Viel Zeit in der Buchhaltung geht nicht ins Buchen, sondern ins Zusammensuchen: Rechnungen aus Postfächern und Lieferantenportalen, Kassenbelege aus der Geldbörse, Kontoauszüge für den Zahlungsabgleich. Genau diese Arbeit nimmt eine gute Buchhaltungssoftware heute weitgehend ab. Sie liest Belege per Texterkennung aus, schlägt das passende Konto vor, ordnet Zahlungen den offenen Rechnungen zu und zeigt jederzeit, wie es um die Liquidität steht. Für Betriebe in Österreich hat die Auswahl allerdings einen Haken: Viele Programme stammen aus Deutschland und sind auf ELSTER und DATEV zugeschnitten, nicht auf FinanzOnline und BMD. Wir stellen dir sechs Tools vor, vom Buchhaltungsprogramm für kleine Betriebe bis zur Konzernbuchhaltung.
Unsere Favoriten für Buchhaltungssoftware
Für die Auswahl zählen Marktverbreitung, unsere redaktionelle Prüfung, unabhängige Testergebnisse, Erfahrungen aus der Praxis und die rechtlichen Anforderungen für den Einsatz in der EU. Die Note stammt aus unserem Testbericht zum jeweiligen Tool und bewertet Produktivität, Benutzerfreundlichkeit und Kundensupport, also das Tool insgesamt und nicht nur für diesen Zweck.
sevdesk
Für kleine Betriebe in Österreich, die ihre laufende Buchhaltung selbst erledigen, ist sevdesk die naheliegende Wahl. Als einzige Software dieser Auswahl gibt es sie in einer eigenen österreichischen Fassung, und die Kanzlei arbeitet über einen eigenen Zugang mit, statt auf Belegordner zu warten. Der Tarif Buchhaltung kostet 19,90 Euro im Monat bei zwei Jahren Laufzeit und enthält einen Benutzer, jeder weitere kostet 5,90 Euro. An FinanzOnline übermittelt sevdesk nicht, die Umsatzsteuervoranmeldung bleibt Handarbeit oder Sache der Kanzlei. Arbeitet sie mit BMD, braucht sie für den Import ein Zusatzmodul. Mehrere Arbeitsplätze und ein Lager deckt WISO MeinBüro besser ab.
WISO MeinBüro
Buhl Data, bekannt durch die WISO-Steuerprogramme, hat MeinBüro ganz auf das deutsche Steuerrecht zugeschnitten: Die Umsatzsteuervoranmeldung geht über ELSTER, die Übergabe an DATEV steckt schon im kleinsten Tarif für 10,90 Euro netto im Monat. Welche Stufe du brauchst, bestimmt der Umsatz. Der Einstieg endet bei 25.000 Euro im Jahr, die zweite Stufe für 19,90 Euro bei 120.000 Euro, und erst sie enthält den Bankabgleich. Angebote, Rechnungen, Kassenbuch, Mahnwesen und Lager liegen in einem Programm. Eine Anbindung an FinanzOnline gibt es nicht, für Betriebe in Österreich passt deshalb sevdesk besser.
GetMyInvoices
Wer jeden Monat Rechnungen von Telefonanbieter, Onlinehändlern und Softwarediensten einzeln aus Kundenportalen herunterlädt, bekommt diese Arbeit von GetMyInvoices abgenommen. Die Software meldet sich selbst bei über 10.000 Portalen an, holt Rechnungen auch aus verbundenen Postfächern und liest Datum, Betrag und Steuersatz aus. Gebucht wird weiter im gewohnten Programm, etwa in DATEV, Lexware Office oder sevdesk. Abgerechnet wird nach Belegen und Portalen: Essential kostet 19 Euro im Monat für 20 Belege und fünf Portale. Die Belegzahl ist hart gedeckelt, bei 60 Rechnungen im Monat brauchst du deshalb Standard für 59 Euro. Kommen ohnehin alle Rechnungen per Mail, genügt sevdesk allein.
Vic.ai
Für Finanzabteilungen mit sehr vielen Eingangsrechnungen, etwa in Logistik, Bau oder Handel, ist Vic.ai gebaut. Die Software erkennt Rechnungen ohne Vorlage je Lieferant, kontiert sie anhand früherer Buchungen und lernt aus jeder Korrektur. Was nicht zur Bestellung passt, landet als Ausnahme in der Freigabe, der Rest geht fertig ins ERP-System. Einen Preis nennt der Anbieter erst nach einer Vorführung, eine Testphase gibt es nicht. Für den deutschsprachigen Raum wiegen drei Punkte schwer: keine fertige Anbindung an DATEV oder BMD, alles nur auf Englisch und eine Datenschutzerklärung, die weltweite Verarbeitung nennt. Bei wenigen hundert Rechnungen im Jahr lohnt sich das Gespräch kaum.
