daten für die Lohnverrechnung: Die Personalverrechnung bekommt am Monatsende Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaube und Krankenstände geordnet aus dem System, statt Zettel abzutippen und nachzufragen. Wie die Buchhaltung daran anschließt, zeigt unser Beitrag zu KI-Tools für die Buchhaltung.
- Auslastung vor der Zusage: Ein Ingenieurbüro will vor einem neuen Auftrag wissen, wie viel Kapazität das Team in den nächsten Wochen hat. Erfasste Stunden und geplante Arbeit zeigen gemeinsam, wo Luft ist und wo es eng wird. Wie das mit der Projektplanung zusammenspielt, zeigt unser Beitrag zu Projektmanagement-Tools.
Welches Zeiterfassungstool für welche Aufgabe?
Wenn du Arbeitszeit und Projektzeit im selben System führen willst, ist Clockodo unsere erste Empfehlung: Beides läuft ohne Zusatzmodul zusammen, die Hilfe kommt auf Deutsch, und Einzelnutzer arbeiten gratis. Für bestimmte Aufgaben passen andere Tools besser:
- Stempeln auf der Baustelle, auch ohne Netz: clockin
- Von der Stunde bis zur fertigen Rechnung: ZEP
- Projekte, Stunden und Auslastung in der Agentur: awork
- Stunden im laufenden Arbeitsbereich mitschreiben: monday Work Management
- Stoppuhr an der Aufgabe in einer breiten Plattform: ClickUp
Häufige Fragen
Nein, kostenlos sind meist nur Einzelnutzer oder Testphasen. Clockodo ist für genau einen Nutzer dauerhaft gratis, clockin und ZEP bieten vierzehn Tage Test ohne Zahlungsdaten. Für ein Team fallen je Person meist wenige Euro im Monat an. Günstige Tools für kleine Betriebe sammelt unser Beitrag zu KI-Tools unter 30 Euro.
Wenn du nach Aufwand abrechnest oder wissen willst, welche Aufträge sich rechnen, brauchst du Projektzeiten. Für reine Anwesenheit, Pausen und Überstunden genügt die kleinere Stufe: Bei Clockodo erfasst Basic nur Anwesenheit, Projektzeiten beginnen bei Pro, bei clockin ebenfalls erst ab Pro. Wie Projektzeiten mit der Planung zusammenhängen, zeigt unser Beitrag zu Projektmanagement-Tools.
Bei manchen Tools ja. clockin erfasst auf der Baustelle ohne Netz weiter und gleicht die Einträge ab, sobald wieder Empfang besteht. Projektplattformen wie awork brauchen dagegen eine Verbindung. Wer viel draußen arbeitet, sollte das vor der Entscheidung vor Ort testen. Weitere Tools für diese Arbeit zeigt unser Beitrag zu KI-Tools für Handwerker.
Nein. Bei clockin meldet ein Vorarbeiter die ganze Kolonne über sein Handy an und ab, dazu gibt es ein Tablet-Terminal. Clockodo und ZEP bieten ebenfalls Terminals für den Eingang von Werkstatt oder Büro. Private Handys für die Arbeitszeit vorzuschreiben, ist ohnehin heikel. Wie die Einführung im Team gelingt, zeigt unser Beitrag KI erfolgreich einführen.
Einige erfassen ihn, etwa clockin ab dem Pro-Paket per GPS. Sinnvoll ist das nur beim Stempeln selbst, nicht als dauerhafte Ortung, und die Beschäftigten müssen wissen, was erfasst wird. In Betrieben mit Betriebsrat gehört das Thema vor der Einführung besprochen. Wie klare Regeln für solche Daten aussehen, zeigt unser Beitrag zu KI-Guidelines im Unternehmen.
Bei den deutschen Anbietern nach eigener Angabe in Deutschland: Clockodo in Frankfurt und Berlin, dazu clockin, ZEP und awork. monday Work Management speichert Zugangs- und Auswertungsdaten in den USA, ClickUp bietet eine Datenregion erst im Enterprise-Tarif. Was rechtlich zählt, erklärt unser Beitrag KI und DSGVO.
Mit der passenden Anbindung ja. clockin übergibt Zeiten an DATEV, Lexware Office, sevdesk, Sage Active oder Personio. Clockodo führt DATEV nicht in der Schnittstellenliste, bietet aber CSV-Export und eine offene Schnittstelle. Frag deine Lohnverrechnung vorher, welches Format sie braucht. Welche Buchhaltungstools anschließen, zeigt unser Beitrag zu KI-Tools für die Buchhaltung.
Für Projektstunden reicht oft das Projekttool. awork erfasst Zeiten direkt im Kalender, monday Work Management ab Pro, ClickUp an der Aufgabe. Geht es um Anwesenheit, Pausen, Überstundenkonten und Abwesenheiten für die Lohnverrechnung, bringen spezialisierte Tools wie Clockodo oder clockin mehr mit. Worauf du bei der Wahl achten solltest, zeigt unser Beitrag KI-Tools auswählen.
Meist zwischen 2 und 10 Euro, in Projektplattformen mehr. ZEP Clock beginnt bei 2 Euro, clockin bei 3,99, Clockodo bei 4 Euro für Anwesenheit und 8 bis 10 Euro mit Projektzeiten. awork Standard kostet 11 Euro, monday Work Management mit Zeiterfassung 19 Euro je Platz. Bei clockin kommen unter fünf Nutzern 10 Euro Pauschale dazu.
Das System liefert die Aufzeichnung, ob sie genügt, hängt davon ab, wie ihr es nutzt. Zeiten müssen vollständig und zeitnah erfasst werden, Änderungen sollten nachvollziehbar bleiben, und die Nachweise müssen bei einer Prüfung verfügbar sein. Kein Tool nimmt dir die Verantwortung ab, kläre Details mit Steuerberatung oder Arbeitsrechtsexperten. Wer im Zweifel verantwortlich ist, erklärt unser Beitrag Wer haftet beim Einsatz von KI.
