Personio ist eine HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen. Die Plattform führt Personalverwaltung, Recruiting, Onboarding, Zeiterfassung und Abwesenheiten an einer Stelle zusammen und unterstützt auch Payroll-Workflows über integrierte Lohnabrechnung bzw. Schnittstellen. KI-Funktionen helfen vor allem im Recruiting, etwa beim Erstellen von Stellenanzeigen, beim Zusammenfassen und Vergleichen von Bewerbungsunterlagen sowie bei der Kommunikation mit Kandidat:innen. Reports, Workflows und Integrationen automatisieren Abläufe und geben HR- und Führungsteams aktuelle Übersichten zu Personal- und Prozessdaten.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Kundendaten laut Anbieter ausschließlich in der EU
- Zeiterfassung mit 600 Arbeitszeitmodellen im Grundpaket
- Aufgeräumte Personalakte, Berichte ohne Beratertage
Nachteile
- Keine veröffentlichten Preise, Angebot nur nach Verkaufsgespräch
- Recruiting, Lohnabrechnung und Performance kosten extra
- Eigene Lohnabrechnung nur für Unternehmen in Deutschland
Funktionen
- Digitale Personalakte: alle Mitarbeiterdaten und Dokumente liegen zentral an einer Stelle statt verteilt in Ordnern oder E-Mails.
- Zeiterfassung mit 600 Arbeitszeitmodellen: deckt Schicht-, Gleitzeit- und andere Regelungen ab, Erfassung per App oder Rechner.
- Abwesenheiten verwalten: Urlaubsanträge und Krankmeldungen durchlaufen einen Genehmigungsablauf mit automatischer Benachrichtigung der Führungskraft.
- Bewerbermanagement mit KI-Unterstützung: erstellt Stellenanzeigen, fasst Bewerbungsunterlagen zusammen und vergleicht Bewerbungen automatisch, als eigenständiges Zusatzmodul.
- Organigramm und Personalliste: zeigt Zuständigkeiten und Berichtslinien auf einen Blick, wird bei Neueinstellungen automatisch aktualisiert.
- Einarbeitungsabläufe: neue Mitarbeitende durchlaufen hinterlegte Schritte von Vertragsunterschrift bis Erstausstattung, automatisch angestoßen.
- Berichte zu Personal- und Prozessdaten: liefert Übersichten für HR- und Führungsteams ohne zusätzliche Auswertungssoftware.
- Lohnabrechnung über Schnittstellen: eigene Lohnabrechnung oder die DATEV-Anbindung stehen als eigenständige Zusatzmodule zur Verfügung, nicht im Grundpaket.
Setup
Sprache
Datenschutz
Unsere Bewertung
Produktivität
Personio verschafft Personalabteilungen vor allem im Recruiting, Onboarding und bei der Lohnabrechnung deutliche Arbeitsentlastung. Die Produktivität wird allerdings durch eine eingeschränkte mobile App etwas gebremst.
Benutzerfreundlichkeit
Die moderne Oberfläche macht den Einstieg leicht, sodass die Belegschaft Urlaubsanträge oder Stammdaten ohne Schulung selbstständig verwalten kann. Für die Ersteinrichtung komplexer Berechtigungen ist jedoch etwas Zeit nötig.
Kundensupport
Personio bietet einen gut erreichbaren, deutschsprachigen Support mit strukturiertem Onboarding, hilfreicher Dokumentation und Community. Die Rückmeldungen zur Reaktionsgeschwindigkeit im laufenden Support sind jedoch uneinheitlich: Während viele Nutzer von kompetenter Hilfe berichten, kritisieren andere längere Antwortzeiten und das Fehlen fester Ansprechpartner.
Einsatzbereiche
- Personalverwaltung: Alle Mitarbeiterdaten und Dokumente liegen in einer digitalen Akte statt in verstreuten Tabellen und Papierordnern. Beschäftigte pflegen ihre eigenen Angaben über einen persönlichen Zugang. Weil hier besonders schutzwürdige Daten zusammenkommen, gehören Rollen und Zugriffsrechte vor dem Start sauber definiert.
- Recruiting: Stellenausschreibung, Bewerbereingang und Kommunikation laufen an einem Ort zusammen, Löschfristen für abgelehnte Unterlagen lassen sich hinterlegen. Hier sitzt auch die bisher einzige belegte KI-Funktion, ein Agent für die Vorauswahl. Zu beachten: Das Recruiting-Modul kostet extra, in Core und Core Pro ist es nicht enthalten.
- Zeiterfassung: Arbeitszeiten, Urlaub und Krankmeldungen werden im System dokumentiert, Führungskräfte geben Anträge dort frei. Sechshundert Arbeitszeitmodelle decken auch ungewöhnliche Schichtformen ab. Anders als bei manchem Wettbewerber steckt diese Funktion bereits im Grundpaket.
