Als Einzelunternehmer bist du Vertrieb, Buchhaltung, Marketing und Sekretariat in einer Person, bezahlt wirst du aber nur für die Arbeit, die du für Kunden erledigst. Angebote, Belege, Mails, Postings und die Recherche vor dem nächsten Termin laufen nebenher, oft am Abend. Genau dort sparen KI-Tools am meisten Zeit, und viele davon kosten weniger als 30 Euro im Monat. Die Rechnung geht trotzdem nur auf, wenn du nicht fünf Abos stapelst, die sich überschneiden, und wenn ein Tool ohne lange Einrichtung vom ersten Tag an Arbeit abnimmt. Dazu kommt ein Punkt, den viele übersehen: Gerade in Gratis- und Einzeltarifen verwenden manche Anbieter deine Eingaben für das Training ihrer KI, und mit Kundendaten ist das ein Problem. Unsere Auswahl deckt die typischen Aufgaben eines Ein-Personen-Betriebs ab, jeweils mit dem Tarif, der unter der Grenze bleibt.
Unsere Favoriten unter 30 Euro im Monat
Für die Auswahl zählen Marktverbreitung, unsere redaktionelle Prüfung, unabhängige Testergebnisse, Erfahrungen aus der Praxis und die rechtlichen Anforderungen für den Einsatz in der EU. Die Note stammt aus unserem Testbericht zum jeweiligen Tool und bewertet Produktivität, Benutzerfreundlichkeit und Kundensupport, also das Tool insgesamt und nicht nur für diesen Zweck.
ChatGPT
Textentwurf, Tabellenauswertung, Bild und Recherche laufen bei ChatGPT im selben Fenster, und für Einzelunternehmer ersetzt ein Zugang damit mehrere kleine Abos. Plus kostet 20 US-Dollar im Monat, in Österreich rund 23 Euro mit Umsatzsteuer, Go liegt bei 8 US-Dollar und kann Werbung enthalten. Die 9,1 gilt dem Allrounder: Bei Recherche mit Belegkette arbeitet Perplexity sauberer, bei deutschen Übersetzungen DeepL. In den Privattarifen ist das Training mit deinen Eingaben voreingestellt, du schaltest es in den Einstellungen ab. Von Haus aus ausgeschaltet ist es erst im Business-Tarif ab zwei Nutzern, deshalb gehören Kundendaten nicht in den Plus-Chat.
sevdesk
Rechnungen schreiben, Belege sammeln, am Jahresende alles zur Kanzlei bringen: Diesen Teil deiner Woche nimmt dir sevdesk ab. Die Texterkennung liest Betrag, Datum und Lieferant aus dem fotografierten Beleg, die Bankanbindung ordnet jeden Zahlungseingang der offenen Rechnung zu. Der Tarif Buchhaltung kostet 19,90 Euro im Monat bei zwei Jahren Bindung, 22,90 im Jahresabo und 25,90 bei Monatszahlung. Es gibt eine eigene österreichische Fassung, Betreuung auf Deutsch und laut Anbieter Server in Deutschland. An FinanzOnline übermittelt das Programm allerdings nicht, die Umsatzsteuermeldung machst du weiter selbst oder über die Kanzlei. Brauchst du nur Angebote und Rechnungen, reicht der Tarif Rechnung für 8,90 Euro.
Die 9,4 ist die höchste Note dieser Liste, und sie gilt genau einer Aufgabe: dem Übersetzen. Deutsche Texte überträgt DeepL so, dass sie sich gebaut statt übersetzt lesen, ein Glossar hält Fachbegriffe gleich. Individual kostet 7,49 Euro im Monat bei Jahreszahlung und deckt 300.000 Zeichen und drei Dokumente ab; bearbeiten lässt sich eine übersetzte Word-Datei aber erst in Team für 24,99 Euro. Texte aus der Gratisversion nutzt DeepL nach eigener Angabe fürs Training, für Kundenunterlagen brauchst du einen Bezahltarif. Seit April 2026 verarbeitet der Anbieter nicht mehr ausschließlich in Europa. Eine einzelne Kundenmail überträgt dir ChatGPT ebenso gut.
