Was ZEP von den meisten Zeiterfassungen unterscheidet, ist die Kette dahinter: Aus derselben Buchung entstehen Auswertung, Reisekostenabrechnung und Rechnung. Die ZEP GmbH verkauft das in drei Ausbaustufen, ZEP Clock für die reine Arbeitszeit, ZEP Compact für Projekt- und Kundenzeiten, ZEP Professional zusätzlich für Ressourcen, Reisekosten und Fakturierung. Entwicklung und Hosting liegen in Deutschland. Agenturen, Ingenieurbüros und Beratungen bilden die Kernkundschaft. Neu dazugekommen ist der ZEP Assistant, ein Chatfeld für Buchungen und Auswertungen. Wie belastbar das Verkaufsargument Serverstandort ist, steht weiter unten.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Hosting in deutschen Rechenzentren nach Anbieterangabe
- Zeiterfassung, Controlling und Rechnung in einem System
- Deutschsprachiger Support mit kurzen Reaktionszeiten
Nachteile
- Beträge für die Zusatzmodule veröffentlicht der Anbieter nicht
- Eigene Auswertungen nur begrenzt anpassbar
- Menüführung wird mit vielen gebuchten Modulen unübersichtlich
Funktionen
- Arbeitszeiterfassung: Beschäftigte stempeln im Browser, in der App oder an einem Terminal an der Wand. Ohne Netz hält die App die Einträge fest und überträgt sie später.
- Projektzeiten: Jede Buchung hängt an Kunde, Projekt und Teilaufgabe. Vorgesetzte geben die Einträge frei, bevor sie in Auswertung und Rechnung einfließen.
- ZEP Assistant: Ein Chatfeld nimmt Anweisungen als Text entgegen, legt Zeiteinträge an und gibt Auswertungen bis zum Umsatzbericht aus. Die kleinste Ausbaustufe bleibt außen vor.
- Projektcontrolling: Das System stellt gebuchte Ist-Zeiten den kalkulierten Soll-Werten gegenüber und meldet, welches Projekt auf eine Budgetüberschreitung zuläuft.
- Reisekosten: Belege und Fahrten hängen am Projekt, die Anwendung rechnet länderspezifische Pauschalen an und schiebt die Beträge in dieselbe Projektabrechnung.
- E-Rechnung: Aus den freigegebenen Zeiten erzeugt ZEP Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD, ohne Umweg über ein zweites Programm.
- Schnittstellen: Eine REST- und eine SOAP-Schnittstelle öffnen den vollen Datenbestand; fertige Übergaben bestehen zu DATEV, Lexware, Personio und HubSpot.
Setup
Sprache
Datenschutz
Unsere Bewertung
Produktivität
Die Software führt Zeiterfassung, Controlling und Rechnung auf denselben Buchungen, damit entfällt der Abgleich zwischen getrennten Listen und die übliche Fehlerquelle beim Abtippen. Der ZEP Assistant nimmt seit kurzem Buchungen und Auswertungen per Chat entgegen und verkürzt damit die Wege in der Oberfläche. Für eine höhere Note fehlt der Schritt davor: Regelbasierte Daueraufträge für wiederkehrende Einträge bietet der Anbieter nicht, und jede Buchung braucht weiterhin eine Freigabe von Hand.
Benutzerfreundlichkeit
ZEP lässt sich schnell einführen und die wichtigsten Funktionen wie Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung sind weitgehend selbsterklärend. Bei komplexeren Projektstrukturen und der Einrichtung von Rechten und Auswertungen steigt jedoch der Aufwand, und individuelle Anpassungen sind nur begrenzt möglich.
Kundensupport
Der deutschsprachige Support punktet mit schnellen Reaktionszeiten und einer persönlichen Begleitung bei der Einrichtung.
Einsatzbereiche
Arbeitszeit: Beschäftigte stempeln im Browser, in der App oder am Terminal an der Wand. Die App speichert Einträge auch ohne Verbindung und überträgt sie später. Vorgesetzte geben die Einträge frei, erst danach gehen sie in die Auswertung.
Projektcontrolling: Projektleitungen vergleichen gebuchte Stunden mit dem kalkulierten Budget. ZEP meldet drohende Überschreitungen. Die Zahlen stammen aus denselben Buchungen, die später die Rechnung tragen, deshalb fällt der übliche Abgleich zweier Listen weg.
Fakturierung: Aus freigegebenen Projektzeiten entsteht ein Rechnungsentwurf mit hinterlegten Stundensätzen und Staffeln. ZEP gibt ihn als XRechnung oder ZUGFeRD aus. Die Buchhaltung prüft vor dem Versand, das System übernimmt nur die Rechenarbeit.
Reisekosten: Außendienst und Beratung erfassen Belege und Fahrten direkt am Projekt. Die Anwendung rechnet länderspezifische Pauschalen an. Nach der Freigabe fließen die Beträge in dieselbe Projektabrechnung wie die Stunden.
Kapazitätsplanung: Die Ressourcenplanung zeigt, wie stark eine Person in einer Woche verplant ist. Teamleitungen erkennen Lücken und Überlast, bevor sie Zusagen machen. Zum kleinsten Paket gehört das Modul nicht.
