clockin richtet sich an Betriebe, deren Arbeit draußen stattfindet: Handwerk, Bau, Garten- und Landschaftsbau, Gebäudereinigung, Pflege. Die Anwendung nimmt Arbeits-, Pausen- und Fahrzeiten per Handy, Browser oder Tablet-Terminal auf, hängt sie an Projekte und sammelt Fotos, Skizzen, Checklisten und Kundenunterschriften in einer digitalen Projektakte. Abwesenheiten, Personalakte, Kundenverwaltung und Rechnungsstellung gehören dazu, die Zeiten gehen über fertige Anbindungen an DATEV, Lexware Office, sevdesk, Sage Active oder Personio weiter. Vier KI-Bausteine für Videoprotokolle, Gesprächsnotizen, Telefonannahme und Schichtplanung kommen getrennt obendrauf. Die Server stehen nach Anbieterangabe in Deutschland.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Arbeitet ohne Netz weiter und gleicht die Einträge nach, sobald die Verbindung steht
- Kolonnen-Funktion: ein Gerät genügt für eine ganze Truppe
- Server nach Anbieterangabe in Deutschland, TÜV- und ISO-zertifiziert (Anbieterangabe, 19.09.2026)
- Kein Training von KI-Modellen mit Kundendaten (Anbieterangabe, 19.09.2026)
- 26 Sprachen in der App, die KI-Videodokumentation gibt deutsches Fachvokabular aus
- Zehn fertige Anbindungen, darunter DATEV, Personio und Lexware Office, dazu eine offene REST-Schnittstelle
Nachteile
- Plattform-Pauschale von 10 Euro im Monat bei weniger als fünf Nutzern
- Die vier KI-Bausteine kosten zusätzlich, ab 25 bis 35 Euro im Monat je Minutenkontingent
- Digitale Projektakte, Checklisten und Unterschriften erst im teuersten Paket
- Starter kennt keine Projektzeiten und deckelt Tätigkeiten, Abteilungen und Rollen
- Nachträgliche Korrektur von Zeiteinträgen bleibt umständlich
- Ersteinrichtung kostet Zeit, der Anbieter verkauft dafür einen eigenen Einrichtungsservice
- Telefonische Hilfe nur über das getrennt buchbare Paket Pro Support
Funktionen
- Stempeln per App, Terminal oder QR-Code: Arbeits-, Pausen- und Fahrzeiten laufen über das eigene Handy, ein festes Tablet oder einen Aushang mit QR-Code, auch ohne Netz.
- Kolonnen-Funktion: Ein Vorarbeiter meldet die ganze Truppe über sein Gerät an und ab. Auf der Baustelle braucht damit nicht jeder ein eigenes Smartphone.
- Digitale Projektakte: Fotos, Skizzen, Checklisten, Formulare und die Unterschrift des Kunden vor Ort sammeln sich am Auftrag statt in Ordnern im Büro.
- KI-Videodokumentation: Ein gefilmter Rundgang wird zu Transkript, Zusammenfassung und Aufgabenliste in der Projektakte. Getrennt zu buchen, mit Minutenkontingent.
- KI-Telefonassistent: Ein Sprachassistent nimmt Anrufe an, erfragt Name, Anliegen und Ort und hinterlegt Audio, Transkript und Zusammenfassung. Nur als Zusatzmodul.
- GPS-Nachweis beim Stempeln: Der Standort wird beim Wechsel der Tätigkeit festgehalten, nicht laufend. Ob die Funktion überhaupt läuft, entscheidet der Betrieb.
- Abwesenheiten mit Freigabeweg: Urlaub, Fortbildung und Krankmeldung samt Bescheinigung gehen als Antrag ein und landen nach der Genehmigung im Kalender des Teams.
- Übergabe an die Lohnabrechnung: DATEV, Personio, Lexware Office, sevdesk, Sage Active, weclapp und SAP nehmen die Zeiten entgegen, dazu kommt eine offene REST-Schnittstelle.
Setup
Sprache
Datenschutz
Unsere Bewertung
Produktivität
clockin nimmt mittelständischen Betrieben einen großen Teil der Verwaltungsarbeit rund um Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Projekte ab, weil Zettel, Tabellen und doppelte Eingaben durch eine durchgängige Erfassung ersetzt werden. Die Zeiten wandern über fertige Anbindungen an DATEV, Personio, Lexware Office, sevdesk, Sage Active, weclapp und SAP weiter, eine REST-Schnittstelle deckt ab, was dort fehlt. Der Gewinn im Alltag ist hoch, hängt aber davon ab, wie konsequent das Team die App benutzt und wie sauber Projekte und Tätigkeiten angelegt sind.
