Zapier verbindet Programme miteinander, die nichts voneinander wissen. Über eine grafische Oberfläche bauen Nutzer sogenannte Zaps: Ein Ereignis in einer Anwendung, etwa ein neues Formularergebnis, löst Aktionen in anderen Anwendungen aus. Zapier nennt dafür über 9.000 angebundene Apps und mehr als 66.000 Auslöser und Aktionen. Aus dem reinen Verbindungsdienst ist eine Plattform geworden: Dazu gehören eine Datenbank (Tables), Formulare (Forms, bis 2025 Interfaces), eine Prozessleinwand (Canvas), Chatbots, eigener Code (Functions) und KI-Agenten, die seit Januar 2025 Zapier Agents heißen und vorher unter dem Namen Zapier Central liefen. Oberfläche, Hilfe und Support gibt es ausschließlich auf Englisch.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Über 9.000 angebundene Apps mit mehr als 66.000 Auslösern und Aktionen
- Einrichtung per Klick im Browser, ohne Programmierkenntnisse
- Agenten, Formulare, Tabellen und Chatbots ergänzen die reine Verbindung
Nachteile
- Die Abrechnung nach Aufgaben treibt die Kosten mit jedem Schritt
- Große Automatisierungen werden schnell unübersichtlich
- Oberfläche, Hilfecenter und Support nur auf Englisch
- Betrieb auf AWS in den USA, keine EU-Region; bevorzugter Support erst ab dem Team-Tarif
Funktionen
- Zwei Programme koppeln: Ein Ereignis in einer App löst Aktionen in anderen aus. Zapier nennt über 9.000 angebundene Apps und mehr als 66.000 Auslöser und Aktionen.
- Verzweigte Abläufe bauen: Mehrstufige Zaps prüfen Bedingungen und gehen je nach Ergebnis einen anderen Weg; im Einstiegspaket nicht enthalten, dort endet es nach zwei Schritten.
- Daten unterwegs zurechtbiegen: Der Formatter rechnet Datum und Uhrzeit um, sucht und ersetzt Text, entfernt HTML, formatiert Zahlen und schlägt Werte in Tabellen nach.
- Eine eigene Datenbank führen: Tables hält Datensätze, die Zaps lesen und fortschreiben, auch wenn kein anderes System sie vorhält.
- Eingaben einsammeln: Forms, bis 2025 Interfaces genannt, nimmt Angaben von Kollegen, Kunden oder Lieferanten entgegen und startet damit einen Ablauf.
- Aufgaben an einen Agenten abgeben: Zapier Agents bekommen Firmenwissen mit und arbeiten auf Zuruf oder unbeaufsichtigt über die angebundenen Apps hinweg, etwa bei neuen Anfragen.
- Den eigenen KI-Assistenten anschließen: Zapier MCP öffnet einem KI-Chat den Zugriff auf die angebundenen Fachanwendungen, das SDK bindet Zapier in einen Programmier-Agenten ein.
- Sensible Daten aus der KI heraushalten: AI Guardrails blockieren heikle Inhalte und erkennen riskante Eingaben, dazu kommen Positiv- und Sperrlisten für Apps sowie eigene Modelle.
Setup
Sprache
Datenschutz
Unsere Bewertung
Produktivität
Standardprozesse wie Lead-Erfassung, Benachrichtigungen oder der Abgleich von Daten lassen sich automatisieren, ohne eigene Entwickler einbinden zu müssen. Das spart Zeit und senkt die Fehlerquote, weil Abläufe im Hintergrund verlässlich laufen. Bei sehr komplexen oder stark angepassten Prozessen stößt das System jedoch an Grenzen.
Benutzerfreundlichkeit
Die Oberfläche führt Schritt für Schritt durch eine Automatisierung, Vorlagen decken die häufigen Fälle ab, und einfache Abläufe stehen ohne Programmierkenntnisse. Zwei Dinge kosten einen Punkt: Der Anbieter stellt seine Dokumentation ausschließlich auf Englisch bereit, und sehr verzweigte Abläufe werden schnell unübersichtlich.
Kundensupport
Umfangreiche Tutorials und die Community fangen viele Fragen auf. Fehlender deutschsprachigen Support. Die Nutzererfahrungen zur Reaktionszeit sind inkonsistent, deuten aber häufig auf Verzögerungen durch die US-Zeitverschiebung hin.
Einsatzbereiche
- Vertrieb: Zapier trägt neue Kontakte aus Webformularen ins CRM-System ein und meldet die Anfrage im Team-Kanal. Niemand tippt Namen und E-Mail-Adressen ab. Der Akquiseprozess startet ohne Verzögerung.
- Kundenservice: Eingehende Support-Nachrichten wandelt das Tool in Tickets um und leitet sie an die zuständige Abteilung weiter. Wegen der personenbezogenen Daten prüft die Fachabteilung vorab, wie die angebundenen Dienste damit umgehen. Zapier selbst verarbeitet nach eigener Angabe in den USA.
