Factorial ist eine Plattform für HR- und Unternehmensprozesse in mittelständischen Unternehmen. Die Plattform führt Zeiterfassung, Abwesenheiten, digitale Personalakten und die vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung an einer Stelle zusammen. Dazu kommen Funktionen für Recruiting, Onboarding und Performance-Management. Eine mobile App unterstützt Self-Service-Prozesse wie Urlaubsanträge, Arbeitszeiten und Freigaben unterwegs.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Serverstandort mit Stadt und Anbieter benannt: AWS Frankfurt
- Einstiegspreis wird veröffentlicht, anders als bei Wettbewerbern
- Elektronische Unterschrift und Personalakte im Basispaket
Nachteile
- Zeiterfassung und Abwesenheiten nur als kostenpflichtige Module
- Modulpreise und Vertragsbedingungen nicht veröffentlicht
- Keine öffentliche Zusage gegen Modelltraining mit Personaldaten
Funktionen
- Zeiterfassung, Schichtplanung und Abwesenheiten: Stempeluhr, Schichteinteilung und Freigabeabläufe für Urlaub und Krankheit, als Zusatzfunktion außerhalb des Basisumfangs.
- Digitale Personalakte mit Unterschrift: Dokumente werden zentral abgelegt, Unterschriften lassen sich direkt im System einholen.
- Bewerberverwaltung: verwaltet Bewerbungen, stellt Karriereseiten bereit und verschickt automatische Nachrichten im Ablauf.
- Leistungsgespräche strukturieren: Beurteilungen, 360-Grad-Feedback und Zielvereinbarungen laufen über feste Vorlagen.
- Vorbereitende Lohnbuchhaltung: sammelt lohnrelevante Daten und gibt sie für das Steuerbüro aus.
- Spesen einreichen und freigeben: Mitarbeitende reichen Ausgaben über die App ein, Vorgesetzte geben sie dort frei.
- KI-Agent One: beantwortet Fragen auf Basis der Unternehmensdaten, erstellt Berichte und Dokumente und automatisiert wiederkehrende Aufgaben, vom Recruiting bis zum Berichtswesen.
- KI-gestützte Auswertungen und Wissens-Chat: liefert datenbasierte Auswertungen, schlägt etwa Schichtpläne vor und beantwortet Mitarbeitenden Fragen zu Richtlinien.
Setup
Sprache
Datenschutz
Unsere Bewertung
Produktivität
Die Software führt Personalaufgaben an einem Ort zusammen und entlastet die Verwaltung durch automatisierte Abläufe sowie Funktionen zur Eigenverwaltung für Mitarbeitende. Kleinere Einschränkungen wie starre Pausenregeln stehen einer hohen Zeitersparnis bei der Lohnbuchhaltung und im Recruiting gegenüber.
Benutzerfreundlichkeit
Mitarbeitende finden sich dank der aufgeräumten Oberfläche meist sofort zurecht, Schulungen sind kaum nötig. Für Administratoren sieht das anders aus: Der Import von Bestandsdaten oder das Einrichten komplexer Überstundenregeln kann schnell frustrierend werden und erfordert Einarbeitungszeit.
Kundensupport
Die Erfahrungen mit dem Kundenservice sind widersprüchlich: Während die Begleitung beim Start oft überzeugt, berichten Nutzer im laufenden Betrieb von Wartezeiten und einer unklaren Erreichbarkeit des deutschsprachigen Teams. Eine solide Wissensdatenbank hilft zwar bei Standardfragen, fängt jedoch die teils mühsame Kommunikation bei technischen Fehlern nicht vollständig auf.
Einsatzbereiche
- Verwaltung: Verträge, Abrechnungen und Stammdaten liegen in einer digitalen Personalakte statt in Ordnern und Tabellen, Zugriffsrechte folgen festgelegten Rollen. Diese Grundfunktion steckt im Basispaket. Weil hier besonders schutzwürdige Daten zusammenkommen, gehört die Rollenvergabe vor dem Start sauber durchdacht.
- Zeitwirtschaft: Beschäftigte erfassen Arbeitszeiten und beantragen Urlaub selbst, Führungskräfte geben frei, Urlaubsbudgets und Feiertage rechnet das System nach den hinterlegten Regeln. Zu beachten: Zeiterfassung und Abwesenheiten sind kostenpflichtige Zusatzmodule und nicht im Basispaket enthalten.
- Onboarding: Checklisten verteilen Aufgaben wie IT-Einrichtung und Arbeitsplatzvorbereitung automatisch an die zuständigen Kollegen, neue Beschäftigte laden ihre Unterlagen vorab hoch. Die elektronische Unterschrift gehört zum Basispaket und beschleunigt den Vertragsabschluss. Bis zum ersten Arbeitstag bleibt der Stand für alle sichtbar.
