In vielen mittelständischen Betrieben liegt die Personalarbeit bei wenigen Menschen, häufig bei einer einzigen Person. Sie sucht Bewerbungen aus mehreren Postfächern zusammen, führt Urlaubslisten in Excel und sammelt am Monatsende ein, was der Lohnverrechner braucht. Hier setzt HR-Software an. Personalakten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Bewerbungen liegen dann an einer Stelle, und die KI darin entwirft Stellenanzeigen, fasst Bewerbungsunterlagen zusammen oder beantwortet wiederkehrende Fragen der Belegschaft, etwa zum Resturlaub. Bei der Auswahl zählt zuerst, was im Grundpaket steckt und wer in Österreich die Löhne abrechnet. Dazu kommt eine Frage, die bei Personaldaten schwerer wiegt als anderswo: ob der Anbieter Bewerbungen und Personalakten zum Training seiner KI verwendet.
Unsere Favoriten für HR-Software
Für die Auswahl zählen Marktverbreitung, unsere redaktionelle Prüfung, unabhängige Testergebnisse, Erfahrungen aus der Praxis und die rechtlichen Anforderungen für den Einsatz in der EU. Die Note stammt aus unserem Testbericht zum jeweiligen Tool und bewertet Produktivität, Benutzerfreundlichkeit und Kundensupport, also das Tool insgesamt und nicht nur für diesen Zweck.
Personio
Sollen Personalakte, Arbeitszeiten und Urlaub künftig in einem System liegen statt in Ordnern und Tabellen, ist Personio die naheliegende Wahl. Die Zeiterfassung mit 600 Arbeitszeitmodellen steckt schon im Grundpaket Core, Oberfläche und Betreuung sind auf Deutsch. Für die KI-Funktionen sagt Personio ausdrücklich zu, weder Ein- noch Ausgaben zum Training zu verwenden. Recruiting, Lohnabrechnung und Performance kosten extra, Preise nennt der Anbieter erst im Verkaufsgespräch. Löhne rechnet Personio nur für Betriebe in Deutschland selbst ab. In Österreich bleibt die Abrechnung beim Lohnverrechner, der die Stammdaten über eine Schnittstelle in BMD übernimmt. Für die Suche auf vielen Jobbörsen ist Workable stärker.
factorial
Bei Factorial kennst du den Einstiegspreis, bevor du mit dem Vertrieb sprichst: 8 Euro je Nutzer und Monat für Personalakte, Mitarbeiterverzeichnis, elektronische Unterschrift und die Verteilung der Lohnzettel. Zeiterfassung, Abwesenheiten, Recruiting und Schulungen kommen als Module dazu, deren Preise erst im Angebot stehen. Wer vor allem Arbeitszeit und Urlaub digital führen will, bekommt beides bei Personio schon im Grundpaket. Den Serverstandort nennt Factorial genau: Amazon Web Services in Frankfurt am Main, dazu eine Zertifizierung nach ISO 27001. Eine öffentliche Zusage, dass Personaldaten nicht ins Modelltraining fließen, fehlt dagegen. Die solltest du dir vor dem Vertrag schriftlich geben lassen.
Workable
Eine Stellenanzeige mit einem Klick auf mehr als 200 Jobbörsen: Darauf ist Workable gebaut. Alle Bewerbungen landen in einer gemeinsamen Maske, und für viele Rollen liegen Gesprächsleitfäden und Bewertungsbögen bereit, damit Personalabteilung und Fachbereich nach denselben Kriterien urteilen. Abgerechnet wird pauschal je Firma nach Belegschaftsgröße, der Tarif Standard beginnt bei 299 Dollar im Monat, auch wenn gerade keine Stelle offen ist. Laut unserem Testbericht rechnet sich das ab etwa einem Dutzend Einstellungen im Jahr. Workable verwendet Kundendaten nach eigener Angabe, um seine KI-Modelle zu verbessern, und nennt keinen Weg zum Widerspruch. Oberfläche und Betreuung gibt es nur auf Englisch.
Easygenerator
Wer Einführungskurse und Pflichtschulungen bisher als Foliensatz per Mail verschickt, macht mit Easygenerator daraus Onlinekurse, ohne einen Kursdesigner zu brauchen. Aus einer Präsentation oder einem PDF entsteht ein gegliederter Entwurf mit Wissensfragen, der sich in über 75 Sprachen übersetzen lässt. Ein einziges SCORM-Paket bedient danach alle Sprachfassungen in der Lernplattform deines Unternehmens. Bezahlt wird nur jährlich: Pro kostet 1.299 Euro für einen Autor und 100 Lernende, das Team-Paket 6.495 Euro ab fünf Autoren. Mit Kursinhalten trainiert der Anbieter nach eigener Angabe keine Modelle. Personalakte und Urlaubskonten bleiben Sache einer HR-Plattform wie Personio.
