Vic.ai
Vic.ai ist eine KI-Software für die Finanzbuchhaltung, die Eingangsrechnungen automatisiert verarbeitet und kontiert. Das Tool liest Rechnungsdaten aus, ordnet sie passenden Lieferanten und Buchungskonten zu und erstellt Buchungsvorschläge in gängigen ERP- und Accounting-Systemen. Es erkennt Abweichungen, markiert Ausnahmen und leitet sie zur Prüfung und Freigabe weiter. Teams erhalten so konsistente Workflows für Rechnungseingang und Abstimmung bei weniger manueller Datenerfassung.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Automatische Rechnungserfassung
- ERP-Integration
- Benutzerfreundliche Oberfläche
Nachteile
- Hoher Implementierungsaufwand
- Hohe Kosten
- Englischsprachiger Support
Funktionen
- Autonome Rechnungsverarbeitung: KI-gestützte Erfassung und Kontierung von Rechnungsdaten (Kopf- und Positionsdaten) ohne Vorlagen.
- PO Matching (Bestellabgleich): Automatischer 2-Wege- oder 3-Wege-Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen.
- Genehmigungsworkflows: Intelligente Weiterleitung von Rechnungen an die richtigen Genehmiger basierend auf historischen Daten.
- VicPay: Übernimmt die B2B-Zahlungsabwicklung automatisch nach Genehmigung der Rechnungen, inklusive Zahlungsplanung und -ausführung.
- VicAnalytics: Echtzeit-Dashboards zur Analyse von Prozesszeiten, Genauigkeit und Ausgabenmustern.
- VicCard: Firmenkreditkarten für Ausgabenmanagement mit KI-Überwachung.
Setup
Sprache
Datenschutz
Unsere Bewertung
Produktivität
Vic.ai entlastet die Buchhaltung deutlich: Rechnungsdaten werden weitgehend automatisch erfasst. Durchlaufzeiten verkürzen sich und Fehlerquellen bei der Dateneingabe sinken. Punktabzug gibt es, weil Zahlungen weiterhin über andere Systeme abgewickelt werden müssen.
Benutzerfreundlichkeit
Vic.ai bietet eine übersichtliches Interface, mit der sich Rechnungen nach der Einrichtung mit wenig manueller Eingabe bearbeiten lassen. Gleichzeitig erfordert die Einführung mit ERP-Integration, Konfiguration der Abläufe und Training der KI einen hohen Projektaufwand. Die Produktivität steigt zusätzlich durch die Integration von VicPay, da der Medienbruch zur Bank entfällt. Rechnungen können direkt nach der Freigabe aus dem System heraus bezahlt werden.
Kundensupport
Support und Onboarding wirken insgesamt professionell, sind aber klar auf englischsprachige Enterprise-Kunden in den USA ausgerichtet. Für österreichische KMU bleiben fehlende deutschsprachige Ansprechpersonen, unklare 24/7-Verfügbarkeit und teils langsamere Reaktionszeiten ein relevantes Risiko.
Einsatzbereiche
- Rechnungsverarbeitung: Die Software erfasst eingehende Belege aus unterschiedlichen Kanälen wie E-Mail oder direktem Upload. Dabei liest das System relevante Daten wie Rechnungsbetrag, Datum und Lieferant selbstständig aus. Du sparst dir das manuelle Abtippen dieser Informationen in dein Buchhaltungssystem.
- Kontierung: Auf Basis historischer Daten schlägt das System passende Sachkonten und Kostenstellen vor. Die Technologie lernt aus vergangenen Buchungen und passt ihre Zuordnungen bei neuen Rechnungen kontinuierlich an. So erhältst du für jeden Geschäftsvorfall einen vorbereiteten Buchungssatz. Fachkräfte in der Buchhaltung überprüfen diese Vorschläge abschließend und nehmen bei Bedarf Korrekturen vor.
- Freigabemanagement: Das Tool leitet Rechnungen digital an die verantwortlichen Personen im Unternehmen weiter. Du hinterlegst dafür klare Regeln, wer welche Beträge oder Lieferanten freigeben muss. Die Beteiligten sichten und genehmigen die Belege direkt in der Anwendung. Dieser Prozess sorgt für nachvollziehbare Abläufe und verhindert Liegezeiten von Dokumenten in Postfächern.
