reclaim.ai
Reclaim.ai automatisiert die Termin- und Aufgabenplanung im Kalender und blockt Fokuszeit nach Prioritäten. Das Tool plant Meetings passend zu Verfügbarkeiten, Zeitzonen und hinterlegten Regeln und verschiebt Zeitblöcke bei Änderungen automatisch. Es integriert sich in gängige Kalender wie Google Calendar und Microsoft Outlook und synchronisiert Aufgaben aus Tools wie Jira oder Asana in den Kalender. Teams erhalten Funktionen für gemeinsame Verfügbarkeiten und Auswertungen zur Kalenderauslastung.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Mehrkalender-Synchronisation
- Automatische Task-Terminierung
- Dynamische Umplanung bei Änderungen
Nachteile
- Bedienung nicht immer intuitiv
- Keine Warnung bei versäumten Tasks
- Fehlendes deutsches Interface
Funktionen
- Focus Time: Blockiert automatisch Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten, die sich verteidigen (als „beschäftigt“ markieren), wenn der Kalender voller wird.
- Smart Meetings: Findet automatisch die besten Zeiten für wiederkehrende 1:1-Gespräche oder Team-Meetings und plant diese bei Konflikten selbstständig um.
- Calendar Sync: Synchronisiert Termine zwischen verschiedenen Kalendern (z. B. privat und beruflich), um Doppelbuchungen zu vermeiden.
- Habits (Gewohnheiten): Plant wiederkehrende Routinen (z. B. „Mittagspause“, „E-Mails checken“) flexibel in den Tag ein.
- Task Integration: Importiert Aufgaben aus Tools wie Asana, Jira oder ClickUp und plant dafür Zeit im Kalender ein.
- Scheduling Links: Buchungslinks mit hoher Priorität, die Zeitslots anbieten, auch wenn diese eigentlich durch (verschiebbare) Fokuszeit belegt sind.
Setup
Sprache
Datenschutz
Unsere Bewertung
Produktivität
Reclaim.ai automatisiert große Teile der Termin- und Aufgabenplanung und Kalenderorganisation. Dadurch entfällt ein erheblicher Teil der manuellen Abstimmung. Der größte Nutzen zeigt sich bei Bürotätigkeiten mit vielen Terminen und wechselnden Prioritäten.
Benutzerfreundlichkeit
Die Einrichtung gelingt schnell und lässt sich direkt in bestehende Kalender integrieren. Die Oberfläche ist übersichtlich, Automatisierungen sind ohne IT-Unterstützung zügig nutzbar. So lässt sich das Tool rasch produktiv einsetzen. Einen Punkt Abzug gibt, da einzelne Funktionen und Hilfetexte noch umständlich und nicht immer ganz ausgereift wirken.
Kundensupport
Support und Dokumentation sind solide, aber Großteils auf Englisch und auf Selbsthilfe über ein Helpcenter ausgerichtet. Die vorhandene Wissensdatenbank ist zwar umfassend, wirkt aber teilweise veraltet und unübersichtlich.
Einsatzbereiche
- Aufgaben: Reclaim.ai überträgt deine To-do-Liste als geblockte Zeitblöcke direkt in den Kalender. Das Tool reserviert passende Zeitfenster für konzentrierte Arbeit. Prioritäten und den zeitlichen Umfang legst du im Vorfeld fest. Bei neuen Terminen verschiebt das System die Aufgaben automatisch auf die nächste freie Lücke. Deine endgültige Tagesplanung behältst du durch manuelle Freigaben stets unter Kontrolle.
- Routinen: Wiederkehrende Tätigkeiten wie E-Mail-Bearbeitung oder Projektvorbereitungen fallen im Arbeitsalltag oft aus. Reclaim.ai setzt dafür flexible Blöcke in deinen Terminplan. Diese Platzhalter verschieben sich dynamisch um feste Meetings herum. Du stellst dadurch sicher, dass wichtige Hintergrundarbeiten regelmäßig stattfinden.
- Meetings: Die Terminfindung für regelmäßige interne Besprechungen erfordert meist viele Absprachen. Die Software gleicht die Kalender beider Teilnehmer ab und ermittelt einen gemeinsamen Zeitpunkt. Bei Ausfällen oder Überschneidungen sucht das Tool direkt einen passenden Ersatztermin. Du sparst dir das ständige Hin- und Herschreiben von Nachrichten. Vertrauliche Kalenderdetails der Mitarbeiter bleiben durch die internen Privatsphäre-Einstellungen verborgen.