Perplexity
Jede Antwort trägt eine Fußnote, die zur Quelle führt. Vor einem Kundentermin hast du damit in zehn Minuten einen Überblick zu einem fremden Thema, den du nachprüfen kannst, statt fünfzehn Seiten zu öffnen. Perplexity Pro kostet 20 US-Dollar im Monat oder 200 im Jahr, gratis bekommst du drei vertiefte Suchen am Tag. Texte entwerfen solltest du damit nicht, dafür ist ChatGPT besser. Nach der Anmeldung wartet ein Handgriff: In Free, Pro und Max ist die Nutzung deiner Eingaben fürs Training nach Anbieterangabe voreingestellt und muss im Konto abgestellt werden. Vertraglich ausgeschlossen ist sie erst ab 40 US-Dollar je Platz.
Canva
Postings, Angebotsdeckblätter und Folien baust du in Canva selbst, ohne Grafikprogramm und ohne Vorkenntnisse. Magic Write schreibt die Textzeile dazu, der Content Planner spielt fertige Beiträge auf deinen Kanälen aus. Pro kostet 110 Euro im Jahr, also rund 9 Euro im Monat, bei monatlicher Zahlung rund 12 Euro. Dafür bekommst du 100 GB Speicher, fünf Markenpakete und über 3,6 Millionen Vorlagen. Die 8,7 gilt der ganzen Designplattform. Die Vorlagen sind allerdings so verbreitet, dass man Arbeiten daraus wiedererkennt, und deine Dateien liegen nach Anbieterangabe in den USA. Soll aus einem Video ein Objekt verschwinden, brauchst du Runway.
Notion
Wer gern selbst einrichtet, baut sich in Notion genau die Umgebung, die zum eigenen Betrieb passt: Notizen, Kundenliste, Redaktionsplan und Projektstand an einer Stelle. Für eine Person kostet das nichts, denn der Gratistarif kennt keine Blockgrenze, solange du allein arbeitest. Die Notion-KI steckt allerdings erst im Business-Tarif für 20 US-Dollar im Monat, Plus für 10 Dollar lohnt nur, wenn jemand dazukommt. Rechne die Einrichtung ein, denn ohne festgelegte Struktur wächst der Arbeitsbereich zu. Personenbezogene Daten liegen voreingestellt auf Servern in den USA, eine EU-Region gibt es nur in Enterprise. Wer sofort loslegen will, ist mit Trello schneller.
Trello
Eine Karte je Auftrag, drei Spalten, fertig: Trello verstehst du beim Ansehen. Der Eingang sammelt Aufgaben aus E-Mail, Slack und Microsoft Teams, der Planer legt sie als Zeitblock in deinen Kalender, und Butler übernimmt wiederkehrende Handgriffe ohne Programmierung. Bis zehn Boards zahlst du nichts. Kalender, Zeitleiste und Tabelle beginnen aber erst bei Premium für 10 US-Dollar im Monat, Standard für 5 Dollar lässt sie weg. Abhängigkeiten zwischen Karten kennt Trello nicht, und den Datenstandort kannst du nicht wählen. Willst du Wissen und Datenbanken danebenlegen, kommst du mit Notion weiter.
reclaim.ai
Meetings und Kundentelefonate verdrängen die Stunden, die eigentlich für Aufträge gedacht waren. reclaim.ai legt deine Aufgaben als Zeitblöcke in freie Lücken des Kalenders und schiebt sie weiter, sobald ein Termin dazwischenkommt. Der Planungshorizont ist die eigentliche Tarifgrenze: Lite kostet nichts und plant eine Woche voraus, Starter mit 10 US-Dollar im Monat acht Wochen, Business mit 15 Dollar zwölf. Oberfläche und Hilfe gibt es nur auf Englisch, einen EU-Serverstandort nennt der Anbieter nicht. Führst du deinen Kalender ohnehin diszipliniert, gewinnst du wenig, dann reicht der Planer in Trello.