- Lohnbuchhaltung: Gehälter, Boni und unbezahlte Abwesenheiten sammeln sich in einer Übersicht, die an das Lohnbüro oder über eine Schnittstelle weitergeht. Eine abschließende Kontrolle durch einen Menschen bleibt Pflicht. Für Österreich führt der Weg über die Schnittstelle zu BMD NTCS: Personio liefert die Stammdaten, abgerechnet wird beim Lohnverrechner.
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Preis
Personio veröffentlicht keine Listenpreise. Ohne Verkaufsgespräch gibt es keinen Betrag: Abgerechnet wird je Mitarbeitendenplatz, die Höhe hängt an der Beschäftigtenzahl und an den gebuchten Zusatzmodulen. Zwei Pakete stehen zur Wahl, als Zielgruppe nennt der Anbieter Betriebe zwischen zehn und zweitausend Beschäftigten.
- Core: digitale Personalakte, Personalliste, Organigramm, Zeiterfassung mit sechshundert Arbeitszeitmodellen, Abwesenheiten, Berichte, Onboarding-Abläufe. Elektronische Unterschrift auf acht Prozent der Lizenzen gedeckelt.
- Core Pro: dazu unbegrenzte Unterschriften, öffentliche Schnittstelle, Anmeldung über Okta oder Microsoft Entra, unbegrenztes Dokumentenmanagement, Personalplanung.
- Bedingungen: beim Online-Abschluss mindestens fünfundzwanzig Zugänge. Kreditkarte bindet für einen Monat, Rechnung für zwölf; Plätze verringern geht nur bei monatlicher Zahlung und unter fünfzig Plätzen.
Außerhalb beider Pakete und einzeln kostenpflichtig: Recruiting, Personio Payroll, DATEV-Anbindung, Performance, Vergütungsverwaltung, Hinweisgebersystem, Umfragen. Die KI läuft über Credits, deren Preise der Anbieter öffentlich nicht nennt; Bonus-Credits verfallen dreißig Tage nach Inanspruchnahme. Wer ein Angebot einholt, lässt sich diese Posten einzeln ausweisen (Anbieterangaben, Stand September 2026).
Unser Fazit
An der Software gibt es wenig zu mäkeln. Die Personalakte ist aufgeräumt, die Zeiterfassung deckt mit sechshundert Arbeitszeitmodellen auch schwierige Schichtformen ab, und die Berichte kommen ohne Beratertage aus. Beim Datenschutz hat der Anbieter nachgelegt: Die KI-Funktionen laufen über eigene AWS-Server in der EU mit Speicherung in Frankfurt, und Personio sagt ausdrücklich zu, weder Ein- noch Ausgaben für das Training von Modellen zu verwenden.
Unsere Kritik zielt deshalb nicht auf das Produkt, sondern auf die Preisgestaltung. Personio nennt öffentlich keine einzige Zahl. Recruiting, Lohnabrechnung, DATEV-Anbindung und Performance kosten zusätzlich, und die KI läuft über ein eigenes Credit-Konto, dessen Preise ebenfalls nicht veröffentlicht sind. Ein Betrieb kann seine Kosten vor dem Verkaufsgespräch also nicht abschätzen, und genau das macht den Vergleich mit Wettbewerbern mühsam.
Für österreichische Betriebe kommt ein zweiter Punkt dazu, und der ist inzwischen klar beantwortet: Personio rechnet Löhne in Österreich nicht selbst ab. Die hauseigene Abrechnung gilt nur für Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Für Österreich gibt es eine Schnittstelle zu BMD NTCS, über die Stammdaten an den Lohnverrechner gehen; die Abrechnung, die Meldungen an die Gesundheitskasse und die Kollektivvertragslogik bleiben dort. Wer eine Komplettlösung inklusive Lohnverrechnung sucht, findet sie hier nicht.
Häufige Fragen
Der Anbieter veröffentlicht keine Listenpreise. Der Preis hängt an der Zahl der Mitarbeitenden und an den gebuchten Zusatzmodulen, ein Angebot gibt es erst nach einem Verkaufsgespräch. Belegt sind nur die Vertragsbedingungen: mindestens ein Monat bei monatlicher Zahlung per Kreditkarte, mindestens zwölf Monate bei jährlicher Zahlung im Voraus per Rechnung. (Anbieterangaben, Stand September 2026)
Der Anbieter nennt als Zielgruppe Betriebe zwischen zehn und zweitausend Beschäftigten. Wer selbst online abschließt, braucht allerdings mindestens fünfundzwanzig Zugänge; ein späteres Verkleinern geht nur bei monatlicher Zahlung und unter fünfzig Plätzen. Für einen Betrieb mit acht Leuten ist das Werkzeug damit nicht gebaut. (Anbieterangaben, Stand September 2026)
Core deckt die digitale Personalakte, Personalliste und Organigramm ab, dazu Zeiterfassung mit sechshundert Arbeitszeitmodellen, Abwesenheitsverwaltung, Berichte und Onboarding-Abläufe. Die elektronische Unterschrift ist auf acht Prozent der Lizenzen begrenzt. Nicht enthalten sind Recruiting, Lohnabrechnung, Performance, Vergütungsverwaltung, Hinweisgebersystem, Umfragen und der Zugriff auf die öffentliche Schnittstelle. (Anbieterangaben, Stand September 2026)
Core Pro ergänzt die unbegrenzte elektronische Unterschrift, die öffentliche Schnittstelle samt Anmeldung über Okta oder Microsoft Entra, unbegrenztes Dokumentenmanagement und die Personalplanung. Wer Daten maschinell in andere Systeme geben will, kommt am Pro-Paket nicht vorbei, denn im Core-Paket fehlt die Schnittstelle vollständig.
