ZEP ist eine modulare Software für Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Projektmanagement. Je nach Bedarf können diese Module einzeln oder kombiniert eingesetzt werden. Mitarbeitende erfassen Zeiten per App, Browser oder Terminal. Rollen- und Rechteverwaltung sowie Personal-, Urlaubs- und Abwesenheitsprozesse sind integriert. Für projektgetriebene Teams unterstützt ZEP Planung, Ressourcen- und Kapazitätssteuerung, Controlling sowie Angebots- und Abrechnungsprozesse und Schnittstellen zur Buchhaltung. Die Daten werden bei ISO‑27001-zertifizierten Hosting-Anbietern in Deutschland gespeichert.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Intuitive Bedienoberfläche
- Integrierte Abrechnungsprozesse
- Schnelle Support-Reaktionszeiten
Nachteile
- Begrenzte Individualisierbarkeit
- Unübersichtliche Menüführung
- Eingeschränkte mobile Usability
Funktionen
- Gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung (per Browser, App oder Hardware-Terminal)
- Detaillierte Projektzeiterfassung mit Zuordnung zu Kunden und Teilprojekten
- Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
- Projektcontrolling (Budget-, Umsatz- und Kostenüberwachung)
- Ressourcen- und Kapazitätsplanung
- Reisekostenabrechnung (inkl. länderspezifischer Pauschalen)
- Angebotserstellung und Rechnungsstellung (inkl. E-Rechnung Formate wie XRechnung/ZUGFeRD)
- Ticketsystem für Support-Anfragen
- Schnittstellen zu diversen Drittsystemen (z. B. DATEV, Personio)
Setup
Sprache
Datenschutz
Unsere Bewertung
Produktivität
Die Software vereinfacht die Abläufe von der Zeiterfassung bis zur Rechnung und senkt die Fehlerquote durch die Verknüpfung kaufmännischer Prozesse. Für eine höhere Bewertung fehlen jedoch Funktionen für automatisierte, wiederkehrende Einträge sowie der Schritt hin zu vollständig autonomen Prozessen ohne manuelles Eingreifen.
Benutzerfreundlichkeit
ZEP lässt sich schnell einführen und die wichtigsten Funktionen wie Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung sind weitgehend selbsterklärend. Bei komplexeren Projektstrukturen und der Einrichtung von Rechten und Auswertungen steigt jedoch der Aufwand, und individuelle Anpassungen sind nur begrenzt möglich.
Kundensupport
Der deutschsprachige Support punktet mit schnellen Reaktionszeiten und einer persönlichen Begleitung bei der Einrichtung.
Einsatzbereiche
- Zeiterfassung: Mitarbeiter buchen ihre geleisteten Arbeitsstunden direkt auf spezifische Projekte, Aufgaben oder Kunden. Das geschieht ortsunabhängig über den Browser oder ein mobiles Endgerät. Dadurch entsteht eine einheitliche Datenbasis für die weitere Auswertung. Vorgesetzte prüfen diese Einträge anschließend im System und geben sie für die Weiterverarbeitung frei.
- Projektcontrolling: Du überwachst laufende Budgets, geplante Aufwände und Projektfortschritte fortlaufend. Die Software vergleicht die erfassten Ist-Zeiten automatisch mit den vorgegebenen Soll-Werten. Bei drohenden Budgetüberschreitungen erhältst du entsprechende Warnmeldungen. Projektleiter nutzen diese Auswertungen als fundierte Grundlage für steuernde Eingriffe im Arbeitsalltag.
- Abrechnung: Aus den geprüften Projektzeiten generierst du fertige Rechnungsentwürfe für deine Auftraggeber. Das Tool wendet dabei hinterlegte Stundensätze und individuelle Preisstaffeln selbstständig an. Vor dem tatsächlichen Versand kontrollierst du die Dokumente zwingend auf inhaltliche Richtigkeit. Dieser standardisierte Prozess beschleunigt die Fakturierung und reduziert Übertragungsfehler zwischen verschiedenen Abteilungen.