Benutzerfreundlichkeit
Die Handy-App lässt sich ohne lange Einarbeitung bedienen, das Stempeln per QR-Code oder Terminal nimmt auch weniger technikaffinen Beschäftigten die Hürde. Länger dauert die Ersteinrichtung der Verwaltungsoberfläche, für die clockin einen eigenen Einrichtungsservice verkauft. Nachträgliche Korrekturen an Zeiteinträgen bleiben der Punkt, an dem im Alltag Geduld gefragt ist.
Kundensupport
Deutschsprachiger Support ist gut erreichbar, reagiert meist sehr schnell und hilft praxisnah beim Einstieg und bei konkreten Fragen, auch ohne großes Technikwissen.
Einsatzbereiche
Zeiterfassung auf der Baustelle: Wer morgens zur Kolonne stößt, stempelt am Handy, am Tablet-Terminal oder per QR-Code. clockin schreibt Arbeits-, Pausen- und Fahrzeiten mit und arbeitet auch ohne Netz weiter. Sobald die Verbindung steht, gleicht die App die Einträge ab.
Nachkalkulation je Auftrag: Jede Stunde hängt an einem Projekt oder Unterprojekt. Die Auswertung zeigt, welcher Auftrag die geplanten Stunden überzieht. Betriebe erkennen früh, welche Leistung sie unter Preis verkaufen.
Baudokumentation statt Zettelwirtschaft: Fotos, Skizzen, Checklisten und die Unterschrift des Kunden landen direkt am Auftrag. Das Büro sieht den Stand, ohne anzurufen. Die Rechnung stützt sich danach auf belegte Leistungen.
Übergabe an Lohn und Buchhaltung: Die erfassten Stunden gehen über fertige Anbindungen an DATEV, Lexware Office, sevdesk, Sage Active, weclapp oder Personio. Das spart das Abtippen am Monatsende. Wer ein anderes System betreibt, greift über die REST-Schnittstelle zu.
Teams ohne gemeinsame Sprache: Die App spricht 26 Sprachen. Die KI-Videodokumentation nimmt auch Polnisch, Englisch, Türkisch oder Ukrainisch auf und gibt deutsches Fachvokabular aus. So werden Berichte von Kollegen lesbar, die auf Deutsch nicht schreiben.
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Preis
Unter fünf Nutzern rechnet clockin anders. Zu den Platzkosten kommt dann eine Plattform-Pauschale von 10 Euro im Monat, ab fünf Nutzern entfällt sie. Alle Beträge gelten je Nutzer und Monat ohne Umsatzsteuer, bei Jahreszahlung sinken sie um 5 Prozent, bei 24 Monaten Laufzeit um 10.
- Starter: 3,99 Euro (3,79 bei Jahreszahlung). Zeiterfassung per App und Terminal, Kalender, Abwesenheiten, DATEV-Export. Gedeckelt auf 5 Tätigkeiten, 3 Abteilungen, 4 Rollen.
- Pro: 6,99 Euro (6,64). Dazu Projektzeiten, Kundenverwaltung, GPS-Erfassung, Personalakte, Anbindung an Lexware Office, außerdem Tätigkeiten, Abteilungen und Rollen ohne Grenze.
- Expert: 9,99 Euro (9,49). Dazu die digitale Projektakte mit Checklisten, Fotos und Unterschriften, ein Sicherheitsprotokoll, Anmeldung per SSO und der Zugang zur Schnittstelle.
Die KI-Bausteine kosten getrennt. Videodokumentation ab 30, Schichtplanung ab 27, Gesprächsnotizen ab 25, Telefonassistent ab 35 Euro im Monat, jeweils mit Minutenkontingent. Ab 50 Beschäftigten rechnet der Anbieter einzeln, der Test läuft 14 Tage ohne Zahlungsdaten (Preisseite, abgerufen am 19.09.2026).