Screenshots
Preis
Die Zähleinheit ist schnell erklärt, ZEP rechnet je Nutzer und Monat. Schwieriger wird es danach: Die drei Beträge auf der Preisseite sind Startpreise, den Funktionsumfang bucht der Betrieb in Modulen dazu, und Beträge für die Module nennt der Anbieter nirgends öffentlich. Netto oder brutto, auch das steht nicht dort. Den Endpreis liefert erst der Preisrechner.
Die drei Editionen
- ZEP Clock: ab 2 Euro je Nutzer und Monat. Arbeitszeiterfassung über Browser, App oder Terminal, drei Zusatzmodule wählbar.
- ZEP Compact: ab 7 Euro. Projekt- und Kundenzeiten, KI-Chat zum Buchen und Auswerten, acht Zusatzmodule wählbar.
- ZEP Professional: ab 18 Euro. Acht Module fest enthalten, dazu Controlling, Reisekosten und Fakturierung, fünfzehn weitere Erweiterungen.
Ab 100 Nutzern (Clock), 50 (Compact) und 25 (Professional) verhandelt der Vertrieb einzeln. Gemeinnützige bekommen bis zu 50 Prozent Nachlass, junge Unternehmen bis zu 50 Prozent für zwei Jahre (Anbieterangabe). Alle Pakete laufen monatlich kündbar, die Testphase dauert 14 Tage, Einrichtung und Datenübernahme berechnet der Anbieter nicht (zep.de/preise, abgerufen am 19.09.2026).
Unser Fazit
ZEP ist für uns die erste Adresse für Agenturen, Ingenieurbüros und Beratungen, die aus derselben Buchung Auswertung, Reisekosten und Rechnung ziehen. Diese Kette ist der eigentliche Gewinn, nicht das Stempeln selbst, und der neue ZEP Assistant nimmt Buchungen und Auswertungen inzwischen per Chat entgegen. Entwicklung und Hosting liegen nach Anbieterangabe in Deutschland. Was das Ganze kostet, sagt die Preisseite allerdings nicht. Die 2 Euro für ZEP Clock, 7 für Compact und 18 für Professional sind Startbeträge je Nutzer und Monat, die Module kommen darauf, und Beträge dafür veröffentlicht der Anbieter nirgends. Erst der Preisrechner liefert eine Summe. Wer nur Arbeitszeit erfassen und nicht weiterverarbeiten will, kommt mit clockodo aus. Betrieben ohne Projektbezug bleibt von der ganzen Kette nur die Stempeluhr.
Häufige Fragen
Dazu sagt der Anbieter öffentlich nichts. Die Seite zur Datensicherheit und die Fragenliste behandeln Hosting, Zertifizierung und Auftragsverarbeitung, das Training mit Kundendaten kommt dort nicht vor. Wer den ZEP Assistant einschaltet, klärt den Punkt vorher mit dem Anbieter (zep.de, abgerufen am 19.09.2026).
Die Server stehen in Deutschland, den Vertrag gibt es. Der Anbieter führt einen Auftragsverarbeitungsvertrag, eine eigene Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 und die Nutzung deutscher Hochsicherheitsrechenzentren auf, dazu tägliche verschlüsselte Sicherungen. Den Betreiber der Rechenzentren nennt er nicht (Seite zur Datensicherheit, abgerufen am 19.09.2026).
Die harte Grenze zieht das Paket, nicht die Nutzerzahl. Clock erfasst Arbeitszeit und lässt drei Zusatzmodule zu, Compact bringt Projektzeiten und acht Module, Professional acht Module fest und fünfzehn weitere Erweiterungen. Ab 100, 50 beziehungsweise 25 Nutzern rechnet der Vertrieb einzeln ab.
Das bleibt zwischen Kunde und Vertrieb. Die Preisseite nennt nur Startpreise je Edition und listet die wählbaren Module ohne Betrag, und ob die Beträge netto oder brutto gelten, steht dort ebenfalls nicht. Den Endpreis liefert der Preisrechner oder der Vertrieb (zep.de/preise, abgerufen am 19.09.2026).
Über Standardexporte und zwei Schnittstellen. ZEP gibt Listen als XLS und CSV aus, Rechnungen als XRechnung und ZUGFeRD, und öffnet den vollen Datenbestand über eine REST- und eine SOAP-Schnittstelle. Fertige Übergaben bestehen zu DATEV und Lexware (Schnittstellenübersicht, abgerufen am 19.09.2026).
Der Anbieter richtet das Produkt darauf aus. Die Clock-Edition erfasst Beginn, Ende und Pausen und dokumentiert Überstunden, als Bezug nennt der Anbieter die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs. Ob die Aufzeichnungen den österreichischen Vorgaben genügen, prüft jeder Betrieb mit seiner Rechtsberatung.
Buchen, anlegen und auswerten per Chat. Der ZEP Assistant nimmt Anweisungen als Text entgegen, legt Zeiteinträge an und gibt Auswertungen bis zum Umsatzbericht aus. Der Anbieter führt ihn für Compact und Professional, für Clock nicht (Funktionsübersicht, abgerufen am 19.09.2026).
Ja, sie legt Einträge lokal ab. Für iOS und Android stellt der Anbieter zwei Apps bereit, eine für Projektzeiten, Abwesenheiten und Reisekosten, eine für das reine Stempeln. Beide übertragen die gespeicherten Einträge, sobald das Gerät wieder Netz hat.
