reclaim.ai
Reclaim.ai automatisiert die Termin- und Aufgabenplanung im Kalender und blockt Fokuszeit nach Prioritäten. Das Tool plant Meetings passend zu Verfügbarkeiten, Zeitzonen und hinterlegten Regeln und verschiebt Zeitblöcke bei Änderungen automatisch. Es integriert sich in gängige Kalender wie Google Calendar und Microsoft Outlook und synchronisiert Aufgaben aus Tools wie Jira oder Asana in den Kalender. Teams erhalten Funktionen für gemeinsame Verfügbarkeiten und Auswertungen zur Kalenderauslastung.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Mehrkalender-Synchronisation
- Automatische Task-Terminierung
- Dynamische Umplanung bei Änderungen
Nachteile
- Bedienung nicht immer intuitiv
- Keine Warnung bei versäumten Tasks
- Keine deutsche Oberfläche, kein deutscher Support
Funktionen
- Fokuszeit automatisch blockieren: reserviert Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten im Kalender und markiert sie als belegt.
- Blöcke verteidigen sich selbst: wird der Kalender enger, behauptet ein Fokuszeitblock seinen Platz, statt kommentarlos verdrängt zu werden.
- Wiederkehrende Meetings automatisch einplanen: findet passende Zeiten für 1:1-Gespräche und Team-Termine und verschiebt sie bei Konflikten selbständig neu.
- Aufgaben aus anderen Werkzeugen einplanen: Aufgaben aus Asana, Jira oder ClickUp bekommen automatisch einen Zeitblock im Kalender.
- Mehrere Kalender zusammenführen: Termine aus privatem und beruflichem Kalender werden abgeglichen, damit keine Doppelbuchung entsteht.
- Feste Routinen einplanen: wiederkehrende Gewohnheiten wie Mittagspause oder das Bearbeiten von E-Mails bekommen flexible, aber verlässliche Zeitfenster.
- Buchungslinks mit Vorrang: Externe können Termine buchen, die auch in eigentlich verschiebbare Fokuszeit hineinreichen, ihre Zahl wächst mit dem Paket.
- Planungshorizont je nach Paket: wie weit im Voraus geplant wird, ist im Einstiegspaket auf eine Woche begrenzt, in höheren Paketen deutlich weiter.
Setup
Sprache
Datenschutz
Unsere Bewertung
Produktivität
Reclaim.ai automatisiert große Teile der Termin- und Aufgabenplanung und Kalenderorganisation. Dadurch entfällt ein erheblicher Teil der manuellen Abstimmung. Der größte Nutzen zeigt sich bei Bürotätigkeiten mit vielen Terminen und wechselnden Prioritäten.
Benutzerfreundlichkeit
Die Einrichtung dauert wenige Minuten und hängt sich direkt an den bestehenden Kalender. Die Oberfläche bleibt übersichtlich, Automatisierungen richtet man ohne IT-Unterstützung ein. Einen Punkt Abzug gibt es für einzelne Funktionen und Hilfetexte, die noch umständlich wirken.
Kundensupport
Der Support läuft über ein englischsprachiges Hilfecenter und ein Kontaktformular, eine deutsche Anlaufstelle gibt es nicht. Die Wissensdatenbank ist umfangreich, einzelne Artikel bilden ältere Menüstände ab. Wer auf Deutsch Hilfe braucht, findet sie hier nicht.
Einsatzbereiche
- Aufgaben: Reclaim.ai überträgt die To-do-Liste als Zeitblöcke in den Kalender und reserviert passende Fenster für konzentrierte Arbeit. Priorität und Zeitbedarf legt man vorher fest. Kommt ein Termin dazwischen, rückt die Aufgabe automatisch in die nächste freie Lücke. Über manuelle Freigaben bleibt die Tagesplanung trotzdem kontrollierbar.
- Routinen: Wiederkehrende Tätigkeiten wie E-Mail-Bearbeitung oder Projektvorbereitung fallen im Alltag als Erstes weg. Reclaim.ai setzt dafür bewegliche Blöcke in den Terminplan, die sich um feste Meetings herum verschieben. So findet Hintergrundarbeit auch in vollen Wochen statt.
- Meetings: Eine interne Besprechung zu terminieren kostet meist mehrere Nachrichten hin und her. Die Software gleicht beide Kalender ab und setzt den Termin selbst. Fällt er aus, sucht das Tool direkt einen Ersatz. Vertrauliche Kalendereinträge bleiben dabei über die Privatsphäre-Einstellungen verborgen.
- Synchronisation: Berufliche und private Termine liegen oft in getrennten Systemen und überschneiden sich. Das System führt mehrere Kalender in einer Ansicht zusammen. Private Einträge sperren die berufliche Verfügbarkeit, ohne Inhalte preiszugeben. Kollegen sehen im Firmenkalender nur den Status.
Screenshots
Preis
Was die Stufen bei Reclaim wirklich trennt, ist der Planungshorizont: Je höher der Tarif, desto weiter plant das Werkzeug im Voraus. Abgerechnet wird in US-Dollar je Nutzer und Monat, erst der Jahresbetrag, dann der monatliche.