ChatGPT
Stellenanzeige, Absage, Einladung zum Gespräch, Zusammenfassung eines Protokolls: Für diese Schreibarbeit reicht oft ein Assistent wie ChatGPT. Die Note von 9,1 bezieht sich auf ChatGPT als Allround-Assistenten, eine Personalakte, Urlaubskonten oder Löschfristen gibt es darin nicht. Wiederkehrende Texte legst du in einem Projekt an, dann kennt der Assistent Tonfall und Vorlagen beim nächsten Mal schon. Bei Personaldaten entscheidet der Tarif: In Free, Go, Plus und Pro ist das Training mit deinen Eingaben voreingestellt. Ausgeschlossen ist es erst im Business-Tarif für 20 Dollar je Nutzer und Monat, der ab zwei Nutzern buchbar ist und einen Auftragsverarbeitungsvertrag einschließt.
Worauf es bei HR-Software ankommt
Die folgenden Kriterien helfen dir, HR-Software gezielt zu vergleichen. Vorher sollte intern geklärt sein, welche Abläufe besser werden sollen und welche Rolle KI dabei spielen darf.
Checkliste
- Umfang des Pakets: Lege zuerst fest, welche Aufgaben die Software übernehmen soll: Recruiting, Personalverwaltung, Zeiterfassung und Abwesenheiten, Vorbereitung der Lohnverrechnung oder Mitarbeitergespräche. Die Anbieter schneiden ihre Pakete sehr unterschiedlich zu. Was beim einen im Grundpreis steckt, ist beim anderen ein Zusatzmodul, dessen Preis erst im Angebot steht.
- Lohnverrechnung in Österreich: Für österreichische Betriebe ist das oft die entscheidende Frage. Manche Plattformen rechnen Löhne nur nach deutschem Recht selbst ab und liefern für Österreich lediglich die Stammdaten an den Lohnverrechner, etwa über eine Schnittstelle zu BMD. Kläre deshalb früh, wer in deinem Betrieb künftig abrechnet und wie die Daten dorthin kommen.
- Datenschutz und Einwilligung: Personalakten, Gehälter und Krankmeldungen gehören zu den sensibelsten Daten im Unternehmen. Wichtig ist, wo sie gespeichert werden, wie lange sie aufbewahrt werden und auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt. Wertet ein Tool Verhalten, Kommunikation oder Zufriedenheit der Beschäftigten aus, lässt sich das nicht immer auf das berechtigte Interesse des Arbeitgebers stützen. Dann braucht es zusätzliche Information oder eine Einwilligung. Gibt es einen Betriebsrat, ist er bei solchen Systemen in der Regel einzubinden.
- Modelltraining: Bei diesem Punkt gehen die Anbieter weit auseinander. Manche schließen ausdrücklich aus, Ein- und Ausgaben für das Training ihrer KI zu verwenden, andere nutzen Kundendaten zur Verbesserung ihrer Modelle und bieten keinen Widerspruch an. Weil es um Bewerbungsunterlagen und Personalakten geht, sollte die Antwort vor der Unterschrift schriftlich vorliegen.
- Sicherheit: Neben dem Datenschutz zählt die technische Absicherung: Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Protokollierung und klar geregelte Administratorrechte. Achte darauf, ob sich besonders sensible Dokumente wie Verträge, Gehaltsdaten oder Gesprächsnotizen zusätzlich schützen lassen. Eine Zertifizierung nach ISO 27001 zeigt, dass der Anbieter seine Sicherheitsprozesse regelmäßig prüfen lässt.
- Automatisierung: Den größten Nutzen bringen Abläufe, die heute Zeit kosten, aber kein Urteil verlangen: Bewerbungen vorsortieren, an fällige Mitarbeitergespräche erinnern, Verträge und Bestätigungen aus Vorlagen erstellen, Feedback-Anfragen verschicken. Lass dir im Test genau diese Abläufe zeigen, nicht nur allgemeine KI-Funktionen.
- Anbindung an bestehende Systeme: Eine HR-Software muss mit dem zusammenarbeiten, was schon im Haus ist: Lohnverrechnung, Zeiterfassung, Buchhaltung, Microsoft 365 oder Google Workspace. Fertige Schnittstellen sparen Projektzeit, eine offene API erlaubt eigene Verbindungen. Bei manchen Anbietern gibt es die API erst im höheren Paket.
- Nachvollziehbare Empfehlungen: Schlägt ein System Kandidaten vor oder bewertet es Leistungen, muss erkennbar sein, worauf die Empfehlung beruht. Ein Ergebnis ohne Begründung hilft bei einer Personalentscheidung nicht weiter, und gegenüber Bewerbern oder Beschäftigten kannst du es nicht vertreten. Die letzte Entscheidung trifft eine Person. Wie sich dieser Kontrollschritt sinnvoll einbauen lässt, erklärt unser Beitrag zu Human in the Loop.