- Bestellabgleich: Eingehende Rechnungen vergleicht das System automatisch mit den zugehörigen Bestellungen aus dem ERP-System. Abweichungen bei Preisen oder Mengen erkennt die Software auf Positionsebene sofort. Du erhältst bei Unstimmigkeiten eine direkte Warnung und klärst den Sachverhalt anschließend mit dem Lieferanten. Das stellt sicher, dass dein Unternehmen nur tatsächlich bestellte und gelieferte Waren bezahlt.
Screenshots
Preis
Das Preismodell basiert auf individuellen Angeboten ohne öffentliche Transparenz, wobei mit monatlichen Kosten im vierstelligen Bereich zu rechnen ist. Aufgrund dieser hohen Einstiegsschwelle ist die Lösung für viele mittelständische Unternehmen oft wirtschaftlich nicht attraktiv, sofern keine sehr hohen Rechnungsvolumina vorliegen.
Unser Fazit
Vic.ai positioniert sich klar als hochspezialisierte Lösung für Finanzabteilungen, die ihre Kreditorenbuchhaltung weitgehend automatisieren möchten. Im Vergleich zu klassischen Buchhaltungstools liegt der Fokus weniger auf Basisfunktionen als auf autonomer Verarbeitung und datengetriebenen Entscheidungen. KI ist hier kein Zusatzfeature, sondern Kern der Plattform – etwa bei autonomer Rechnungsverarbeitung, Echtzeit-Insights und Ausgabenmanagement.
Häufige Fragen
Die KI ist primär auf maschinell erstellte Dokumente trainiert, erkennt aber oft handschriftliche Korrekturen oder Notizen, sofern diese gut lesbar sind. Der Fokus liegt jedoch klar auf der digitalen Prozessoptimierung von Standardrechnungen.
Ja, Vic.ai ist darauf ausgelegt, als zentrale Ebene über verschiedenen ERP-Instanzen zu liegen. Das ist ideal für Konzerne, die durch Zukäufe eine fragmentierte IT-Landschaft haben.
Vic.ai nutzt einen hybriden Ansatz: Es gibt ein globales Modell, das aus Millionen Rechnungen aller Kunden lernt („Scharmintelligenz“), und ein spezifisches Modell, das sich an Ihre individuellen Buchungsregeln anpasst.
Wenn ein Buchhalter den Vorschlag der KI korrigiert, fließt diese Information sofort zurück in das System. Die KI lernt aus dieser Korrektur und macht den gleichen Fehler beim nächsten Mal wahrscheinlich nicht mehr.
Nein, es verschiebt deren Aufgabenbereich von der Dateneingabe hin zur Kontrolle und Analyse. Vic.ai übernimmt die repetitive Fleißarbeit, sodass das Team sich auf Ausnahmen und strategische Finanzthemen konzentrieren kann.
Die Basis-Genauigkeit ist dank des globalen Modells ab Tag 1 hoch (oft über 80-90%). Die volle, kundenspezifische Autonomie wird meist nach einigen Wochen regulären Betriebs erreicht, wenn die KI Ihre spezifischen Lieferanten „kennengelernt“ hat.
Ja, das ist eine der Stärken der KI. Sie flaggt Duplikate (auch wenn Rechnungsnummern leicht variieren) und erkennt Anomalien, wie z.B. ungewöhnlich hohe Beträge für einen bestimmten Lieferanten.
Nein, das ist nicht nötig. Vic.ai verarbeitet PDFs, Bilddateien und E-Mails so, wie sie kommen, ohne dass Lieferanten sich an ein Portal oder Format anpassen müssen.
Ja, mit „VicCard“ bietet das Unternehmen eine integrierte Lösung für Ausgabenmanagement, bei der Transaktionen direkt erfasst und mit der Buchhaltung abgeglichen werden.
Eher nicht, da die Stärke der „Autonomie“ erst bei hohen Volumina (hunderte Rechnungen) die Kosten rechtfertigt. Für sehr kleine Betriebe sind einfachere Tools wie DATEV Unternehmen online oder Lexware meist passender.