Nein, in keinem der beiden Pakete. Recruiting, Personio Payroll, die DATEV-Anbindung, Performance, Vergütungsverwaltung, Hinweisgebersystem und Umfragen sind eigenständige, kostenpflichtige Module. Wer von Personio eine Komplettlösung erwartet, sollte diese Posten im Angebot ausdrücklich abfragen. (Anbieterangaben, Stand September 2026)
Personio rechnet KI über eigene Credits ab, sie sind also nicht pauschal im Abo enthalten. Zu Beginn gibt es Bonus-Credits, die dreißig Tage nach Inanspruchnahme verfallen; alles darüber hinaus wird abgerechnet. Wie viele Freikontingente ein Konto bekommt, richtet sich nach Lizenzzahl und gebuchten Paketen. Konkrete Credit-Preise nennt der Anbieter öffentlich nicht. Belegt ist bisher eine KI-Funktion, der Talentscreening-Agent im Recruiting. (Anbieterangaben, Stand September 2026)
Der Anbieter gibt an, Kundendaten ausschließlich in der Europäischen Union zu speichern. Für die KI-Funktionen wird er konkreter: Die Verarbeitung läuft über AWS Bedrock auf eigenen AWS-Servern in der EU, gespeichert wird in Frankfurt. Für die übrigen Daten nennt er kein Rechenzentrum. Es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag, die Liste der Unterauftragsverarbeiter steht im eigenen Konto, und die technischen Schutzmaßnahmen sind veröffentlicht. (Anbieterangabe, Stand September 2026)
Nein, und der Anbieter formuliert das inzwischen unmissverständlich: Weder Personio noch ein Dritter verwende Ein- oder Ausgaben zu Trainingszwecken. Im Hintergrund laufen Sprachmodelle von Anthropic über AWS Bedrock, und zwar auf Personios eigenen AWS-Servern in der EU; gespeichert wird in Frankfurt, die Daten verlassen die Union nicht. Für Bedrock gilt zusätzlich eine Zusage, nichts zu speichern. Ein- und Ausgaben hebt Personio selbst zur Qualitätssicherung auf, aber nicht für das Training. (Anbieterangaben, Stand August 2026)
Nicht von Personio selbst. Die hauseigene Lohnabrechnung ist ausdrücklich auf Unternehmen mit Sitz in Deutschland beschränkt. Für Österreich gibt es stattdessen eine Schnittstelle zu BMD NTCS: Personio hält die Stammdaten, erzeugt daraus eine Exportdatei mit Name, Adresse, Geburtsdatum, Ein- und Austritt, IBAN, Sozialversicherungsnummer und Position, und der Lohnverrechner spielt sie in BMD ein. Die Abrechnung selbst, die Meldungen an die Österreichische Gesundheitskasse und die Kollektivvertragslogik bleiben damit außerhalb von Personio. Voraussetzung ist eine juristische Person mit Sitz in Österreich. (Anbieterangaben, Stand September 2026)
Der Anbieter nennt weder das eine noch das andere in seinen öffentlichen Unterlagen. Der übliche Weg führt über eine Demo mit dem Vertrieb.
Dokumente und Stammdaten liegen in der digitalen Personalakte und lassen sich dort einsehen. Für einen maschinellen Export braucht es die öffentliche Schnittstelle, und die gibt es erst ab Core Pro. Ein dokumentierter Weg für einen vollständigen Datenexport bei Vertragsende findet sich in den Hilfeseiten nicht. Wer den Wechsel plant, klärt das Verfahren vorab.
Factorial nennt einen Einstiegspreis und hostet in Frankfurt, packt aber Zeiterfassung und Abwesenheiten in kostenpflichtige Zusatzmodule. BMD und DPW kommen aus Österreich und decken die hiesige Lohnverrechnung ab, sind dafür in der Personalverwaltung schwerfälliger. Personio überzeugt vor allem bei Bedienung und Berichten. Einen breiteren Überblick gibt unsere Übersicht der besten KI-Tools für das Personalwesen.