Ein Objekt aus dem Video nehmen, die Kulisse tauschen, aus einem Standbild eine Kamerafahrt machen: Das kann auf dieser Liste nur Runway. Standard kostet 12 US-Dollar im Jahresvertrag und 15 bei Monatszahlung und bringt 625 Credits ohne Wasserzeichen. Rechne vorher nach, was du davon hast: Eine Sekunde Video kostet 12 Credits mit Gen-4.5, das ergibt knapp eine Minute im Monat. Gewerblich nutzen darfst du die Ergebnisse in jedem Tarif. Eingaben und Ergebnisse fließen allerdings ins Modelltraining, widersprechen kannst du nicht. Ein Vorlagenvideo fürs Posting baust du mit Canva schneller.
Worauf es bei günstigen KI-Tools ankommt
Die folgenden Kriterien helfen dir, günstige KI-Tools gezielt zu vergleichen. Kläre vorher, welche Aufgabe das Tool übernehmen soll, denn nur ein Tool, das einen klaren Engpass löst, spart dir wirklich Zeit.
Checkliste
- Kostentransparenz: Schau nicht nur auf den Monatspreis, sondern auch auf versteckte Kosten: Einrichtungsgebühren, Zusatzoptionen, Aufschläge beim Überschreiten von Grenzen oder Gebühren für Support. Manche Anbieter arbeiten mit festen Pauschalen, andere rechnen nach Nutzung ab. Die günstigste Lösung ist nicht automatisch die beste, wenn sie deine Anforderungen nicht erfüllt und am Ende Mehrkosten verursacht.
- Datenschutz: Viele KI-Anwendungen verarbeiten Texte, Kundendaten, Termine, Dateien oder Sprachaufnahmen. Prüfe, wo die Daten gespeichert werden, ob Inhalte zum Training verwendet werden und welche Einstellungen du selbst steuern kannst. Gerade in günstigen Tarifen ist das Training oft voreingestellt, und ein sauber dokumentierter Umgang mit Daten ist wichtiger als eine lange Funktionsliste.
- Qualität: KI-Tools liefern nicht automatisch brauchbare Ergebnisse. Entscheidend ist, wie verlässlich, fachlich korrekt und bearbeitbar die Ausgaben im echten Einsatz sind. Ein Tool spart nur dann Zeit, wenn die Nacharbeit überschaubar bleibt. Ein kurzer Test mit typischen Aufgaben aus deinem Alltag zeigt das schneller als jede Produktbeschreibung.
- Bedienbarkeit: Als Einzelunternehmer hast du selten Zeit für lange Einarbeitung. Eine klar aufgebaute Oberfläche, verständliche Einstellungen und gute Voreinstellungen sind deshalb wichtiger als ein besonders breiter Funktionsumfang.
- Sprachqualität: Für Kunden im deutschsprachigen Raum zählt die Qualität der Ergebnisse auf Deutsch. Manche Tools liefern auf Englisch deutlich bessere Texte als auf Deutsch. Teste deutschsprachige Inhalte im Gratistarif oder in der Probezeit, bevor du zahlst.
- Automatisierung: Viele Tools werben mit Automatisierung, liefern aber nur Teilfunktionen. Wichtig ist, ob wiederkehrende Aufgaben tatsächlich kürzer werden, etwa durch Vorlagen, Regeln oder die automatische Weiterverarbeitung von Inhalten, und zwar ohne zusätzlichen technischen Aufwand.
- Integration: Ein Tool sollte in deine bestehenden Abläufe passen und nicht als Insel enden. Wichtig sind Anbindungen an E-Mail, Kalender, Cloud-Speicher, Textprogramm oder Aufgabenverwaltung, damit du Daten nicht ständig von Hand kopieren musst.
- Nutzungsgrenzen: Viele günstige Tarife begrenzen Anfragen, Zeichen, Credits oder Speicher. Kläre, ob die enthaltenen Einheiten für deinen tatsächlichen Bedarf reichen, denn wer die Grenze überschreitet, zahlt oft deutlich mehr oder muss mitten in der Arbeit warten.
- Allrounder oder Spezialist: Ein Allrounder deckt viele Aufgaben ordentlich ab und spart dir das Jonglieren mit mehreren Abos. Ein Spezialist löst eine Aufgabe besser, etwa Übersetzung oder Buchhaltung. Welche Kombination passt, hängt davon ab, welche Aufgaben in deiner Woche die meiste Zeit fressen.