- Datenpflege: Eingehende Rechnungen legt Zapier im passenden Cloud-Ordner ab und erzeugt parallel den Eintrag in der Buchhaltung. Übertragungsfehler fallen weg. Eine Sichtprüfung am Monatsende sichert die Verbuchung ab.
- Projekte: Statusänderungen im Projektboard lösen Meldungen in den internen Kanälen aus, und alle Beteiligten bleiben auf demselben Stand. Handgeschriebene Statusberichte entfallen. Wer dabei mehrere Bedingungen prüfen muss, braucht mehrstufige Zaps und damit mindestens den Professional-Tarif.
Screenshots
Preis
Zapier rechnet nicht nach Köpfen ab, sondern nach Aufgaben je Monat. Als Aufgabe zählt jeder erfolgreiche Schritt eines Zaps: Kontakt anlegen, Nachricht verschicken, Tabellenzeile schreiben, das sind drei. Die Preisseite liefert nur US-Dollar aus, auch mit Euro-Parameter; die Euro-Angaben sind Näherungen zuzüglich Umsatzsteuer. Bei Jahreszahlung nennt Zapier 33 Prozent Ersparnis, ohne die Jahresbeträge auszuweisen.
- Kostenlos: 100 Aufgaben im Monat, ein Nutzer, nur zweistufige Zaps.
- Professional: ab 19,99 US-Dollar im Monat, rund 19 Euro, mit 750 Aufgaben, gestaffelt bis zwei Millionen. Bleibt bei einem Nutzer, dafür mehrstufige Zaps, unbegrenzte Premium-Apps, Abfragetakt von zwei Minuten.
- Team: ab 69 US-Dollar, rund 66 Euro. Bis 25 Nutzer mit gemeinsamem Aufgaben-Topf, geteilte Ordner mit Rechtevergabe, SAML, bevorzugter Support.
- Enterprise: auf Anfrage. Jahreskontingent, Verwaltungsrechte, eigene Aufbewahrungsfristen, automatischer Ausschluss vom Modelltraining.
Der Sprung zu Team kommt nicht vom Volumen, sondern von der Zahl der Personen, die Automatisierungen gemeinsam verwalten. Keine Mindestnutzerzahl, die 25 Plätze sind eine Obergrenze. Agenten und Chatbots kosten extra und laufen über Aktivitäten: Agents bis 400 Aktivitäten im Monat kostenlos, danach 33,33 US-Dollar, rund 32 Euro, oder 400 im Jahr; Chatbots 13,33 US-Dollar (Pro), rund 13 Euro, und 66,67 (Advanced), rund 63 Euro. Einen Starter-Tarif führt Zapier nicht mehr (Stand 19.09.2026, zapier.com/pricing).
Unser Fazit
Wer wiederkehrende Handgriffe loswerden will und keine IT-Abteilung hat, kommt mit Zapier am schnellsten ans Ziel: über 9.000 angebundene Anwendungen, Einrichtung per Klick, und mit den Agenten endet das nicht mehr bei starren Wenn-Dann-Ketten. Die Rechnung macht die Zähleinheit. Als Aufgabe zählt jeder Schritt, deshalb treiben verzweigte Abläufe den Betrag, der bei 19,99 US-Dollar im Monat für 750 Aufgaben beginnt. Genau dort spielt Make seinen Vorteil aus, weil es nach Operationen rechnet und mehr davon in die Tarife packt. Zwei Dinge schließen Zapier aus: eine Belegschaft ohne Englisch und Daten, die die EU nicht verlassen dürfen.
Häufige Fragen
Nein, das ist die Kernstärke von Zapier. Die Einrichtung läuft per Klick über eine grafische Oberfläche. Für gängige Fälle liegen tausende Vorlagen bereit, die nur noch Anpassung brauchen. Die Oberfläche gibt es allerdings nur auf Englisch.
Zapier rechnet nicht nach Köpfen ab, sondern nach Aufgaben je Monat. Als Aufgabe zählt jeder erfolgreiche Schritt, den ein Zap ausführt: Wer einen Kontakt anlegt, eine Nachricht verschickt und eine Zeile in eine Tabelle schreibt, verbraucht drei Aufgaben. Ein Zap mit vielen Schritten frisst das Kontingent also schneller als ein zweistufiger. Agenten und Chatbots laufen daneben über ein eigenes Guthaben, dort heißt die Einheit Aktivität. Vor dem Kauf lohnt deshalb die Hochrechnung: Zahl der Auslöser im Monat mal Schritte je Ablauf.
Sehr wahrscheinlich ja. Zapier unterstützt gängige Programme im DACH-Raum wie sevDesk, Lexoffice oder FastBill. Fehlt eine direkte Anbindung, dient oft ein E-Mail-Parser als Brücke, der Rechnungen aus zugesandten Mails ausliest. Die einzelnen Verzeichniseinträge haben wir am 19.09.2026 nicht gegengeprüft.
Zapier meldet den Fehler per E-Mail. In den Bezahltarifen versucht Autoreplay den fehlgeschlagenen Schritt erneut auszuführen, falls nur eine vorübergehende Störung dahintersteckt. Dazu kommt eine KI-gestützte Fehleranalyse, die nicht nur wiederholt, sondern Korrekturen an den Daten vorschlägt. Beide Angaben ließen sich am 19.09.2026 auf den Anbieterseiten nicht gegenprüfen.
