Die meisten Betriebe fangen mit KI nicht bei einer Strategie an, sondern bei einer Frage: Kann mir das bei dieser einen lästigen Aufgabe helfen? Die Angebotsmail, das Protokoll, das Posting für nächste Woche, die Recherche vor dem Kundentermin. Dafür braucht es kein IT-Projekt, sondern ein Tool, das man ohne Schulung versteht und das bei einer typischen Aufgabe sofort etwas abnimmt. Für den Anfang gilt deshalb: lieber ein Tool gut nutzen als fünf halb. Zwei Dinge solltest du von Beginn an wissen. KI klingt immer überzeugend, auch wenn sie sich irrt, und in vielen Gratis- und Privattarifen verwenden Anbieter die Eingaben für ihr Training, weshalb Kundendaten dort nichts verloren haben. Unsere Auswahl reicht vom Chatfenster ohne Einrichtung über Gestaltung und Besprechungsprotokolle bis zum ersten automatisierten Ablauf.
Unsere Favoriten für den Einstieg
Für die Auswahl zählen Marktverbreitung, unsere redaktionelle Prüfung, unabhängige Testergebnisse, Erfahrungen aus der Praxis und die rechtlichen Anforderungen für den Einsatz in der EU. Die Note stammt aus unserem Testbericht zum jeweiligen Tool und bewertet Produktivität, Benutzerfreundlichkeit und Kundensupport, also das Tool insgesamt und nicht nur für diesen Zweck.
ChatGPT
Du tippst deine Frage ins Chatfenster und bekommst eine Antwort, mehr Einarbeitung braucht ChatGPT nicht. Im selben Fenster wertest du später ein PDF aus, erzeugst ein Bild oder lässt eine Umsatzliste rechnen, und für wiederkehrende Aufgaben legst du ein Projekt an. Die 9,1 ist die höchste Note dieser Liste und gilt dieser Breite, nicht dem leichten Anfang. Plus kostet 20 US-Dollar im Monat, in Österreich rund 23 Euro. In den Privattarifen ist das Training mit deinen Eingaben voreingestellt, standardmäßig ausgeschaltet ist es erst im Business-Tarif ab zwei Nutzern. Brauchst du Belege statt Formulierungen, nimm Perplexity.
Gemini
Arbeitet dein Betrieb schon mit Gmail, Docs und Meet, steckt Gemini bereits darin, und seit September 2026 legt sich eine eigene Anwendung für Windows und macOS per Tastenkürzel über das laufende Fenster. Oberfläche und Dokumentation sind deutsch, einen kostenlosen Zugang gibt es. Die 8,9 bewertet den Assistenten insgesamt. Vor dem Kauf sortierst du die Wege, die Google unter demselben Namen verkauft: Im Privatabo fließen Chats ins Training, solange die Aktivitätsspeicherung läuft, die EU als Datenregion legst du erst ab Workspace Business Standard für 13,60 Euro je Nutzer und Monat fest. Belege liefert Perplexity zuverlässiger.
Perplexity
Am Anfang erkennst du eine erfundene Antwort nicht. Perplexity hängt deshalb an jede Aussage eine Fußnote, die zur Ursprungsseite führt, und sucht bei jeder Anfrage im aktuellen Web, zum Nachprüfen genügt ein Klick. Gratis gibt es drei vertiefte Suchen am Tag, Pro kostet 20 US-Dollar im Monat. Zum Entwerfen und Umformulieren ist es das falsche Tool, dafür bleibst du bei ChatGPT. Vor dem Einsatz zwei Punkte: In Free und Pro ist das Training mit deinen Eingaben nach Anbieterangabe voreingestellt und muss im Konto abgestellt werden, und Daten in der EU hält Perplexity in keinem Tarif.
Canva
Der erste sichtbare Erfolg kommt bei vielen Einsteigern aus Canva: Vorlage suchen, Text und Bild tauschen, fertig ist das Posting oder der Aushang. Vor dem leeren Blatt sitzt hier niemand, und Oberfläche, Hilfe und Support sind deutsch. Der Gratistarif läuft dauerhaft mit 5 GB Speicher, einem Markenpaket und bis zu 20 KI-Nutzungen, Pro kostet 110 Euro im Jahr je Person. Die 8,7 gilt der ganzen Designplattform. Die Vorlagen sind allerdings so verbreitet, dass Entwürfe schnell nach Canva aussehen, und als Speicherort nennt der Anbieter die USA. Arbeiten mehrere Leute an derselben Marke, hält Adobe Express sie strenger zusammen.