Sage Intacct
Sage Intacct ist Konzernbuchhaltung aus der Cloud. Hauptbuch, Kreditoren, Debitoren, Projektabrechnung und die Konsolidierung mehrerer Gesellschaften und Währungen laufen in einem System. Merkmale wie Standort oder Projekt hängen an der Buchung, statt dass für jede Auswertung neue Konten entstehen. Das erspart der Finanzabteilung am Monatsende viel Tabellenarbeit. Der Einstieg liegt laut deutscher Produktseite bei 1.390 Euro im Monat, die Einführung läuft über Partner und dauert Monate. Auf der österreichischen Produktübersicht führt Sage das System allerdings nicht, die Lokalisierung betrifft ELSTER und DATEV. Für einen Betrieb ohne Konzernstruktur genügt sevdesk oder WISO MeinBüro.
Power Automate
Arbeitet dein Betrieb ohnehin mit Microsoft 365, automatisierst du mit Power Automate die Wege rund um die Buchhaltung: Eine Rechnung kommt per Mail, wird nach festen Regeln abgelegt und geht zur Freigabe an die zuständige Führungskraft. Abläufe mit Standardverbindungen sind in der Lizenz enthalten, dazu zählen neben Outlook und SharePoint auch Gmail oder Dropbox. Braucht die Anbindung an dein Buchhaltungsprogramm eine Premium-Verbindung, kostet das 13 Euro je Nutzer und Monat. Welche Verbindung zu welcher Gruppe gehört, steht in Microsofts Liste der Standardverbindungen. Buchen kann Power Automate selbst nicht, es verbindet das Buchhaltungsprogramm mit dem Rest des Büros.
Worauf es bei Buchhaltungssoftware ankommt
Die folgenden Kriterien helfen dir, Buchhaltungssoftware gezielt zu vergleichen. Vorher sollte feststehen, wo heute der größte Aufwand entsteht und wofür die Software vor allem da sein soll: für die laufende Buchhaltung, für die Zusammenarbeit mit der Kanzlei oder als Grundlage für das ganze Finanzwesen.
Checkliste
- Belegerfassung: Gute Software liest Beträge, Umsatzsteuer und Lieferanten aus Rechnungen und Kassenbelegen selbst aus, per Texterkennung und KI auch aus Handyfotos oder schlecht gescannten Dokumenten. Wie zuverlässig das gelingt, unterscheidet sich deutlich. Teste die Erkennung deshalb mit deinen eigenen Belegen, nicht mit den Beispielen des Anbieters.
- Vorkontierung: Die Software lernt aus früheren Buchungen und schlägt bei wiederkehrenden Rechnungen das passende Sachkonto vor. Je mehr deiner Korrekturen in die Vorschläge zurückfließen, desto seltener musst du eingreifen.
- Steuerrecht des Landes: Die Software muss die steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben des Landes abbilden, in dem du bilanzierst. Für österreichische Betriebe heißt das: die Vorschriften des UGB, die österreichische Umsatzsteuer und im besten Fall eine Übermittlung an FinanzOnline. Viele Programme kommen aus Deutschland und melden nur über ELSTER, eine eigene österreichische Fassung ist deshalb ein echtes Auswahlkriterium.
- Unveränderbare Aufbewahrung: Steuerrelevante Daten müssen so aufbewahrt werden, dass sich nachträglich nichts unbemerkt ändern lässt, und bei einer Betriebsprüfung verlangt das Finanzamt einen strukturierten Zugriff darauf. Achte darauf, dass festgeschriebene Buchungen gesperrt sind und sich der gesamte Datenbestand in einem prüffähigen Format exportieren lässt.
- Zusammenarbeit mit der Kanzlei: Am bequemsten ist ein eigener Kanzleizugang, über den die Steuerberatung direkt im System arbeitet. Sonst braucht es einen Export, den die Kanzlei einlesen kann. In Deutschland ist das DATEV, in Österreich arbeiten viele Kanzleien mit BMD, und nicht jedes Programm liefert dafür eine direkte Übergabe.
- Bankanbindung und Schnittstellen: Der Kontoabruf holt die Umsätze und ordnet Zahlungen den offenen Rechnungen zu, das spart im Alltag die meiste Zeit. Bei manchen Anbietern fehlt er im Einstiegstarif. Daneben zählen fertige Anbindungen an Onlineshop, Kassensystem oder Lohnverrechnung und eine dokumentierte API für eigene Verbindungen.