- Auswertungen: Fluktuation, Personalstand und offene Urlaubstage stehen als Kennzahlen in Übersichten bereit, der Assistent One erzeugt daraus Berichte. Vor der Weitergabe lohnt ein prüfender Blick auf die Zahlen, und für abteilungsübergreifende Runden gehören personenbezogene Angaben herausgenommen.
Screenshots
Preis
Ein Tarifraster mit Stufen gibt es bei Factorial nicht. Öffentlich ist ein einziger Betrag je Nutzer und Monat, alles Weitere stellt der Vertrieb als Angebot zusammen. Auf der deutschsprachigen Seite steht dieser Einstiegsbetrag in Euro, auf der internationalen in US-Dollar, jeweils als Acht.
- Factorial Core: 8 Euro je Nutzer und Monat. Mitarbeiterverzeichnis, An- und Abmeldeprozesse, Verteilung der Lohnzettel, elektronische Unterschrift, Benachrichtigungen und ausfüllbare PDF-Formulare.
- Zusatzmodule: Preise nicht veröffentlicht. Zeiterfassung, Abwesenheiten, Schichtplanung, Leistungsgespräche, Recruiting, Schulungen, Spesen, Projektverwaltung und IT-Verwaltung kosten jeweils extra.
- Testphase: kostenlos, ohne genannte Dauer.
Genau das ist der Unterschied zu Personio, wo Zeiterfassung und Abwesenheiten schon im Grundpaket stecken. Wer genau rechnet, lässt sich die Währung im Angebot bestätigen. Zu Vertragsbindung, Mindestmitarbeiterzahl und einer möglichen Einrichtungsgebühr macht der Anbieter keine öffentlichen Angaben, die Geschäftsbedingungen waren nicht abrufbar. (Anbieterangaben, Stand September 2026)
Unser Fazit
Beim Serverstandort liefert Factorial die klarste Auskunft in diesem Vergleichsfeld: Amazon Web Services in Frankfurt am Main, benannt mit Stadt und Anbieter, dazu eine Zertifizierung nach ISO 27001 und ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Unterauftragsverarbeiterliste. Wer bei Personalsoftware auf den Verarbeitungsort achtet, bekommt hier eine Zusage, die sich nachlesen lässt.
Ein Satz in der Datenschutzerklärung hat uns zunächst stutzig gemacht, weil dort von Daten die Rede ist, die für das Training von Modellen bereitgestellt werden. Bei näherem Hinsehen steht er im Abschnitt über die Bewertung von Kundenorganisationen und meint aggregierte Nutzungs- und Zahlungsdaten der Kundenfirma, nicht die Personalakten. Unglücklich formuliert ist er trotzdem. Was weiterhin fehlt, ist eine öffentlich einsehbare Zusage zur generativen KI; das entsprechende Dokument gibt der Anbieter nur auf Anfrage heraus.
Beim Preis raten wir zur Modulliste statt zum Schlagwort. Die beworbenen 8 Euro decken nur das Verzeichnis, die Unterschrift und die Lohnzettelverteilung ab. Zeiterfassung und Abwesenheiten, also das, was die meisten Betriebe eigentlich suchen, kosten zusätzlich, und die Modulpreise veröffentlicht der Anbieter nicht. Für einen österreichischen Betrieb kommt eine zweite Frage dazu: Ob die Lohnabrechnung hiesiges Recht abbildet, ist aus den Anbieterunterlagen nicht ersichtlich, sie sind durchgehend auf Deutschland ausgerichtet.
Häufige Fragen
Der Anbieter nennt genau eine Zahl: Factorial startet bei 8 Euro pro Monat und Nutzer. Ein Tarifraster mit Namen und Stufen gibt es nicht, stattdessen stellt der Vertrieb ein Angebot nach Bedarf zusammen. Eine Besonderheit am Rande: Auf der deutschen Seite steht der Betrag in Euro, auf der internationalen in US-Dollar. (Anbieterangaben, Stand September 2026)
Das Paket Factorial Core steckt in jedem Abo: Mitarbeiterverzeichnis, An- und Abmeldeprozesse, Verteilung der Lohnzettel, rechtsgültige elektronische Unterschrift, Benachrichtigungen und ausfüllbare PDF-Formulare. Mehr nicht. (Anbieterangaben, Stand September 2026)
Nein, und darin unterscheidet sich Factorial von manchem Wettbewerber. Zeiterfassung, Abwesenheiten, Schichtplanung, Leistungsgespräche, Recruiting, Schulungen, Spesen, Projektverwaltung und IT-Verwaltung sind kostenpflichtige Zusatzmodule. Bei Personio etwa stecken Zeiterfassung und Abwesenheiten bereits im Grundpaket. Wer beide Angebote vergleicht, muss also die Module dazurechnen. (Anbieterangaben, Stand September 2026)
Das veröffentlicht der Anbieter nicht. Weder die deutsche noch die internationale Preisseite ordnet den Modulen Beträge zu. Wer ein Angebot einholt, lässt sich jeden Baustein einzeln ausweisen, sonst ist der Vergleich mit anderen Anbietern nicht möglich.