- Support: Technische Probleme passieren, und eine IT-Abteilung hast du nicht. Prüfe, über welche Kanäle der Anbieter erreichbar ist, ob die Hilfe auf Deutsch kommt und ob Support im günstigen Tarif enthalten ist oder nur gegen Aufpreis.
- Rechnung und Währung: Viele Anbieter rechnen in US-Dollar ab, dazu kommt die Umsatzsteuer, und der Betrag schwankt mit dem Kurs. Achte darauf, dass die Rechnung auf deinen Betrieb lautet und die Buchhaltung sie anerkennt, besonders wenn du über einen App-Store buchst.
Einsatzbereiche für günstige KI-Tools
- Angebote und Kundenmails: Ein selbständiger Berater schreibt jede Woche mehrere Angebote, Projektbeschreibungen und Nachfassmails. Die KI liefert die Rohfassung in Minuten, er prüft Inhalt, Preis und Ton. Wie du dabei zu besseren Entwürfen kommst, zeigt unser Beitrag zu KI-Tools für geschäftliche Kommunikation.
- Vorbereitung auf einen Kundentermin: Eine Trainerin bekommt eine Anfrage aus einer Branche, die sie kaum kennt. In zehn Minuten hat sie einen Überblick mit Quellen, den sie gezielt nachliest, statt einen Abend zu suchen. Worauf es bei der Recherche mit KI ankommt, erklärt unser Beitrag zu Chatbots zum Recherchieren.
- Postings für Social Media: Eine Fotografin will auf Instagram und LinkedIn regelmäßig sichtbar sein, ohne jeden Abend daran zu sitzen. Die KI hilft bei Ideen und Textzeilen, Vorlagen bei der Grafik, und ein Planer spielt die Beiträge zur richtigen Zeit aus. Weitere Tools dafür vergleicht unser Beitrag zu KI-Tools für Social-Media-Content.
- Übersetzungen für Kunden im Ausland: Ein Tischler liefert nach Südtirol und in die Schweiz und muss Angebote und Montageanleitungen auf Italienisch oder Französisch schicken. Die Übersetzung steht in Sekunden, Fachbegriffe hält ein Glossar gleich, bei Vertragstexten schaut trotzdem ein Mensch drüber.
- Belege und Rechnungen am Monatsende: Ein Ein-Personen-Betrieb fotografiert Belege direkt nach dem Einkauf, das Programm liest sie aus und ordnet die Zahlungen zu. Am Monatsende ist die Buchhaltung für die Kanzlei fertig. Weitere Tools vergleicht unser Beitrag zu KI-Tools für die Buchhaltung.
- Die eigene Woche planen: Wer allein arbeitet, verliert Aufträge nicht aus Faulheit, sondern weil Termine die Arbeitszeit auffressen. Ein Kalender, der Aufgaben selbst einplant und bei Verschiebungen umbaut, schafft feste Blöcke für Kundenarbeit. Mehr dazu zeigt unser Beitrag zu KI-Tools für Zeitmanagement.
Welches KI-Tool unter 30 Euro für welche Aufgabe?
Wenn du nur ein einziges Abo abschließen willst, ist ChatGPT unsere erste Empfehlung: Ein Zugang deckt Textentwurf, Auswertung und Recherche ab, für rund 23 Euro im Monat. Für einzelne Aufgaben passen andere Tools besser:
- Rechnungen, Belege und laufende Buchhaltung: sevdesk
- Übersetzungen mit festen Fachbegriffen: DeepL
- Recherche mit Quellenangabe: Perplexity
- Postings, Folien und Angebotsdeckblätter: Canva
- Notizen, Kundenliste und eigene Datenbanken: Notion
- Aufträge ordnen ohne Einarbeitung: Trello
- Ein Kalender, der sich selbst umplant: reclaim.ai
- Kurze Videos und Bildeffekte ohne Dreh: Runway
Häufige Fragen
Meist eines für alles und ein bis zwei für Spezialaufgaben. Ein Allrounder wie ChatGPT deckt Texte, Auswertungen und Recherche ab. Dazu kommt, was er nicht kann, etwa die Buchhaltung mit sevdesk oder Übersetzungen mit DeepL. Wie du ohne Überforderung anfängst, zeigt unser Beitrag zu KI-Tools für Anfänger.