- E-Rechnung: Öffentliche Auftraggeber und immer mehr Unternehmen verlangen Rechnungen in einem strukturierten Format, in Deutschland etwa XRechnung oder ZUGFeRD, in Österreich zum Beispiel für Rechnungen an Bundesdienststellen. Ein PDF genügt dafür nicht, die Software muss solche Rechnungen erstellen und empfangen können.
- Benutzer und Rechte: Im Finanzbereich braucht es klare Rollen: Wer darf buchen, wer Zahlungen freigeben, wer die Bankverbindung eines Lieferanten ändern? Ein Vier-Augen-Prinzip bei Zahlungen und ein Protokoll aller Änderungen schützen auch vor Betrug mit gefälschten Rechnungen. Viele Tarife enthalten nur einen Benutzer, jeder weitere kostet extra.
- Datenschutz und Datensicherheit: Buchhaltungsdaten verraten viel über dein Unternehmen und enthalten personenbezogene Angaben zu Kunden, Lieferanten und Beschäftigten. Wichtig sind deshalb der Serverstandort, ein Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Zertifizierung wie ISO 27001, dazu Verschlüsselung und regelmäßige Backups. Was dabei rechtlich gilt, erklärt unser Beitrag KI und DSGVO.
- Auswertungen und Prognosen: Neben der Erfassung zählt, was die Software aus den Daten macht: laufende Auswertungen zu Liquidität und offenen Posten, Hinweise auf ungewöhnliche Ausgaben oder eine Vorschau, wie sich der Kontostand in den nächsten Wochen entwickelt. Für die Geschäftsführung ist das oft der eigentliche Gewinn.
- Abrechnungsmodell: Die Anbieter rechnen sehr unterschiedlich ab, je Benutzer, nach Belegzahl oder nach Jahresumsatz. Rechne deshalb mit deinem tatsächlichen Mengengerüst und mit den Modulen, die du in zwei, drei Jahren brauchst. Ein Wechsel gelingt am saubersten zum Beginn eines Geschäftsjahres.
Einsatzbereiche für Buchhaltungssoftware
- Eingangsrechnungen verarbeiten: Bei hohem Belegaufkommen liest die Software Beträge, Steuersätze und Lieferanten aus, schlägt die Kontierung vor und markiert unsichere Fälle zur Prüfung. Die Buchhaltung kontrolliert dann nur noch die Ausnahmen, statt jede Rechnung abzutippen.
- Zahlungen abgleichen und mahnen: Über die Bankanbindung kommen alle Umsätze automatisch in die Buchhaltung und werden den offenen Rechnungen zugeordnet. Von Hand bleiben nur Zahlungen, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen. Bleibt eine Zahlung aus, verschickt die Software Erinnerungen nach festgelegten Mahnstufen.
- Umsatzsteuer und Abschluss vorbereiten: Aus den laufenden Buchungen entstehen Umsatzsteuerauswertung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Gewinn- und Verlustrechnung, ohne dass etwas doppelt erfasst wird. Die Kanzlei greift auf denselben Datenbestand zu und muss vor der Voranmeldung keine Belege mehr nachfordern.
- Controlling für die Geschäftsführung: Liquidität, offene Posten und der Deckungsbeitrag je Projekt stehen jederzeit aktuell bereit. Die Geschäftsführung sieht denselben Stand wie die Buchhaltung, ohne auf die monatliche Auswertung der Kanzlei zu warten.
- Rechnungen freigeben: Eingangsrechnungen gehen nach Betrag oder Kostenstelle automatisch an die zuständige Führungskraft, die im Browser oder in der App freigibt. Später ist nachvollziehbar, wer welche Zahlung genehmigt hat. Wie sich solche Abläufe ohne Programmierung bauen lassen, zeigt unser Beitrag zu Workflow-Automatisierungstools.
Welche Buchhaltungssoftware für welche Aufgabe?
Wenn du einen kleinen Betrieb in Österreich führst und die laufende Buchhaltung selbst erledigst, ist sevdesk unsere erste Empfehlung: Es gibt eine eigene österreichische Fassung, und deine Kanzlei arbeitet über einen eigenen Zugang mit. Für bestimmte Aufgaben passen andere Tools besser:
- Buchhaltung nach deutschem Steuerrecht führen: WISO MeinBüro
- Rechnungen aus vielen Lieferantenportalen einsammeln: GetMyInvoices
- Große Mengen an Eingangsrechnungen kontieren: Vic.ai
- Mehrere Gesellschaften in einem Abschluss zusammenführen: Sage Intacct
- Freigaben und Ablage in Microsoft 365 automatisieren: Power Automate
Häufige Fragen
Nur mit Einschränkungen. Viele deutsche Programme melden die Umsatzsteuer über ELSTER und arbeiten mit dem deutschen Kontenrahmen. WISO MeinBüro nennt keine Anbindung an FinanzOnline, Sage Intacct fehlt auf der österreichischen Produktübersicht. sevdesk führt eine eigene österreichische Fassung, die Umsatzsteuervoranmeldung reichst du aber auch dort selbst oder über die Kanzlei bei FinanzOnline ein.
