Mehr als die Hälfte der Angestellten nutzt im Arbeitsalltag KI – ohne, dass Chefin oder Chef davon mitbekommen. Unternehmen sind gut beraten, klare interne Richtlinien für den Umgang mit künstlicher Intelligenz zu entwickeln.
Hier schnell eine Inspiration von ChatGPT holen, dort eine E-Mail automatisiert übersetzen lassen: Was soll schon dabei sein? Warum sollte die Führungskraft davon wissen? KI-Tools erleichtern den Büroalltag enorm und wirken harmlos. Sie bergen jedoch Risiken für das Unternehmen. Diese Risiken lassen sich durch klare Vorgaben minimieren.
Kurz erklärt
Unternehmensinterne KI-Richtlinien legen Regeln und Verantwortlichkeiten für den Einsatz von KI-Tools im Arbeitsalltag fest. Im Zentrum steht die Frage, was Mitarbeitende verwenden dürfen und was nicht. Damit diese Vorgaben in der Praxis funktionieren, müssen sie regelmäßig kommuniziert und in Schulungen vermittelt werden.
Warum eine KI-Richtlinie notwendig ist
Rund zwei Drittel der Büroangestellten verwenden KI-Tools ohne Wissen des Arbeitgebers. Das zeigt eine Studie der Hochschule für Angewandte Wissenschaften Krems. Für Unternehmen kann diese Schatten-IT gravierende Folgen haben. Etwa ein Drittel der Befragten gibt an, sensible Daten in KI-Systeme einzuspeisen. Zudem besteht die Gefahr, dass Falschinformationen ungeprüft übernommen werden.
„Das Risiko trägt am Ende der Arbeitgeber“, erklärt Gerhard Laga, stellvertretender Abteilungsleiter für Servicemanagement und IT in der Wirtschaftskammer Österreich (WKÖ). Auch wenn die Ergebnisse einer künstlichen Intelligenz professionell wirken, bleibt sie ein Werkzeug. Die Haftung für die Ergebnisse liegt letztlich bei der Person, die das Tool anwendet, und damit beim Unternehmen.
Das Risiko trägt am Ende der Arbeitgeber
Gerhard Laga Stv. Abteilungsleiter Servicemanagement und Informations- und Kommunikationstechnologie der WKÖ
Unproblematisch ist meist die Datenverarbeitung in geschlossenen, unternehmensinternen Anwendungen. Auch europäische Drittanbieter mit klaren vertraglichen Regelungen gelten bis zu einem gewissen Grad als sicher. „Aber es gibt keine absolute Sicherheit“, warnt Laga. Unternehmen müssen sich aktiv mit dem Thema auseinandersetzen und ihre Mitarbeitenden sensibilisieren. Der sicherste Weg zu einem verantwortungsvollen Umgang führt über interne KI-Guidelines, die Anwendungsfälle, Regeln und Risiken verbindlich festhalten.
Was eine KI-Richtlinie enthalten sollte
Der wichtigste Baustein einer KI-Richtlinie ist Klarheit. „Mitarbeitende müssen in jedem Anwendungsfall wissen: Darf ich diese KI verwenden oder nicht?“, so Laga. Als Faustregel gilt: Informationen, die du bedenkenlos auf einem öffentlichen Platz laut aussprechen würdest, kannst du auch in eine externe KI einspeisen. Alles andere ist kritisch.
Darüber hinaus müssen KI-Guidelines Orientierung bieten. Sie definieren Rahmenbedingungen, Vorgaben für die optimale Nutzung sowie potenzielle Gefahren und Schutzmaßnahmen.
Für die Geschäftsführung bedeutet das, die Chancen und Risiken konkreter Anwendungen zu kennen und Verantwortlichkeiten klar zu verteilen. Laga verweist auf das Prinzip „Human in the loop“: Jeder Output einer KI muss von einem Menschen geprüft werden, bevor er weiterverwendet wird. Das sichert nicht nur die Qualität, sondern schützt vor rechtlichen Konsequenzen. Eine Software kann nicht haften – die Verantwortung trägt immer der Mensch.
Es empfiehlt sich, die Belegschaft in die Erarbeitung der Richtlinien einzubinden. Das erhöht die inhaltliche Qualität und die Akzeptanz im Team.
So sollte eine KI-Richtlinie aussehen
Eine verständliche KI-Richtlinie sollte folgende Punkte abdecken:
- Definierte Anwendungsfälle und freigegebene Tools
- Klare Verantwortlichkeiten und die Kontrollfunktion des Menschen
- Den sicheren Umgang mit Kundendaten und internen Informationen
- Regelungen zu Datenschutz, Urheberrecht und Markenrechten
- Vorgaben für KI-generierte Inhalte in der externen Kommunikation
- Ethische und moralische Leitplanken
Wer eigene Guidelines entwickeln möchte, findet bei der Wirtschaftskammer Österreich einen Leitfaden sowie ein Online-Tool zur individuellen Erstellung.
Was Unternehmen konkret tun sollten
Regeln auf dem Papier sind nur der erste Schritt. Die Studie der Hochschule Krems zeigt auch, dass die Hälfte der Mitarbeitenden bestehende KI-Guidelines im Alltag ignoriert.
Regeln für den Umgang mit künstlicher Intelligenz müssen daher klar kommuniziert und regelmäßig trainiert werden. KI ist ein dynamisches Feld. Beinahe täglich kommen neue Produkte auf den Markt oder bestehende Systeme verändern sich grundlegend. KI-Richtlinien sind deshalb keine statischen Dokumente. Sie müssen fortlaufend an neue technologische Gegebenheiten angepasst werden. Parallel dazu braucht das Team regelmäßige Schulungen, um auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Typische Fehler
- Ein generelles Verbot: Die Nutzung von KI-Tools komplett zu untersagen, kostet Unternehmen auf Dauer ihre Wettbewerbsfähigkeit. Zudem steigt das Risiko, dass Mitarbeitende die Anwendungen heimlich und unkontrolliert nutzen.
- Zu komplexe Richtlinien: Ein Regelwerk muss nicht jeden denkbaren Einzelfall abdecken. Wichtig sind praxistaugliche Rahmenbedingungen, die im Arbeitsalltag verstanden und angewendet werden können.
- Fehlende Kommunikation: Die beste Richtlinie verfehlt ihren Zweck, wenn sie ungesehen in einer Schublade verschwindet. Offene Kommunikation und stetiges Training sind die Basis für den sicheren Umgang mit KI.
Geregelter Umgang statt Verbot
Der Einsatz von künstlicher Intelligenz lässt sich im modernen Arbeitsalltag nicht aufhalten. Ein generelles Verbot ist daher keine nachhaltige Strategie. Vielversprechender ist ein transparenter, geregelter Umgang.
Die Entwicklung von KI-Richtlinien bedeutet keinen massiven bürokratischen Aufwand. Wer die grundlegenden rechtlichen und ethischen Rahmenbedingungen festlegt und sein Team aktiv sensibilisiert, schafft die Voraussetzung für einen sicheren und produktiven Einsatz von KI im Unternehmen.