Adobe Express
Sobald mehrere Leute gestalten, geht die Marke als Erstes verloren. Adobe Express hält sie fest: Logo, Firmenfarben und Schriften liegen gesperrt im Marken-Kit, und Vertrieb wie Personalabteilung bauen ihre Flyer damit selbst. Über 519.000 Vorlagen stehen bereit, gratis rund 100.000, Oberfläche und Support sind deutsch. Premium kostet 11,89 Euro brutto im Monat ohne Jahresbindung, Teams 7,99 Euro brutto je Platz mit Jahresbindung. Der Engpass sind 250 Credits je Person und Monat, die bei täglicher Bildarbeit schnell verbraucht sind. Ohne Adobe im Haus führt Canva auf kürzerem Weg zum Ergebnis.
Microsoft Copilot
Keine neue Software lernen: Im Microsoft-Haus ist Copilot der kürzeste Weg zur ersten KI. Er sitzt in Word, Excel, Outlook und Teams, antwortet auf Basis der eigenen Firmendaten und zeigt nur, wofür der Fragende freigeschaltet ist. Die 8 bewertet diese Einbettung, nicht den leichten Anfang, denn einfach loslegen kannst du nicht: Die Zusatzlizenz setzt einen Microsoft-365-Vertrag voraus und kostet 18,20 Euro je Nutzer und Monat, derzeit 15,60 Euro bis Dezember 2026. Gratis gibt es nur Copilot Chat, und der arbeitet in Word, Excel und PowerPoint nicht mit. Ohne Microsoft-Vertrag bringt dich Gemini näher an den Arbeitsplatz.
Zoom AI Companion
Protokoll schreiben mag niemand. Der Zoom AI Companion teilt die Besprechung in Kapitel und legt zugesagte Aufgaben mit Namen in Zoom Tasks ab, eine Aufzeichnung braucht er dafür nicht. Wer Zoom ohnehin bezahlt, zahlt nichts extra: Ab Pro für 149,90 Euro je Nutzer und Jahr laufen die KI-Funktionen ohne Mengengrenze, gratis gibt es drei Zusammenfassungen im Monat. Oberfläche, Hilfe und Support sind deutsch, Gesprächsinhalte nutzt Zoom nach eigener Angabe nicht fürs Training. Ohne Zoom als Besprechungssoftware bringt dir der Assistent nichts, dann fasst ChatGPT deine Notizen zusammen.
Photoroom
Hintergrund weg, Schatten neu, Produkt auf weißer Fläche: Photoroom macht eine Sache, und das Ergebnis siehst du sofort. Händler, die ihre Ware selbst fotografieren, schicken hunderte Artikelbilder in einem Durchgang durch dieselbe Vorlage. Die 8,6 gilt diesem schmalen, sauber gelösten Feld. Abgerechnet wird je Arbeitsraum statt je Kopf, bis zu 50 Personen arbeiten darin ohne Aufpreis. Gratis gibt es 100 Exporte, gewerblich nutzen darfst du die Bilder dort aber nicht. Voreingestellt trainiert der Anbieter mit deinen Bildern, gespeichert wird in den USA. Für Aushänge und Beiträge abseits des Sortiments bleibt Canva der breitere Weg.
Zapier
In Abläufen denken musst du hier schon, programmieren nicht: Ein Formulareintrag löst aus, ein neuer Kontakt im CRM folgt, die Meldung im Team-Kanal kommt hinterher. Über 9.000 Programme lassen sich mit Zapier so verbinden. Die Rechnung macht die Zähleinheit, denn jeder einzelne Schritt zählt als Aufgabe: Gratis bekommst du 100 Aufgaben im Monat und nur zweistufige Abläufe, Professional beginnt bei 19,99 US-Dollar mit 750 Aufgaben. Oberfläche, Hilfe und Support sind nur englisch, was den Anfang zusätzlich erschwert. Willst du erst einmal Schreibarbeit loswerden, reichen die Projekte in ChatGPT.
Worauf es bei KI-Tools für Einsteiger ankommt
Die folgenden Kriterien helfen dir, KI-Tools für den Einstieg gezielt zu vergleichen. Lege vorher eine konkrete Aufgabe fest, die das Tool übernehmen soll, und miss daran, ob es im Alltag wirklich hilft.
Checkliste
- Einsatzgebiet: Am Anfang steht die Frage, bei welcher Aufgabe KI helfen soll. Für Einsteiger eignet sich ein Tool vor allem dann, wenn es typische Aufgaben zuverlässig abdeckt und dabei übersichtlich bleibt. Ein riesiger Funktionsumfang hilft wenig, wenn die Bedienung kompliziert wird oder das Wesentliche nur mittelmäßig gelingt.
- Einstieg: Der erste Eindruck entscheidet oft, ob ein Tool im Betrieb wirklich genutzt wird. Hilfreich sind kurze Anleitungen, eine geführte Einführung und gut vorbereitete Vorlagen, die den Anfang erleichtern, ohne zu überfordern.