Für einen kleinen Betrieb beginnt die eigentliche Buchhaltung bei rund 20 Euro im Monat. sevdesk kostet im Tarif Buchhaltung 19,90 Euro bei zwei Jahren Laufzeit, WISO MeinBüro mit Kontoabgleich 19,90 Euro netto bei Jahreszahlung. Nach oben ist viel Spielraum: Sage Intacct beginnt laut deutscher Produktseite bei 1.390 Euro im Monat. Weitere Benutzer und Zusatzmodule kommen jeweils dazu.
Beides kommt vor, manche Anbieter staffeln zusätzlich nach Umsatz. sevdesk enthält in jedem Tarif einen Benutzer, jeder weitere kostet 5,90 Euro im Monat. GetMyInvoices rechnet nach Belegen und Portalverbindungen ab, die Teamgröße spielt für die Stufe kaum eine Rolle. Bei WISO MeinBüro endet der Einstiegstarif bei 25.000 Euro Umsatz im Jahr, die nächste Stufe bei 120.000 Euro.
Für die eigentliche Buchhaltung kaum. sevdesk hat einen dauerhaft kostenlosen Zugang, der auf drei Rechnungen im Monat begrenzt ist und keine Buchhaltung enthält. Einen Test über 14 Tage bieten sevdesk, WISO MeinBüro und GetMyInvoices. Vic.ai hat weder einen Gratiszugang noch eine Testphase und nennt den Preis erst nach einer Vorführung.
In der Regel ja, vor allem für den Jahresabschluss und steuerliche Fragen. Die Software erfasst Belege, bucht laufend und liefert die Auswertungen, die Bilanz erstellt weiterhin die Kanzlei. sevdesk und WISO MeinBüro geben ihr dafür einen eigenen Zugang zu deinem Datenbestand. Wie weit KI im Steuerrecht heute trägt, beschreibt unser Gespräch zu hybrider KI im Steuerrecht.
Das hängt vom Anbieter ab. sevdesk und GetMyInvoices nennen Server in Deutschland, WISO MeinBüro speichert im eigenen Rechenzentrum in Neunkirchen und bietet zusätzlich eine Windows-Fassung für den eigenen Rechner. Vic.ai nennt in der Datenschutzerklärung eine weltweite Verarbeitung, für Sage Intacct veröffentlicht Sage keinen Standort. Worauf es dabei ankommt, erklärt unser Beitrag KI und DSGVO.
Sobald die Belege über viele Quellen verstreut sind oder die Menge groß wird. GetMyInvoices holt Rechnungen aus über 10.000 Lieferantenportalen und reicht sie an dein Buchhaltungsprogramm weiter. Bei Hunderten Rechnungen im Monat und einem ERP-System kommt Vic.ai infrage, das auch die Kontierung übernimmt. Kommen alle Rechnungen per Mail, genügt dein Buchhaltungsprogramm.
Genug Benutzer im Tarif und abgestufte Rechte. sevdesk enthält in jedem Tarif einen Benutzer, jeder weitere kostet 5,90 Euro im Monat. WISO MeinBüro bringt im Tarif Auftragswesen zwei und in der Warenwirtschaft fünf Benutzer mit, jeder weitere kostet 6 Euro. Für Zahlungen brauchst du außerdem Freigabestufen nach Betrag und ein Protokoll über jeden Zugriff.
Kleinere Programme führen meist einen Betrieb je Abo. Für eine Holding oder Tochtergesellschaften im Ausland brauchst du Konsolidierung und Fremdwährungen. Sage Intacct führt Gesellschaften und Währungen in einer Umgebung und gleicht konzerninterne Vorgänge beim Abschluss aus. Der Einstieg liegt in Deutschland bei 1.390 Euro im Monat, auf der österreichischen Produktübersicht fehlt das System.
Ja, mit einer Automatisierungsplattform. Power Automate leitet Rechnungen durch mehrstufige Freigaben und legt Belege nach festen Regeln ab, dein Buchhaltungsprogramm bleibt unverändert. Innerhalb von Microsoft 365 brauchst du dafür keine Zusatzlizenz, für Premium-Verbindungen wie SQL oder Dynamics 365 die Premium-Lizenz für 13 Euro je Nutzer und Monat, Gmail oder Dropbox zählen zu Standard. Andere Wege zeigt unser Überblick zu Workflow-Automatisierungstools.