- Fairness: KI-Modelle können Vorurteile aus historischen Daten übernehmen, etwa wenn in einer Rolle bisher vor allem Männer eingestellt wurden. Frag den Anbieter, wie er seine Modelle auf Benachteiligung prüft. Hilfreich sind Funktionen, die bei der ersten Sichtung Name, Foto und weitere persönliche Merkmale ausblenden.
- Qualität der Texte: Viele KI-Funktionen schreiben: Stellenanzeigen, Antworten an Bewerber, Zusammenfassungen von Gesprächen. Teste sie mit echten Beispielen aus deinem Betrieb und achte neben der Rechtschreibung auf den Ton und auf Formulierungen, die bestimmte Gruppen ausschließen könnten.
- Bedienung im Alltag: Eine HR-Software nutzen nicht nur Personaler, sondern alle Beschäftigten, etwa für Urlaubsanträge oder Arbeitszeiten, und viele davon am Handy. Lass im Test deshalb auch Führungskräfte und Kollegen ohne HR-Hintergrund damit arbeiten. Oberfläche und Hilfe auf Deutsch machen dabei viel aus.
- Auswertungen: Kennzahlen wie Krankenstand, Fluktuation oder offene Stellen sollten sich ohne Beratertage abrufen lassen. Gute Systeme beantworten auch eigene Fragen an die Daten, statt nur vorgefertigte Berichte anzuzeigen.
Einsatzbereiche für HR-Software
- Recruiting bei vielen Bewerbungen: Sucht ein Betrieb laufend Personal, wird das Postfach schnell zum Engpass, und gute Kandidaten springen ab, weil niemand rechtzeitig antwortet. Ein Bewerbermanagementsystem verteilt die Anzeige an Jobbörsen und Karriereseite, sammelt alle Bewerbungen an einer Stelle und lässt Personalabteilung und Fachbereich nach denselben Bewertungsbögen urteilen. Auswertungen zeigen, in welcher Phase Bewerbungen liegen bleiben.
- Eine Personalakte statt vieler Ablagen: Stammdaten, Verträge, Abwesenheiten und lohnrelevante Angaben liegen in einer Plattform statt in Ordnern, Tabellen und Postfächern. Beschäftigte ändern Adresse oder Bankverbindung selbst, und am Monatsende gehen die Daten gesammelt an die Lohnverrechnung, statt einzeln zusammengesucht zu werden.
- Arbeitszeit und Urlaub per App: Wer in Produktion, Pflege, Handel oder Außendienst arbeitet, sitzt selten am Schreibtisch. Diese Beschäftigten erfassen Arbeitszeiten, Urlaubsanträge und Krankmeldungen auf dem Handy, die Führungskraft gibt im selben System frei, und die Daten gehen ohne Abtippen an die Entgeltabrechnung. Spezialisierte Lösungen vergleicht unser Beitrag zu Tools zur Zeiterfassung.
- Mitarbeitergespräche und Ziele: Zielvereinbarungen, Beurteilungen und 360-Grad-Feedback laufen über einheitliche Vorlagen statt über verstreute Dokumente. Das System erinnert an fällige Gespräche, und Personalabteilung wie Führungskräfte sehen den Stand des ganzen Teams an einer Stelle.
- Einarbeitung und Pflichtschulungen: Aus vorhandenen Präsentationen entstehen Einführungskurse, die neue Beschäftigte im eigenen Tempo durcharbeiten, und der Betrieb sieht, wer eine Pflichtschulung schon abgeschlossen hat. Ändert sich eine Sicherheitsvorschrift, wird der Kurs einmal angepasst, die übersetzten Fassungen ziehen nach. Weitere Tools dafür stellt unser Beitrag zu KI-Tools für E-Learning vor.
- Texte für die Personalarbeit: Stellenanzeigen, Absagen, Einladungen und Gesprächsnotizen entstehen als Entwurf im KI-Assistenten, die Personalabteilung prüft Ton und Inhalt. Das spart vor allem bei Texten Zeit, die oft vorkommen und trotzdem persönlich klingen sollen.
Welche HR-Software für welche Aufgabe?