Unser Fazit
Wer eine Kolonne auf die Baustelle schickt, findet bei clockin die Zeiterfassung, die dort auch ohne Netz weiterarbeitet und nachträgt, sobald wieder Empfang besteht. Ein Handy genügt für die ganze Truppe, Fotos, Checklisten und Kundenunterschrift landen am Auftrag, und die Stunden gehen über fertige Anbindungen an DATEV, Lexware Office oder Personio weiter. Am bisherigen Review mussten wir zwei Punkte korrigieren. Die vier KI-Bausteine gehören nicht zum Produkt, sondern beginnen je nach Baustein bei 25 bis 35 Euro im Monat, und unter fünf Nutzern legt der Anbieter eine Plattform-Pauschale von 10 Euro obendrauf, die einen Zweimannbetrieb härter trifft als jeder Platzpreis. Auch die digitale Projektakte beginnt erst im teuersten Paket zu 9,99 Euro. Bleibt die Arbeit im Büro und geht es allein um Arbeits- und Projektzeiten, reicht Clockodo. Reine Bürobetriebe lassen die Hälfte der Software ungenutzt.
Häufige Fragen
Nein, sagt der Anbieter ausdrücklich. Auf der Seite zu den KI-Funktionen steht, die Daten würden weder weiterverarbeitet noch für das Trainieren der Modelle verwendet. clockin arbeitet dafür nach eigener Angabe mit ausgewählten Dienstleistern unter Auftragsverarbeitungsverträgen. Nach Tarifen unterscheidet der Text nicht, die KI-Bausteine sind ohnehin getrennt zu buchen (Anbieterseite zu den KI-Funktionen, abgerufen am 19.09.2026).
Ja, er gehört zum Vertragswerk. Die Geschäftsbedingungen führen ihn als wesentlichen Bestandteil nach Artikel 28 DSGVO. Als Speicherort nennt das Hilfecenter TÜV- und ISO-zertifizierte deutsche Server. Die Datenschutzerklärung listet für Website und Begleitdienste auch Empfänger in den USA und stützt diese Übermittlung auf Standardvertragsklauseln (Anbieterangaben, abgerufen am 19.09.2026).
Vor allem bei Projekten und Stammdaten. Starter erfasst Zeiten per App und Terminal, exportiert nach DATEV und verwaltet Abwesenheiten. Die harte Grenze steckt in den Stammdaten: fünf Tätigkeiten, drei Abteilungen, vier Rollen. Projektzeiten, GPS, Personalakte und Kundenverwaltung beginnen bei Pro, die digitale Projektakte erst bei Expert (Preisseite, abgerufen am 19.09.2026).
Ja, über Export und Schnittstelle. Das Hilfecenter beschreibt den Export der digitalen Projektakte und den Download von Mitarbeiterdaten, Dateiformate nennt es nicht. Die Geschäftsbedingungen halten fest, dass die gespeicherten Daten dem Kunden gehören und jederzeit herausverlangt werden können. Der Zugang zur REST-Schnittstelle steht im Expert-Paket offen (Anbieterangaben, abgerufen am 19.09.2026).
Ja, die App speichert offline zwischen. Nach Angabe des Hilfecenters laufen Stempelungen und Dokumentation auch ohne Empfang weiter und gleichen sich ab, sobald wieder eine Verbindung besteht. Genau darauf zielt der Zuschnitt auf Baustelle, Keller und Außendienst, wo das Netz regelmäßig fehlt.
Nein, ein Gerät reicht für die Kolonne. Über die Kolonnen-Funktion meldet ein Vorarbeiter mehrere Leute am selben Handy an und ab. Alternativ dient ein festes Tablet als Terminal oder ein Aushang mit QR-Code als Stempelstelle. Vorausgesetzt werden iOS ab 15.4 oder Android ab 6.
Nur beim Wechsel der Tätigkeit, nicht laufend. Nach Angabe des Anbieters speichert das System die GPS-Position beim Starten und Stoppen, nicht als Bewegungsprofil. Ob die Funktion überhaupt eingeschaltet wird, entscheidet der Betrieb, und das ist eine Frage für Betriebsrat und eigene Rechtsberatung.
Für die Aufzeichnung ja, für die Bewertung nicht. Das System hält Beginn, Pausen und Ende fest und legt die Einträge nachvollziehbar ab, auch ohne Netz. Welche Aufzeichnungspflichten im Einzelfall gelten und wie lange Nachweise aufzubewahren sind, klärt ein Betrieb mit der eigenen Rechtsberatung.
Es hängt daran, was neben der Zeit zu führen ist. Wer Personalakte, Verträge und Gehaltsdaten zentral verwalten will, bekommt bei Personio mehr. Wer Angebot, Aufmaß und Rechnung im selben Werkzeug braucht, greift zu plancraft. Für reine Arbeits- und Projektzeiten ohne Baudokumentation genügt Clockodo.