- Bedienung: Ein Einsteiger-Tool sollte ohne technisches Vorwissen funktionieren. Eine übersichtliche Oberfläche, klare Begriffe und eine logische Menüführung helfen, Funktionen schnell zu verstehen und sicher zu nutzen.
- Hilfe bei der Eingabe: Gerade am Anfang fallen Eingaben oft ungenau aus. Gute Tools gehen damit um: Sie fragen gezielt nach oder schlagen vor, wie sich die Anfrage genauer formulieren lässt.
- Vorlagen: Viele Tools bieten fertige Vorlagen für häufige Aufgaben. Sie bringen schnelle erste Erfolge, ohne dass du bei null anfangen musst. Gleichzeitig sollte genug Raum bleiben, sie an die eigenen Abläufe anzupassen.
- Deutsche Oberfläche: Für Betriebe in Österreich ist wichtig, dass Oberfläche, Hilfebereich und Anleitungen auf Deutsch verfügbar sind. Einsteiger finden sich deutlich schneller zurecht, wenn Menüs und Erklärtexte in ihrer Sprache formuliert sind.
- Nachprüfbarkeit: KI formuliert auch falsche Angaben überzeugend. Hilfreich sind Tools, die Quellen nennen, auf Unsicherheiten hinweisen oder ihre Antworten aus deinen eigenen Unterlagen ableiten, sodass du Zahlen und Namen mit einem Klick prüfen kannst.
- Integration mit bestehenden Programmen: Ein neues Tool bringt mehr, wenn es zu dem passt, was schon im Haus ist, etwa Microsoft 365, Google Workspace oder die Videokonferenz. Dann musst du keine neue Umgebung lernen und Inhalte nicht hin und her kopieren.
- Hilfe und Support: Gerade am Anfang braucht es gute Anleitungen, kurze Videos oder einen erreichbaren Support. Wie gut die Hilfe ist, entscheidet in der Praxis oft über Erfolg oder Frust, besonders wenn niemand im Betrieb sich auskennt.
- Kosten und Gratistarif: Viele Tools lassen sich kostenlos testen, oft mit engen Grenzen oder ohne gewerbliche Nutzung. Prüfe, was der Gratistarif erlaubt, was der erste Bezahltarif kostet und ob die Abrechnung in Euro oder US-Dollar erfolgt.
- Datenschutz: Beim ersten Einsatz rückt der Datenschutz oft zu spät in den Blick. Wichtig sind klare Angaben zum Speicherort, zu einem Auftragsverarbeitungsvertrag und zu der Frage, ob der Anbieter deine Eingaben für das Training seiner Modelle nutzt. Gute Anbieter erklären das verständlich und nicht nur in langen Rechtstexten.
Einsatzbereiche für KI-Tools für Einsteiger
- Texte für den Büroalltag: Die Assistenz der Geschäftsführung schreibt täglich Mails, Angebotsbegleitschreiben und kurze Dokumentationen. Die KI liefert einen Entwurf, der nur noch angepasst wird, und hilft beim Umformulieren heikler Antworten. Weitere Tools für diese Arbeit vergleicht unser Beitrag zu KI-Tools für geschäftliche Kommunikation.
- Recherche vor einer Entscheidung: Ein Geschäftsführer will vor dem Gespräch mit einem neuen Lieferanten wissen, wie der Markt aussieht. Die KI sucht im Web, fasst die wichtigsten Quellen zusammen und verlinkt sie zum Nachlesen. Worauf es dabei ankommt, erklärt unser Beitrag zu Chatbots zum Recherchieren.
- Ideen für eine Aktion: Ein kleines Team plant eine Frühjahrsaktion und sucht einen Aufhänger. Die KI liefert in Minuten zwanzig Ansätze, aus denen das Team die zwei brauchbarsten weiterdenkt. Wie du so eine Runde strukturierst, zeigt unser Beitrag zu KI-Tools für Marketingideen.
- Grafiken ohne Grafiker: Ein Handwerksbetrieb braucht Postings, einen Aushang für die Werkstatt und eine Einladung zum Tag der offenen Tür. Aus Vorlagen entstehen ansehnliche Entwürfe, ohne dass jemand ein Grafikprogramm beherrscht. Weitere Tools für Beiträge vergleicht unser Beitrag zu KI-Tools für Social-Media-Content.
- Wiederkehrende Kundenanfragen beantworten: Das Büro bekommt jede Woche dieselben Fragen zu Öffnungszeiten, Lieferzeiten und Rechnungen. Die KI entwirft Antworten auf Basis früherer Mails, die eine Kollegin kurz prüft und abschickt. Wie sich das im Postfach einrichten lässt, zeigt unser Beitrag Mail-Postfach automatisieren.
Welches Einsteiger-Tool für welche Aufgabe?
