clockin ist eine Software zur digitalen Arbeitszeiterfassung und Projektorganisation. Teams erfassen Arbeits-, Pausen- und Fahrzeiten und dokumentieren Projekte mobil per Foto, Skizze und Notiz in einer digitalen Projektakte. Digitale Checklisten sowie Kundenunterschriften vor Ort werden direkt im Projekt gespeichert. clockin bietet Schnittstellen zu Systemen wie DATEV, Lexware Office, sevdesk und weclapp für die Weiterverarbeitung in Lohnbuchhaltung und Abrechnung.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Intuitive Bedienung
- Mobile Zeiterfassung unterwegs
- Automatisierte Lohnvorbereitung
Nachteile
- Umständliche Zeitkorrekturen
- Zeitaufwand bei Ersteinrichtung
Funktionen
- Digitale Stempeluhr (Zeiterfassung von Arbeitszeit, Pausen und Fahrzeiten per App)
- Projekt- und Auftragszeiterfassung (inklusive Unterprojekten)
- Digitale Projektakte & Baudokumentation (Checklisten, Formulare, digitale Unterschriften, Foto- und Videodokumentation)
- Abwesenheitsmanagement (Verwaltung von Urlaub und Krankheit)
- KI-gestützte Funktionen (intelligente Schichtplanung, Voice-to-Structure zur Umwandlung von Sprachnachrichten in strukturierte Textberichte, KI-Telefonassistent)
- Schnittstellen und Export-Funktionen (direkte Anbindung an DATEV, Lexware Office und andere Lohnbuchhaltungssysteme)
Setup
Sprache
Datenschutz
Unsere Bewertung
Produktivität
clockin nimmt in vielen mittelständischen Betrieben einen spürbaren Teil der Verwaltungsarbeit rund um Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Projekte ab, weil Zettel, Excel-Listen und doppelte Dateneingaben durch eine durchgängige digitale Erfassung und Auswertung ersetzt werden. Der Produktivitätsgewinn ist im Alltag hoch, hängt aber klar davon ab, wie konsequent das System im Betrieb genutzt und in bestehende Abläufe eingebunden wird.
Benutzerfreundlichkeit
Die Smartphone-App ist für den Außendienst intuitiv gestaltet und ermöglicht einen schnellen Start ohne lange Einarbeitungszeit. Etwas mehr Aufwand erfordern lediglich die Ersteinrichtung der Verwaltungsoberfläche sowie nachträgliche Korrekturen von Zeiteinträgen.
Kundensupport
Deutschsprachiger Support ist gut erreichbar, reagiert meist sehr schnell und hilft praxisnah beim Einstieg und bei konkreten Fragen, auch ohne großes Technikwissen.
Einsatzbereiche
- Zeiterfassung: Mitarbeiter stempeln sich über die Smartphone-App oder am Tablet ein und aus. Das ersetzt fehleranfällige Stundenzettel aus Papier durch digitale Aufzeichnungen. Du erfüllst damit direkt die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeitdokumentation. Da hierbei sensible Personaldaten entstehen, erfordert der Einsatz eine datenschutzkonforme Einrichtung und transparente interne Absprachen.
- Projektdokumentation: Teams halten den Fortschritt auf der Baustelle oder beim Kunden vor Ort digital fest. Sie laden Fotos hoch, verfassen Notizen und lassen den Auftraggeber die erledigte Arbeit auf dem Bildschirm unterschreiben. Alle Informationen landen sofort in der digitalen Projektakte im Büro. Das verhindert den Verlust von wichtigen Zetteln und beschleunigt die spätere Rechnungsstellung.
- Nachkalkulation: Jede gebuchte Arbeitsminute ordnen deine Mitarbeiter einem spezifischen Auftrag zu. Du siehst sofort, wie viel Arbeitsaufwand in die einzelnen Arbeitsschritte fließt. Diese Datenlage bildet eine verlässliche Grundlage für die Abrechnung und die zukünftige Preisgestaltung. Unprofitable Projekte identifizierst du durch diese Transparenz deutlich früher.
- Urlaubsplanung: clockin bündelt alle Abwesenheiten deines Teams in einer zentralen Übersicht. Mitarbeiter reichen ihre Urlaubsanträge auf digitalem Weg über das Smartphone ein. Verantwortliche prüfen und verwalten diese Anfragen direkt im System. Krankmeldungen inklusive der ärztlichen Bescheinigungen hinterlegen Angestellte ebenfalls in dieser Anwendung.
