Wer in Österreich ein Dokumentenmanagementsystem sucht und den Hersteller im eigenen Land haben will, landet schnell bei inPoint. Dahinter steht die H&S Heilig und Schubert Software AG mit Sitz in Wien, Niederlassungen in Nürnberg und Hünenberg und rund 35 Beschäftigten. inPoint erfasst, verschlagwortet, archiviert und durchsucht Dokumente; eine KI ordnet eingehende Belege zu, liest Inhalte aus und beantwortet Fragen zum Bestand im Chat. Zwei Wege führen hinein: inPoint.Go als fertig eingerichtete Mietlösung für den Mittelstand und inPoint.Enterprise als Projekt mit eigener Einrichtung. Beide teilen denselben Kern.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Aktenstruktur direkt in Outlook
- Chat und Kurzfassung über den eigenen Bestand
- Wahl zwischen Cloud, eigenem Serverraum und Mischbetrieb
- Hersteller aus Österreich mit deutschsprachigem Support
Nachteile
- KI erst ab der mittleren Mietstufe
- Aufwendige Ersteinrichtung und Rechteverwaltung
- Versionswechsel binden Zeit
- Keine Angabe zum verwendeten KI-Modell
Funktionen
- Outlook als Arbeitsplatz: Blendet die Aktenstruktur als Seitenleiste in Outlook ein, sodass Mails per Ziehen in die richtige Akte wandern, ohne das Programm zu wechseln.
- Langzeitarchiv nach GoBD: Legt Mails und Dokumente unveränderbar ab und protokolliert jeden Zugriff, nach Anbieterangabe entlang der GoBD-Vorgaben.
- Belegerkennung mit Nachlernen: Liest Metadaten aus Scans und Mails aus und zieht Korrekturen der Anwender in die nächste Klassifizierung ein.
- Chat über den eigenen Bestand: Beantwortet ganze Fragen zu abgelegten Dokumenten und findet auch Treffer, die anders formuliert sind als die Frage.
- Kurzfassung beim Ablegen: Erzeugt beim Hochladen eine Zusammenfassung und trägt sie ins Beschreibungsfeld, sodass der Inhalt ohne Öffnen erkennbar ist.
- Ablaufgestaltung ohne Programmierung: Baut Freigabeketten für Rechnungen, Urlaubsanträge oder Verträge im Baukasten zusammen, in der Einstiegsstufe allerdings nicht enthalten.
- Drei Betriebsarten: Läuft im deutschen Rechenzentrum, im eigenen Serverraum oder gemischt, nach Anbieterangabe mit gleichem Funktionsumfang.
- Abgleich mit der Sollliste: Prüft eine Projekt- oder Vertragsakte gegen die hinterlegten Pflichtunterlagen und meldet, was fehlt.
Setup
Sprache
Datenschutz
Unsere Bewertung
Produktivität
inPoint verkürzt die Suche nach Mails und Dokumenten, nimmt der Buchhaltung Schritte bei der Rechnungsfreigabe ab und hält Aufbewahrungsfristen ohne Zutun nach. Das spart im Alltag Zeit und verhindert Fehlablagen. Punktabzug gibt es, weil größere Versionswechsel Zeit binden und Anwender in Bewertungen die Sortier- und Filtermöglichkeiten als knapp beschreiben.
Benutzerfreundlichkeit
Die Einbindung in Microsoft Outlook und ein digitaler Assistent machen die tägliche Dokumentenarbeit für das Team sehr einfach. Punktabzüge gibt es für die Ersteinrichtung und die Verwaltung im Hintergrund, die ohne technisches Fachwissen oder externe Hilfe kaum zu bewältigen sind.
Kundensupport
Der Support von H&S wird als sehr schnell, fachlich stark und langfristig verlässlich beschrieben, inklusive deutschsprachiger Betreuung und guter Dokumentation mit KI-Assistenz.
Einsatzbereiche
Rechnungseingang: inPoint nimmt eingehende Rechnungen an, liest Betrag, Datum und Lieferant aus und schickt den Beleg an die zuständige Freigabe. Die Anbindung an die Buchhaltung übernimmt die Verbuchung. Freigegeben wird von Hand, das System protokolliert, wer wann zugestimmt hat.