Zum Testen ja, für Kundendaten oft nicht. Notion ist für eine Person gratis ohne Blockgrenze, Trello bis zehn Boards und reclaim.ai mit einer Woche Planung. Bei DeepL fließen Texte aus der Gratisversion aber ins Training. Worauf du vor dem Abo achten solltest, zeigt unser Beitrag KI-Tools auswählen.
Erst testen, dann binden. Die Jahreszahlung spart oft ein Fünftel: sevdesk kostet 19,90 Euro bei zwei Jahren Bindung statt 25,90 im Monatsabo, Canva Pro 110 statt 144 Euro im Jahr. Zahl die ersten zwei, drei Monate monatlich und wechsle, wenn das Tool fester Teil deiner Woche ist. Wie du das in 30 Tagen prüfst, zeigt unser Beitrag KI-Routinen in 30 Tagen.
Oft ja, zumindest als Voreinstellung. Bei ChatGPT und Perplexity ist das Training in den Einzeltarifen eingeschaltet und muss abgestellt werden. DeepL trainiert nur mit Texten aus der Gratisversion. Runway nutzt Eingaben ohne Widerspruchsmöglichkeit. Was dabei mit deinen Daten passiert, erklärt unser Beitrag zu Trainingsdaten.
In dieser Liste am klarsten sevdesk mit Servern in Deutschland nach Anbieterangabe. DeepL verarbeitet seit April 2026 nicht mehr ausschließlich in Europa, Notion bietet eine EU-Region nur im Enterprise-Tarif, Canva speichert in den USA. Europäische Alternativen zu den großen Chatbots zeigt unser Beitrag Europäische Alternative zu ChatGPT.
Je nach Tool zwischen 5 und 20 Euro im Monat. Bei sevdesk kostet ein zweiter Benutzer 5,90 Euro, bei Notion lohnt dann Plus mit 10 US-Dollar je Mitglied. ChatGPT Business beginnt bei zwei Nutzern mit je 20 US-Dollar und schaltet das Training standardmäßig ab. Wie ein kleines Team KI gemeinsam einführt, zeigt unser Beitrag KI erfolgreich einführen.
Bei einigen Anbietern ja. sevdesk, DeepL und Canva bieten Oberfläche, Hilfe und Support auf Deutsch. Notion hat deutsche Hilfeseiten, ChatGPT und Perplexity eine deutsche Oberfläche ohne deutschen Support. reclaim.ai gibt es nur auf Englisch. Wie wir Tools bewerten, erklären unsere Bewertungskriterien.
Ja, mit einzelnen Einschränkungen. sevdesk führt eine eigene österreichische Fassung, übermittelt aber nicht an FinanzOnline. DeepL weist Preise für Österreich samt Umsatzsteuer aus, viele andere rechnen in US-Dollar. Für größere Vorhaben lohnt ein Blick auf Förderungen, die unser Überblick zu KI-Förderungen sammelt.
Mit echten Aufgaben aus deiner Woche, im Gratistarif oder in der Probezeit. sevdesk bietet vierzehn Tage Test ohne Kartendaten, reclaim.ai und Notion haben dauerhafte Gratistarife. Notiere, wie viel Zeit du bei drei typischen Aufgaben sparst, und trag dir das Ende der Testphase in den Kalender ein. Wie du passende Aufgaben findest, zeigt unser Beitrag KI-Use-Cases finden.
In den meisten Fällen ja. Eine gesparte Stunde pro Woche sind rund vier im Monat, und schon eine davon deckt bei einem üblichen Stundensatz ein Abo wie ChatGPT Plus oder sevdesk. Entscheidend ist, dass du die Zeit tatsächlich für Kundenarbeit nutzt. Welche Aufgaben sich dafür eignen, zeigt unser Beitrag Routineaufgaben automatisieren.