Screenshots
Preis
Die Preisgestaltung von clockin bietet Unternehmendrei gestaffelte Abo-Pakete, die von einer einfachen digitalen Stechuhr ab 3,99 €/Monat pro Nutzer bis hin zur vollumfänglichen Projektdokumentation für 9,99 €/Monat pro Nutzer reichen.
Unser Fazit
clockin überzeugt vor allem durch die einfache Bedienung und die mobile Zeiterfassung, die gerade im Außendienst den Alltag erleichtert und Verwaltungsaufwand reduziert. Die automatisierte Vorbereitung für die Lohnabrechnung spart Zeit, erfordert aber eine saubere Einrichtung und konsequente Nutzung. Zudem können Synchronisation und nachträgliche Zeitkorrekturen im Alltag etwas Geduld verlangen. Insgesamt ist clockin eine durchdachte Lösung, die Organisation und Transparenz im Betrieb stärkt, wenn die Einführung sorgfältig geplant wird.
Häufige Fragen
Die Software ist darauf ausgelegt, die Vorgaben des EuGH und der nationalen Arbeitsgesetze zur lückenlosen und objektiven Aufzeichnung von Arbeitszeiten zu erfüllen. Alle Beginn-, Pausen- und Endzeiten werden manipulationssicher dokumentiert und stehen für behördliche Prüfungen rechtssicher digital zur Verfügung.
Ein herkömmliches Smartphone oder Tablet mit Internetverbindung reicht völlig aus, um sämtliche Funktionen der mobilen Anwendung zu nutzen. Zusätzliche Stempeluhren oder spezielle Hardware-Terminals sind nicht zwingend notwendig, können jedoch bei Bedarf als stationäres Tablet-Terminal eingesetzt werden.
Anwender sprechen ihre Arbeitsfortschritte oder Mängelberichte in das Mikrofon des Mobilgerätes ein, anstatt auf dem kleinen Display zu tippen. Die integrierten Algorithmen wandeln die Sprachnachrichten automatisch in strukturierte Textberichte um und legen diese in der digitalen Projektakte ab.
Die mobile Applikation verfügt über eine zuverlässige Offline-Funktionalität, welche alle Zeiten und erstellten Dokumentationen lokal auf dem Endgerät zwischenspeichert. Sobald wieder eine stabile mobile Datenverbindung besteht, synchronisiert das System sämtliche Eingaben mit dem zentralen Cloud-Server.
Das System beinhaltet ein vollständiges Abwesenheitsmanagement, über das Anträge für Urlaub, Fortbildungen oder Krankheitstage vollständig digital eingereicht und genehmigt werden können.
Es stehen geprüfte Direktschnittstellen zu gängigen Systemen wie DATEV oder Lexware Office zur Verfügung, um den Datenfluss zum Steuerberater hochgradig zu automatisieren. Alternativ lassen sich die monatlichen Stundenzettel und Auswertungen in etablierten Formaten exportieren und manuell weiterverarbeiten.
Die Ersteinrichtung ist darauf ausgelegt, in sehr kurzer Zeit abgeschlossen zu sein, ohne dass externe IT-Berater hinzugezogen werden müssen.
Administrator haben die Möglichkeit, individuelle Formulare und Checklisten zu erstellen, die exakt auf die eigenen betrieblichen Arbeitsschritte zugeschnitten sind. Somit lässt sich die Datenerfassung von standardisierten Wartungsprotokollen bis hin zu hochindividuellen Abnahmeberichten flexibel konfigurieren.
Arbeitgeber können optional definieren, dass beim Starten und Stoppen der Arbeitszeit der aktuelle GPS-Standort zur Verifizierung mitgespeichert wird. Dies dient vor allem der Dokumentation und Tourenplanung bei Einsätzen im Außendienst, wobei der Datenschutz der Fachkräfte durch transparente Systemhinweise gewahrt bleibt.
Durch die Möglichkeit, Arbeitszeiten nicht nur pauschal, sondern direkt auf spezifische Projekte oder Unteraufträge zu verbuchen, entsteht eine präzise Datengrundlage. Dies ermöglicht eine detaillierte Auswertung in Echtzeit, um zu prüfen, ob geplante Budgets eingehalten wurden und wo Optimierungspotenziale liegen.