- Reisekosten: Dein Team erfasst Spesen, Belege und Fahrtkosten unmittelbar im Zusammenhang mit dem jeweiligen Projekt. Die Anwendung berechnet Pauschalen nach den aktuellen steuerlichen Richtlinien. Die Buchhaltungsabteilung prüft die eingereichten Dokumente abschließend auf Vollständigkeit und formale Korrektheit. Nach der Freigabe fließen diese Ausgaben direkt in die finale Projektabrechnung ein.
Screenshots
Preis
Die Preisstruktur von ZEP ist stark modular aufgebaut und bietet Unternehmen einen flexiblen Einstieg ab 2 Euro für die reine, gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung. Je nach Projektmanagement-Anforderungen lässt sich das System über die Tarife Compact (ab 7 €/Monat pro Nutzer) und Professional (ab 18 €/Monat pro Nutzer) stufenweise zu einer vollumfänglichen Software für das Controlling, die Reisekostenverwaltung und die Abrechnung skalieren.
Unser Fazit
ZEP bietet eine solide Lösung für Einpersonenunternehmen und kleinere bis mittlere Betriebe, die Arbeitszeiten, Projekte und Abrechnung in einem System bündeln möchten. Die Einführung gelingt in der Regel zügig, die Kernfunktionen sind verständlich, auch wenn bei komplexeren Strukturen und individuellen Anpassungen mehr Aufwand entsteht und die mobile Nutzung nicht in allen Bereichen überzeugt. Insgesamt ist ZEP ein verlässliches Tool für projektorientierte Unternehmen, die klare Abläufe schätzen und mit einem gewissen Rahmen an Standardisierung gut arbeiten können.
Häufige Fragen
Die Software ist konsequent auf die aktuellen Urteile des Europäischen Gerichtshofs sowie der nationalen Arbeitsgerichte abgestimmt. Sämtliche Dokumentationspflichten, Pausenregelungen und Überstundenberechnungen werden automatisiert und rechtssicher im System abgebildet.
Über moderne Schnittstellen und Standard-Exporte können die erfassten Zeiten direkt an gängige Systeme wie DATEV übergeben werden. Dadurch entfällt die fehleranfällige manuelle Doppeleingabe von Abrechnungsdaten im administrativen Prozess.
Die Kernarchitektur basiert auf klassischen Softwarestrukturen für das Projektmanagement. Neue KI-Funktionen dienen in erster Linie als smarte Ergänzungen, beispielsweise bei der Auswertung von Arbeitsmustern oder der prädiktiven Ressourcenplanung zur Effizienzsteigerung.
Durch die cloudbasierte Architektur und die verfügbaren mobilen Apps können Zeiten völlig ortsunabhängig gebucht werden. Selbst ohne aktive Internetverbindung lassen sich Zeiteinträge im Offline-Modus speichern und zu einem späteren Zeitpunkt automatisch synchronisieren.
Das Design der Software legt großen Wert auf Übersichtlichkeit, sodass Arbeitszeiten oder Projektbuchungen ohne technische Hürden erledigt werden können.
Ein dediziertes Modul ermöglicht die vollständige Erfassung von Belegen, Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwänden gemäß den jeweiligen länderspezifischen Pauschalen. Diese gesammelten Daten fließen anschließend direkt in die finale Projektabrechnung und in die Buchhaltung ein.
Das integrierte Projektcontrolling vergleicht die laufend gebuchten Zeiten und entstandenen Kosten in Echtzeit mit den vorab kalkulierten Budgets. Drohende Budgetüberschreitungen werden in einem Dashboard sofort sichtbar, was ein sehr frühzeitiges Gegensteuern ermöglicht.
Die Plattform unterstützt die Erstellung von E-Rechnungen in den heute geforderten Standardformaten wie XRechnung und ZUGFeRD. Damit sind Unternehmen optimal auf die strengen gesetzlichen Verpflichtungen im B2B-Sektor vorbereitet.
Alle hinterlegten Daten werden auf zertifizierten Servern innerhalb der EU gehostet und unterliegen den strengen Richtlinien der europäischen Datenschutzgrundverordnung.