Vertragsablage: Verträge liegen in digitalen Akten mit Laufzeit, Kündigungsfrist und Zuständigkeit. Das System meldet Stichtage, bevor eine Frist verstreicht, und hält jede Fassung nachvollziehbar vor. Ein Berechtigungskonzept regelt, wer vertrauliche Inhalte sieht. Die rechtliche Bewertung bleibt beim Menschen.
Schriftverkehr archivieren: Post aus Exchange-Postfächern und Microsoft Teams wandert in die zugehörige Kundenakte. Mitarbeiter greifen aus Outlook heraus darauf zu, über eine Seitenleiste im gewohnten Fenster. Aufbewahrungsfristen steuert das System nach festen Regeln, die endgültige Löschung gibt ein Mensch frei.
Auskunft aus dem Bestand: Der Chat-Assistent beantwortet Fragen in ganzen Sätzen, etwa nach Mietverträgen mit zweimonatiger Kündigungsfrist, und sucht dabei nach Sinn statt nach Stichwort. Beim Hochladen legt die KI zusätzlich eine Kurzfassung in das Beschreibungsfeld.
Projektakten: Lieferscheine, Pläne und Abnahmeprotokolle liegen je Projekt zusammen, erreichbar über den Browser von jedem Standort. Das System gleicht den Bestand mit einer Sollliste ab und meldet fehlende Unterlagen. Externe bekommen kontrollierte Zugänge, ohne den Rest zu sehen.
Screenshots
Preis
inPoint hat zwei Preiswelten. Dazu kommt eine dritte Abrechnungsart. Die Mietlösung inPoint.Go trägt feste Sätze je Nutzer und Monat, inPoint.Enterprise rechnet der Hersteller als Projekt ab, aus Lizenzen und Einrichtungsaufwand. Die reinen Archivierungsbausteine berechnet H&S nach Menge, nicht nach Köpfen.
- Digital Basic: ab 24 Euro. Aktenstrukturen, Ablage, Microsoft-365-Anbindung, digitale Unterschrift. Ohne KI.
- Digital Plus: ab 34 Euro. Erst hier kommen automatische Belegabholung, Inhaltsauslesung und der Chat-Assistent.
- Digital Premium: ab 48 Euro. Zusätzlich Ablaufgestaltung, E-Mail- und Teams-Archivierung, Vorlagenverwaltung.
- inPoint.Enterprise: individuelles Angebot. Anforderungsworkshop, Machbarkeitsnachweis, Umsetzung, Schulung.
Getrennt buchbar sind Teams-Archivierung ab 2,50 Euro je Nutzer und Monat, E-Mail-Archivierung ab 150 Euro im Monat für 100 Postfächer, Dateiserver ab 85 Euro im Monat je Terabyte und SAP-Archivierung ab 12.000 Euro Festpreis je Server. Der Sprung von Basic auf Plus ist der eigentliche KI-Kauf, alles darunter bleibt digitale Ablage. Dreißig Tage Test kosten nichts (Beträge von hs-soft.com, abgerufen am 19.09.2026).
Unser Fazit
inPoint ist für uns die naheliegende Wahl, wenn ein Dokumentenmanagement in Österreich gekauft und auch von dort betreut werden soll. Hinter dem Produkt steht die H&S Heilig und Schubert Software AG aus Wien mit rund 35 Beschäftigten, der Support antwortet auf Deutsch, und die Aktenstruktur liegt direkt in Outlook, wo die meisten Belege ohnehin ankommen. Die KI beginnt erst in der mittleren Mietstufe: Digital Basic ab 24 Euro je Nutzer und Monat ist digitale Ablage, Belegabholung, Inhaltsauslesung und der Chat über den eigenen Bestand kommen ab 34 Euro mit Digital Plus. Welches Modell dahinter arbeitet, sagt der Hersteller nicht. Wer ein quelloffenes System und volle Kontrolle über den Serverraum will, fährt mit agorum core besser. Büros mit ein paar hundert Dokumenten im Jahr holen den Einrichtungsaufwand nie herein.
Häufige Fragen
Der Hersteller beantwortet das öffentlich nicht eindeutig. H&S beschreibt für die Mietlösung eine Verarbeitung in deutschen Rechenzentren auf Microsoft Azure, nennt in den frei zugänglichen Unterlagen aber weder das verwendete Modell noch eine ausdrückliche Zusage gegen Training mit Kundeninhalten. Wer darauf angewiesen ist, verlangt die Zusage schriftlich im Auftragsverarbeitungsvertrag (geprüft am 19.09.2026).
Einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließt H&S mit Kunden ab. Die Datenschutzerklärung hält fest, personenbezogene Daten gelangten nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung an Auftragsverarbeiter. Als Ablageort der Mietlösung nennt der Hersteller Microsoft Azure in Deutschland; inPoint.Enterprise läuft wahlweise in der EU-Cloud, im eigenen Rechenzentrum oder gemischt. Den Vertragstext veröffentlicht H&S nicht (Anbieterangaben, abgerufen am 19.09.2026).
Die KI beginnt erst in der mittleren Stufe. Digital Basic bringt Aktenstrukturen, Ablage, Microsoft-365-Anbindung und digitale Unterschrift, ohne Belegerkennung und ohne Chat. Digital Plus ergänzt automatische Abholung, Inhaltsauslesung und den Assistenten. Digital Premium öffnet Ablaufgestaltung sowie E-Mail- und Teams-Archivierung. Kontingente zu Speicher, Mindestnutzerzahl und Vertragslaufzeit nennt der Hersteller öffentlich nicht.
Der Bestand liegt in Standardformaten auf einer Datenbank. Dokumente, Metadaten und Aktenstruktur holt ein Betrieb darauf gesammelt heraus, ohne herstellereigene Umwandlung. Einen festen Ausfuhrweg in der Oberfläche nennt H&S nicht, bei inPoint.Enterprise gehört der Wechsel regelmäßig zum Projektumfang. Der aufwendigere Teil bleibt, die Aktenstruktur in ein anderes System zu übertragen.
Ja, dafür gibt es inPoint.Go. Die Mietlösung kommt mit vorbereiteten Aktenplänen und braucht keine Beratung zum Start, während inPoint.Enterprise fast immer Einrichtungsarbeit durch den Hersteller voraussetzt. Dreißig Tage Test kosten nichts. Unterhalb von etwa zehn Arbeitsplätzen steht dem Nutzen allerdings ein Aufwand gegenüber, der sich erst bei regelmäßigem Belegaufkommen rechnet.
Das hängt an der Betriebsart. inPoint.Go braucht die Verbindung zur Cloud, dort steht bei einem Ausfall auch der Zugriff auf die Akten. Eine Installation im eigenen Serverraum arbeitet im Haus weiter, solange das interne Netz läuft. Wer auf durchgehende Verfügbarkeit angewiesen ist, wählt die eigene Installation oder den Mischbetrieb.
Ja, über Leserechte auf abgegrenzte Zeiträume. Ein Prüfer bekommt Zugang zu den betroffenen Akten, ohne den übrigen Bestand zu sehen, und das Archiv weist jede Änderung mit Fassung und Zeitpunkt aus. H&S richtet die Ablage nach eigener Angabe an den GoBD-Vorgaben aus. Ob das im Einzelfall genügt, beurteilt die Steuerberatung, nicht das Werkzeug.
Der Hersteller legt sich öffentlich nicht fest. H&S beschreibt die KI-Funktionen als Belegerkennung, Inhaltsauslesung, Kurzfassung und Chat, nennt auf den Produktseiten aber kein konkretes Modell und keinen Modellanbieter. Für die Mietlösung gibt H&S Microsoft Azure in Deutschland als Betriebsumgebung an. Wer eine bestimmte Modellherkunft braucht, klärt das vor Vertragsschluss (geprüft am 19.09.2026).
Die Korrekturen der Anwender fließen zurück. H&S beschreibt die Belegerkennung als lernendes Verfahren: Ordnet ein Mitarbeiter einen Beleg um oder bessert ein ausgelesenes Feld nach, zieht das System diese Entscheidung in die nächste Klassifizierung ein. Eine Neuprogrammierung braucht es dafür nicht. Wie schnell die Trefferquote steigt, hängt an der Menge gleichartiger Belege.
Der Markt ist dicht besetzt. H&S selbst nennt d.velop, DocuWare, Easy Software, ELO Digital Office und M-Files als Wettbewerber, alle fünf aus dem deutschsprachigen Raum und in derselben Größenordnung. Aus dem hier besprochenen Bestand liegt agorum core am nächsten: quelloffen und im Eigenbetrieb, dafür ohne fertige Mietstufen.