- Lite: 0 $, dauerhaft kostenlos. Eine Woche Planungshorizont, ein Buchungslink.
- Starter: 10 $, monatlich 12 $. Acht Wochen voraus, Teams bis zehn Personen.
- Business: 15 $, monatlich 18 $. Zwölf Wochen voraus, unbegrenzte Buchungslinks, bis hundert Personen.
- Enterprise: 22 $, ausschließlich im Jahresvertrag.
Business lohnt, sobald ein Team mehr als drei Buchungslinks braucht oder über zehn Personen wächst: Fünf Personen zahlen dort rund 900 $ im Jahr, umgerechnet etwa 70 Euro im Monat. Wer nur die eigene Woche ordnen will, kommt mit dem kostenlosen Lite-Tarif erstaunlich weit. (Anbieterangaben, Stand September 2026)
Unser Fazit
Wer seinen Kalender ohnehin diszipliniert führt, gewinnt mit Reclaim wenig. Interessant wird das Tool dort, wo Meetings die eigentliche Arbeit ständig verdrängen: Es legt Aufgaben als Blöcke in freie Lücken und schiebt sie weiter, sobald ein Termin dazwischenkommt. Diese Idee haben wir selten so sauber umgesetzt gesehen.
Zwei Einschränkungen bleiben. Oberfläche und Hilfecenter sind durchgehend englisch, und Reclaim gehört seit 2024 zu Dropbox in den USA, einen EU-Serverstandort nennt der Anbieter nicht. Für ein österreichisches Team mit strengen Datenschutzvorgaben ist das ein Thema für die Vorabklärung. Alle anderen starten mit dem kostenlosen Lite-Tarif und sehen nach zwei Wochen, ob die automatische Planung zum eigenen Arbeitsrhythmus passt.
Häufige Fragen
Nein. Reclaim legt sich als zusätzliche Ebene über den bestehenden Kalender. Google oder Outlook bleiben das führende System, Reclaim schreibt dort nur Blöcke hinein und verschiebt sie wieder.
Das ist einstellbar. Wahlweise erscheint der Klartext, etwa Strategieplanung, oder nur ein neutraler Eintrag mit dem Vermerk Beschäftigt.
Nur eingeschränkt. Reclaim rechnet in der Cloud, die fertige Planung landet aber im normalen Kalender und steht dort auch offline zur Verfügung. Neue Aufgaben verplant das Tool erst wieder mit Verbindung.
Ja. Der kostenlose Lite-Tarif funktioniert für Einzelpersonen und blockt Zeiten im Firmenkalender, ohne dass die IT etwas installieren muss. Die Anmeldung läuft über das bestehende Google- oder Microsoft-Konto.
Zuverlässig. Bei der Funktion Smart Meetings rechnet das Tool die Arbeitszeiten aller Teilnehmer in deren lokale Zeit um und sucht ein Fenster, das für alle in der Arbeitszeit liegt.
Nicht zwingend. Über Integrationen mit Todoist, Jira, Asana oder ClickUp wandern Aufgaben automatisch als Blöcke in den Kalender. Ohne solche Anbindung trägt man sie direkt in Reclaim ein.
Nein. Die Synchronisation läuft im Hintergrund über die Kalender-Schnittstelle. Die Kalender-App selbst merkt davon nichts, sie zeigt die Blöcke wie jeden anderen Termin.
Ja. Reclaim überträgt private Termine als neutralen Block in den Arbeitskalender, ohne Titel und ohne Teilnehmer. Sichtbar bleibt nur, dass die Zeit belegt ist.
Im Business-Tarif 15 $ je Nutzer und Monat bei Jahreszahlung, also rund 1.800 $ im Jahr, umgerechnet etwa 140 Euro im Monat. Bei monatlicher Zahlung sind es 18 $ je Nutzer. Der günstigere Starter-Tarif deckt zehn Personen ebenfalls ab, begrenzt aber den Planungshorizont auf acht Wochen und die Buchungslinks auf drei. (Anbieterangaben, Stand September 2026)
Reclaim gehört seit 2024 zu Dropbox mit Sitz in den USA. Einen Serverstandort in der EU nennt der Anbieter nicht, für die Übermittlung verweist er auf Standardvertragsklauseln. Wer strenge interne Vorgaben hat, klärt die Nutzung vorab mit der eigenen Rechtsabteilung. (Anbieterangabe, Stand September 2026)
Die Termine selbst stehen ohnehin im eigenen Google- oder Outlook-Kalender und bleiben dort auch nach einer Kündigung stehen. Verloren gehen die Automatikregeln, also Gewohnheiten, Prioritäten und Buchungslinks. Einen gesammelten Export dieser Regeln nennt der Anbieter in seiner Dokumentation nicht, sie müssen im Nachfolgesystem neu entstehen.
Clockwise zielt stärker auf die Meeting-Optimierung ganzer Teams, Motion verbindet die Aufgabenplanung mit Projektmanagement, und Google Kalender bringt eine einfache Fokuszeit-Funktion ohne Automatik mit. Reclaim liegt dazwischen und passt vor allem zu Einzelpersonen und kleinen Teams. Einen breiteren Überblick gibt unser Beitrag zu den besten KI-Tools für ein besseres Zeitmanagement.