Wenn du heute anfängst und noch nichts im Haus hast, ist ChatGPT unsere erste Empfehlung: Ein Chatfenster ohne Einrichtung deckt die meisten ersten Aufgaben ab, von der Mail bis zur Auswertung. Für bestimmte Aufgaben passen andere Tools besser:
- Gmail, Docs und Meet im Haus: Gemini
- Antworten mit Quellenangabe: Perplexity
- Posting und Aushang ohne Grafiker: Canva
- Marke im ganzen Team halten: Adobe Express
- Word, Excel und Outlook als Arbeitsplatz: Microsoft Copilot
- Besprechungen nachbereiten: Zoom AI Companion
- Viele Artikelbilder auf einmal freistellen: Photoroom
- Erste wiederkehrende Handgriffe automatisieren: Zapier
Häufige Fragen
Mit einem Allrounder, der zur vorhandenen Umgebung passt. Ohne besondere Vorgaben ist das ChatGPT, in Google Workspace Gemini, im Microsoft-Haus Microsoft Copilot. Wichtiger als die Wahl ist, gleich mit einer konkreten Aufgabe zu starten. Wie du das passende Tool findest, zeigt unser Beitrag KI-Tools auswählen.
Ja, meistens sogar besser als mehrere. Ein Allrounder wie ChatGPT deckt Texte, Fragen und Auswertungen ab. Ein zweites Tool lohnt erst, wenn eine klar andere Aufgabe dazukommt, etwa Grafiken mit Canva. Wer zu viel auf einmal einführt, nutzt am Ende keines richtig. Wie du Schritt für Schritt Gewohnheiten aufbaust, zeigt unser Beitrag KI-Routinen in 30 Tagen.
Zum Ausprobieren ja, für Kundendaten nein. In vielen Gratistarifen fließen Eingaben ins Training, bei Perplexity ist das sogar in Pro voreingestellt. Photoroom schließt im Gratiskonto die gewerbliche Nutzung aus, Zoom AI Companion liefert gratis nur drei Zusammenfassungen im Monat. Was rechtlich zählt, erklärt unser Beitrag KI und DSGVO.
Rund 10 bis 25 Euro je Person. ChatGPT Plus kostet in Österreich rund 23 Euro, Canva Pro auf den Monat gerechnet rund 9 Euro, Gemini steckt ab 13,60 Euro im Workspace-Tarif Business Standard. Viele Tools lassen sich vorher kostenlos testen. Günstige Tarife sammelt unser Beitrag zu KI-Tools unter 30 Euro.
Ja, aber nicht überall. Canva, Adobe Express und Zoom AI Companion bieten Oberfläche, Hilfe und Support auf Deutsch. ChatGPT und Perplexity haben eine deutsche Oberfläche ohne deutschen Support, Zapier läuft nur auf Englisch. Wie wir Sprache und Support bewerten, erklären unsere Bewertungskriterien.
Nur in einen Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag, in dem das Training ausgeschlossen ist. Bei ChatGPT ist das der Business-Tarif ab zwei Nutzern, bei Microsoft Copilot bleiben die Daten im eigenen Microsoft-Mandanten. In Gratis- und Privattarifen haben Namen, Adressen und Verträge nichts verloren. Wie klare Regeln dafür aussehen, zeigt unser Beitrag zu KI-Guidelines im Unternehmen.
Oft gar nicht auf den ersten Blick, denn falsche Antworten klingen genauso sicher wie richtige. Prüfe deshalb Zahlen, Namen, Daten und Zitate immer nach. Perplexity hilft, weil jede Aussage mit einer Quelle verlinkt ist. Warum Sprachmodelle solche Fehler machen, erklärt unser Beitrag Warum KI Fehler macht.
Für die ersten Schritte nicht, die Tools dieser Liste funktionieren ohne Einweisung. Einen großen Unterschied macht aber, wie du deine Anfrage formulierst: Wer Aufgabe, Zielgruppe und gewünschte Form nennt, bekommt deutlich bessere Ergebnisse von ChatGPT oder Gemini. Wie das geht, zeigt unser Beitrag Prompts schreiben lernen.
Zwei Wochen lang mit drei echten Aufgaben aus dem Alltag. Notiere, wie lange sie vorher gedauert haben und wie lange mit KI, und wie viel Nacharbeit nötig war. Die meisten Tools dieser Liste, etwa Canva oder Zapier, lassen sich dafür kostenlos nutzen. Wie du so einen Test aufsetzt, zeigt unser Beitrag zum ersten KI-Pilotprojekt.
An fehlenden Aufgaben, nicht an der Technik. Wer ein Tool ohne konkreten Anwendungsfall einführt, probiert es ein paar Mal aus und vergisst es dann. Ebenso häufig: zu viele Tools auf einmal, ungeprüfte Ergebnisse und keine Regeln für Kundendaten. Die typischen Stolpersteine und wie du sie umgehst, zeigt unser Beitrag zu den Fehlern beim Einstieg in KI.