- Synchronisation: Berufliche und private Termine liegen oft in unterschiedlichen Systemen und überschneiden sich leicht. Das System führt verschiedene Kalender in einer zentralen Ansicht zusammen. Deine privaten Termine blockieren deine berufliche Verfügbarkeit, ohne die genauen Inhalte preiszugeben. Kollegen sehen lediglich den allgemeinen Status in deinem Firmenkalender. Das verhindert ungewollte Doppelbuchungen und schützt deine fokussierte Arbeitszeit.
Screenshots
Preis
Preis ab 0 $ pro Monat (Lite Plan mit 1 Woche Planungshorizont) oder ab 10 $ pro Monat (Starter Plan für 1 Person inklusive 8 Wochen Planungshorizont und unbegrenzten Habits).
Reclaim bietet ein attraktives Einstiegsmodell mit einem dauerhaft kostenlosen Lite-Plan für Einzelnutzer und einem günstigen Starter-Tarif (10 $/Nutzer), der mit einem 8-Wochen-Planungshorizont für kleine Teams oft ausreicht. Für wachsende Strukturen bietet der Business-Plan (15 $/Nutzer) das beste Preis-Leistungs-Verhältnis, da er unlimitierte Buchungslinks und Smart Meetings beinhaltet sowie tiefere Workflow-Integrationen ermöglicht.
Unser Fazit
reclaim.ai denkt Meeting-KI konsequent vom Kalender aus und stellt damit eine selten hinterfragte Ressource in den Mittelpunkt: Zeit. Statt Gespräche zu analysieren, versucht die Plattform, Überlastung bereits in der Planung zu vermeiden. KI prognostiziert Terminbedarfe, priorisiert Aufgaben und optimiert automatisch Kalenderstrukturen, wodurch Arbeitszeit strategischer eingesetzt werden kann.
Häufige Fragen
Nein, Reclaim arbeitet als intelligenter Layer „oben drauf“, dein normaler Google oder Outlook Kalender bleibt die Basis.
Du kannst einstellen, ob sie den Klarnamen (z. B. „Strategieplanung“) oder nur „Beschäftigt“ sehen sollen, um deine Privatsphäre zu wahren.
Da Reclaim ein Cloud-Service ist, finden die Berechnungen auf den Servern statt, aber die Ergebnisse synchronisieren sich auf dein Handy, sobald du wieder Netz hast.
Ja, die Nutzung als Einzelperson ist problemlos möglich und blockt deine Zeiten in deinem Firmenkalender, ohne dass die IT etwas installieren muss.
Sehr gut, besonders bei der „Smart Meeting“ Funktion rechnet das Tool automatisch die Arbeitszeiten aller Teilnehmer in deren lokaler Zeit um.
Nicht unbedingt, durch Integrationen mit Tools wie Todoist oder Jira landen deine Aufgaben vollautomatisch als Blöcke in deinem Kalender.
Nein, da die Synchronisation im Hintergrund über die API läuft, bleibt die Performance deiner Kalender-App völlig unberührt.
Ja, durch die Sync-Funktion werden private Termine im Arbeitskalender nur als generischer „Beschäftigt“-Block angezeigt, ohne Details preiszugeben.
Wenn du mehr Wert auf individuelles Aufgabenmanagement („Time Blocking“) legst als auf reine Meeting-Optimierung im Team, ist Reclaim meist die bessere Wahl.
Reclaim.ai synchronisiert mehrere Kalender automatisch, um Konflikte zu vermeiden und gemeinsame Verfügbarkeiten sichtbar zu machen. Dadurch können Teams effizient Termine koordinieren, ohne manuelle Anpassungen.
Pufferzeiten werden automatisch zwischen Terminen eingefügt, um Übergänge zu erleichtern und Überlastung zu verhindern. Das hilft Unternehmen, realistische Zeitpläne für Mitarbeiter zu schaffen.
Das Tool bündelt Kundentermine, Follow-ups und Reisezeiten mit integrierten Puffern. Vertriebler sparen so Zeit bei der Planung wiederkehrender Aktivitäten.
Projektblöcke, Abstimmungen und Abgabefristen werden effizient gebündelt. Agenturen können so Deadlines einhalten, ohne Zeit zu verschwenden.
Ja, Arbeitszeiten werden individuell festgelegt und aktualisiert. Das sorgt für klare Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit.