Dazu macht der Anbieter keine öffentlichen Angaben. Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und eine mögliche Einrichtungsgebühr stehen weder auf der Preisseite noch in abrufbaren Geschäftsbedingungen. Auch eine Mindestmitarbeiterzahl nennt Factorial nicht. Das gehört alles ins Angebot.
Hier gibt der Anbieter die klarste Auskunft im Vergleichsfeld: Alle Kundendaten liegen nach eigener Angabe auf Servern von Amazon Web Services in Frankfurt am Main. Die Datenschutzerklärung ergänzt, dass die Verarbeitung innerhalb der EU stattfindet. Zertifiziert ist der Anbieter nach ISO/IEC 27001:2017, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Liste der Unterauftragsverarbeiter liegt vor. (Anbieterangaben, Stand September 2026)
Der Satz in der Datenschutzerklärung, wonach Daten für das Training und die Verbesserung von Modellen bereitgestellt werden, klingt beunruhigender, als er gemeint ist. Er steht im Abschnitt über das Bewerten von Kundenorganisationen, also über die Prognose von Kundenwert, Zufriedenheit und Abwanderungsrisiko, und betrifft aggregierte Nutzungs-, Interaktions- und Zahlungsdaten der Kundenfirma, nicht die Personaldaten der Beschäftigten. Als Rechtsgrundlage nennt Factorial das berechtigte Interesse.
Eine ausdrückliche Zusage, dass Personaldaten nicht in generative KI-Modelle einfließen, gibt es öffentlich trotzdem nicht. Im Vertrauenszentrum liegt dafür ein eigenes Dokument, es ist aber nur auf Anfrage einsehbar. Wer darauf Wert legt, fordert es an. (Anbieterangaben, Stand September 2026)
Der Anbieter nennt sein Angebot Factorial KI und den Assistenten One. Belegt sind eine automatische Schichtplanung, Unterstützung im Recruiting mit erzeugten Stellenprofilen und Vorschlägen für passende Bewerber, das Erstellen von Berichten, Umfragen und Beurteilungen, eine Suche in Verträgen sowie Sofortauskünfte zu Urlaubstagen und Dokumenten. Ob und wie diese Funktionen gesondert abgerechnet werden, geht aus den Anbieterangaben nicht hervor.
Das lässt sich anhand der öffentlichen Unterlagen nicht belegen. Die Seite zur Gehaltsabrechnung ist klar auf Deutschland ausgerichtet, sie nennt die DATEV-Anbindung und den automatischen Abruf von Krankmeldungen darüber. Österreich taucht dort nicht auf. Für einen österreichischen Betrieb gehört diese Frage an den Anfang des Gesprächs.
Nur über eigene Einstellungen. Arbeitszeiten und Abwesenheiten sind frei konfigurierbar, eine fertige Vorlage für einzelne Kollektivverträge bringt das Werkzeug nicht mit. Wer in einer Branche mit komplizierten Zuschlagsregeln arbeitet, sollte diesen Aufwand in der Testphase abschätzen.
Dazu macht der Anbieter keine belastbare Aussage. Erwähnt werden Exportfunktionen im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung und der Übergabe an DATEV, ein dokumentierter Weg für einen vollständigen Datenexport bei Vertragsende fehlt. Die Geschäftsbedingungen waren nicht abrufbar. Wer Personalakten über Jahre führt, klärt den Ausstiegsweg vorab.
Personio hat Zeiterfassung und Abwesenheiten im Grundpaket, nennt dafür überhaupt keine Preise. BMD und DPW kommen aus Österreich und beherrschen die hiesige Lohnverrechnung, sind in der Personalverwaltung aber schwerfälliger. Factorial punktet mit dem genannten Einstiegspreis und dem klar benannten Serverstandort. Einen breiteren Überblick gibt unsere Übersicht der besten KI-Tools für das Personalwesen.