Ja, das ist ein Klassiker. Formulareingaben landen Zeile für Zeile in Google Sheets oder Excel Online, ohne dass jemand kopiert. Für die Gegenrichtung liest Zapier Tabellenzeilen aus und startet daraus weitere Schritte.
Nein. Jedes Konto, etwa Google, Trello oder Mailchimp, wird einmal mit Zapier verbunden. Danach steht diese Verbindung in beliebig vielen Zaps zur Verfügung.
Ja. Über Webhooks spricht fast jede Software mit einer Programmierschnittstelle mit Zapier, auch ohne fertigen Verzeichniseintrag. Für eigene Anbindungen stellt Zapier zusätzlich eine Plattform mit der Workflow-API, also einer Schnittstelle für Abläufe, dazu App-Verzeichnis und Anmeldeverfahren bereit.
Ja, Zapier führt ein eigenes Expertenprogramm. Agenturen und Freiberufler bauen darüber größere Automatisierungen für Betriebe. Diese Angabe stammt aus dem bisherigen Review und wurde am 19.09.2026 nicht neu belegt.
Oft ja. Allein die Entlastung, nicht mehr daran denken zu müssen, ob eine Adresse ins Adressbuch gewandert ist, rechtfertigt für viele Betriebe den Einsatz. Fehler durch Abtippen fallen weg. Bei sehr kleinem Volumen reicht häufig der kostenlose Tarif mit 100 Aufgaben im Monat.
Zapier trennt nach Tarif, Stand 19.09.2026. Enterprise-Kunden nimmt Zapier automatisch vom Modelltraining aus. Alle übrigen Tarife, also der kostenlose, Professional und Team, sind voreingestellt dabei und widersprechen über ein Formular. Unterauftragsverarbeitern untersagt Zapier das Training mit Kundeninhalten. Als Modellanbieter nennt Zapier unter anderem OpenAI, Anthropic und Google, bei OpenAI mit Zero Day Retention. Wer einen eigenen OpenAI-Schlüssel hinterlegt, fällt stattdessen unter OpenAIs Bedingungen. Quelle: zapier.com/legal/automation-platform-information, Stand 02.07.2026.
Das Data Processing Addendum gehört automatisch zu den Nutzungsbedingungen, ein gesonderter Abschluss entfällt. Für die eigene Dokumentation erzeugt Zapier über dpa.zapier.app eine elektronisch signierte Einzelfassung. Einbezogen sind die EU-Standardvertragsklauseln Modul 2 und Modul 3, Schweizer Ergänzungen, das Addendum für das Vereinigte Königreich und LGPD-Klauseln; neue Unterauftragsverarbeiter kündigt Zapier 14 Tage vorher an. Der Dienst läuft auf Amazon Web Services in den USA, eine EU-Region bietet Zapier nicht an. Anbieterangaben, Vertragsfassung vom 27.08.2026, abgerufen am 19.09.2026.
Der kostenlose Tarif bringt 100 Aufgaben im Monat, einen Nutzer, nur zweistufige Zaps, 2.500 Datensätze in Tables und 10 Formularseiten. Professional startet bei 750 Aufgaben und reicht gestaffelt bis zwei Millionen, bleibt aber bei einem Nutzer. Team bringt 25 Nutzer mit gemeinsamem Aufgaben-Topf und bis zu 500.000 Datensätze in Tables. Enterprise arbeitet mit einem Jahreskontingent und unbegrenzten Nutzern. Agenten laufen kostenlos bis 400 Aktivitäten im Monat. Stand 19.09.2026.
Die Abläufe selbst bleiben bei Zapier, denn sie hängen an dessen Auslösern und Aktionen; ein Umzug bedeutet Nachbauen im neuen Werkzeug. Datensätze aus Tables und Antworten aus Forms liegen im Konto, Enterprise-Kunden legen laut Zapier eigene Aufbewahrungsfristen fest. Ein Ausgabeformat, das Zaps in ein fremdes System überträgt, haben wir bei der Prüfung am 19.09.2026 nicht gefunden. Wer einen Wechsel für möglich hält, dokumentiert die Abläufe deshalb besser außerhalb von Zapier.
Nein. Zapier schreibt selbst, das Produkt stehe nur auf Englisch bereit, und ergänzt, auch das Hilfecenter samt Suche gebe es nur auf Englisch. Für Teams ohne sichere Englischkenntnisse ist das ein echter Einwand, weil Fehlermeldungen und Hilfeartikel den Ausschlag geben, wenn ein Ablauf klemmt. Anbieterangabe, abgerufen am 19.09.2026.
Für Teams, die selbst hosten und in der EU speichern wollen, ist n8n die naheliegende Wahl. Wer ohnehin Microsoft 365 einsetzt, findet in Power Automate vieles schon lizenziert. Zapier bleibt vorn, sobald es auf die schiere Zahl der angebundenen Dienste ankommt.