Wenn du Personalakte, Arbeitszeit und Urlaub in einem System führen willst, ist Personio unsere erste Empfehlung: Oberfläche und Betreuung sind auf Deutsch, die Daten liegen in der EU, und die KI wird nicht mit deinen Eingaben trainiert. Für bestimmte Aufgaben passen andere Tools besser:
- Personalverwaltung zu einem bekannten Einstiegspreis aufbauen: Factorial
- Stellen auf vielen Jobbörsen gleichzeitig ausschreiben: Workable
- Einführungskurse und Pflichtschulungen erstellen: Easygenerator
- Stellenanzeigen, Absagen und Protokolle entwerfen: ChatGPT
Häufige Fragen
Das erfährst du oft erst im Verkaufsgespräch, denn viele Anbieter veröffentlichen keine Preise. Factorial nennt einen Einstiegspreis von 8 Euro je Nutzer und Monat, Zeiterfassung und Abwesenheiten kosten als Module extra. Workable rechnet pauschal je Firma ab, ab 299 Dollar im Monat. Personio veröffentlicht keine Preise und rechnet die KI-Funktionen zusätzlich über Credits ab.
Das hängt vom Anbieter ab, und die Angaben sind unterschiedlich genau. Factorial nennt Amazon Web Services in Frankfurt am Main. Personio speichert nach eigener Angabe ausschließlich in der EU, die KI-Funktionen laufen über Server mit Speicherung in Frankfurt. Workable verarbeitet auch in den USA und im Vereinigten Königreich. Was dabei rechtlich gilt, erklärt unser Beitrag KI und DSGVO.
Bei manchen Anbietern ja. Workable verwendet Kundendaten nach eigener Angabe, um die eigenen KI-Modelle zu verbessern, und nennt keinen Weg zum Widerspruch. Personio und Easygenerator schließen das nach eigener Angabe aus. Bei Factorial fehlt eine öffentliche Zusage, bei ChatGPT ist das Training erst ab dem Business-Tarif ausgeschlossen.
Belegt ist das bei keinem Anbieter in unserer Auswahl. Personio rechnet Löhne nur für Betriebe mit Sitz in Deutschland selbst ab. In Österreich gibt Personio die Stammdaten über eine Schnittstelle an BMD NTCS weiter, die Abrechnung und die Meldungen an die Gesundheitskasse bleiben beim Lohnverrechner. Bei Factorial ist die Seite zur Gehaltsabrechnung auf Deutschland ausgerichtet, Österreich kommt dort nicht vor.
Für Texte reicht ein Assistent, für die Personalverwaltung nicht. ChatGPT entwirft Stellenanzeigen, Absagen und Protokolle, führt aber keine Personalakte, keine Urlaubskonten und keine Löschfristen. Sobald Bewerbungen, Krankmeldungen oder Gehälter im Spiel sind, gehört die Arbeit in ein System wie Personio. Im Assistenten schließt erst der Business-Tarif das Training mit deinen Eingaben aus.
Eine feste Grenze gibt es nicht, einige Anbieter setzen aber Untergrenzen. Personio nennt Betriebe mit zehn bis zweitausend Beschäftigten als Zielgruppe und verlangt beim Onlineabschluss mindestens 25 Zugänge. Workable rechnet sich laut unserem Testbericht ab etwa einem Dutzend Einstellungen im Jahr. Geht es vor allem um Arbeitszeiten und Urlaub, lohnt auch ein Blick auf spezialisierte Tools zur Zeiterfassung.
Vorsortieren ja, entscheiden sollte ein Mensch. Systeme, die mit historischen Daten trainiert wurden, können Benachteiligungen etwa nach Geschlecht, Alter oder Herkunft fortschreiben. Workable blendet für die erste Sichtung auf Wunsch Name, Foto und weitere Merkmale aus. Welche Pflichten der AI Act für solche Systeme vorsieht, erklärt unser Beitrag zum EU AI Act für KMU.
Am sichersten über Rollen und Löschfristen, die das System selbst durchsetzt. Workable hat einen eigenen Bereich für Auskunft und Löschung von Bewerberdaten, bei Personio hinterlegst du Löschfristen für abgelehnte Unterlagen. Welche Fristen für deinen Betrieb gelten, klärst du mit deiner Rechtsberatung. Eine Einordnung gibt unser Beitrag KI und DSGVO.
Das solltest du vor der Unterschrift klären. Workable gibt Stellen, Kandidaten und Bewertungen über die Schnittstelle heraus, Lebensläufe und andere Anhänge wandern getrennt mit. Bei Personio braucht der maschinelle Export die Schnittstelle aus dem Paket Core Pro, einen dokumentierten Weg für den vollständigen Export bei Vertragsende fanden wir nicht. Auch Factorial macht dazu keine belastbare Angabe.
Wenn regelmäßig Kurse entstehen, ja. Easygenerator baut aus einer Präsentation oder einem PDF einen Kursentwurf mit Wissensfragen, übersetzt ihn in über 75 Sprachen und liefert ihn als SCORM-Paket für die vorhandene Lernplattform. Der Pro-Tarif kostet 1.299 Euro im Jahr für einen Autor. Weitere Anbieter stellt unser Beitrag zu KI-Tools für E-Learning vor.
