agorum core pro hängt als Netzlaufwerk im Datei-Explorer, statt die Arbeit in eine Weboberfläche zu verlegen. Das Dokumentensystem der agorum Software GmbH aus Ostfildern verwaltet Dateien, E-Mails und Akten an einer Stelle, hält jede Änderung als Version fest und archiviert nach den Anforderungen der GoBD. Zwei Ebenen kommen getrennt dazu: ALBERT | AI verbindet den Bestand mit einem Sprachmodell nach Wahl, lokal oder in der Cloud, und NORA | 360° verknüpft Personen, Vorgänge und Dokumente zu einem Netz. Daneben steht die quelloffene Ausgabe agorum core open ohne Lizenzkosten bereit, der grafische Editor für Abläufe bleibt jedoch der Pro-Fassung vorbehalten.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Volltextsuche über den gesamten Bestand
- Ablage als gewohntes Netzlaufwerk
- Sprachmodell frei wählbar, auch lokal
- Quelloffene Ausgabe ohne Lizenzkosten
Nachteile
- Hoher Einarbeitungsaufwand
- Keine eigene App für Handy und Tablet
- Technisch anspruchsvolle Verwaltung
- KI-Nutzung wird zweimal abgerechnet
Funktionen
- Ablage als Netzlaufwerk: Der Bestand erscheint in Windows, macOS und Linux als Laufwerk, Dateien wandern aus dem gewohnten Programm heraus in die Ablage.
- Sprachmodell nach Wahl: ALBERT bindet Claude, OpenAI, Gemini, Mistral oder ein lokal betriebenes Modell an, die Entscheidung trifft der Betrieb selbst.
- Auskunft aus den eigenen Akten: Die KI antwortet auf Grundlage abgelegter Dokumente und beachtet dabei die Rechte der fragenden Person.
- Editor für Abläufe: Ein grafischer Editor verbindet fertige Bausteine und eigene Skripte zu Abläufen wie Rechnungsfreigabe oder Urlaubsantrag. In der quelloffenen Ausgabe fehlt er.
- Vorgangsnetz NORA: Personen, Verträge, Aufgaben und Schriftverkehr hängen als Netz zusammen, eine Person trägt dabei mehrere Rollen gleichzeitig.
- Lückenloses Änderungsprotokoll: Zu jeder Änderung an einem Objekt hält das System Zeitpunkt, Person und Vorgang fest.
- Texterkennung beim Ablegen: Scans, Fotos und PDF-Dateien werden durchsuchbar gemacht und in den Suchbestand aufgenommen.
- Baukasten für eigene Anwendungen: IT-Abteilungen und Partner bauen im System kleine Fachanwendungen und passen Masken und Abläufe tief an.
Setup
Sprache
Datenschutz
Unsere Bewertung
Produktivität
Agorum core kann bei dokumentenlastigen Abläufen und der Suche nach Informationen viel Routinearbeit abnehmen und so Abläufe deutlich verschlanken, vor allem wenn Workflows und die KI-Funktionen konsequent genutzt werden. In der Praxis hängen Umfang und Konstanz der Produktivitätsgewinne aber stark von der individuellen Einführung, den eingerichteten Prozessen und der Pflege des Systems ab.
Benutzerfreundlichkeit
Die Anwendung im Alltag ist durch die Einbindung als Netzlaufwerk unkompliziert, doch die technische Einrichtung und Wartung setzen tiefgehendes Fachwissen voraus. Ohne IT-Expertise für die komplexe Konfiguration ist das System für viele kleinere Betriebe zu aufwendig in der Betreuung.
Kundensupport
Der Support von agorum core fällt durch schnelle, persönliche Hilfe auf Deutsch, eigene Schulungen in der agorum Academy und eine ausführliche Dokumentation samt offenem Forum auf. Die Wartung steckt in der Lizenz und deckt nach Anbieterangabe die aktuelle sowie die unmittelbar vorausgehende Version ab, wer weiter zurückliegt, muss zuerst aktualisieren. Punktabzug gibt es, weil der Anbieter keine festen Servicezeiten, keine Reaktionszeiten und keinen eigenen Einstieg für kleine Betriebe veröffentlicht.
Einsatzbereiche
Rechnungseingang: Das System liest eingehende Rechnungen aus und schickt sie über einen festgelegten Ablauf zur Prüfung an die zuständigen Personen. Die Zahlungsfreigabe bleibt in menschlicher Hand. Danach legt agorum den Beleg unveränderbar ab (Anbieterangabe).
Vertragsverwaltung: Alle Verträge liegen an einer Stelle, geordnet nach Zugriffsrechten. Das System überwacht Fristen und meldet anstehende Verlängerungen oder Kündigungen rechtzeitig. Jede Änderung bleibt als Version nachvollziehbar, die Freigabe durchläuft einen festgelegten Weg.
Personalakte: Arbeitsverträge, Zeugnisse und Bescheinigungen liegen in digitalen Akten. Ein Rechtekonzept regelt, wer welchen Teil sieht. Aufbewahrungs- und Löschfristen hinterlegt die Verwaltung im System, sodass abgelaufene Unterlagen auffallen.
Ablösung des Dateiservers: Der Bestand hängt als Laufwerk im Explorer, die Volltextsuche greift auf Inhalte und Merkmale zu. Verstreute Netzlaufwerke und lokale Ordner fallen damit weg. Wer eine Unterlage sucht, findet sie in Sekunden statt in Ordnerbäumen.
Auskunft aus dem eigenen Bestand: ALBERT beantwortet Fragen auf Grundlage der abgelegten Dokumente und hält sich dabei an die Rechte des Fragenden. Für Fachbegriffe und interne Kürzel dient der eigene Bestand als Vorlage.
Screenshots
Preis
Von 32,00 auf 8,96 Euro: So weit fällt der Betrag je Nutzer zwischen einem und tausend Zugängen, denn agorum staffelt die Lizenz nach der Kopfzahl. Alle Preise gelten je Nutzer und Monat zuzüglich Umsatzsteuer. Die Wartung steckt bereits in der Lizenz.
agorum core pro
- 1 Nutzer: 32,00 Euro. Datenmenge und Abläufe ohne zusätzliche Mengenlizenz.
- 100 Nutzer: 19,20 Euro je Kopf, zusammen 1.920 Euro.
- 500 Nutzer: 9,90 Euro. Hier fällt die Lizenz unter zehn Euro, zusammen 4.950 Euro.
- 1.000 Nutzer: 8,96 Euro, zusammen 8.960 Euro. Darüber rechnet der Anbieter einzeln ab.
Die KI wird zweimal berechnet. Das Paket ALBERT | AI kostet 120 Euro für eine Million Token (Verrechnungseinheit der Sprachmodelle) im Monat und 490 Euro für zehn Millionen, das Sprachmodell selbst rechnet der jeweilige Anbieter zusätzlich nach seinen Schnittstellenpreisen ab. NORA | 360° legt 35,00 Euro je Kopf obendrauf und setzt die Pro-Lizenz voraus. Die Cloud rechnet nach Datenmenge und Verkehr (50 GB, Sicherung und Zertifikat enthalten), Anbindungen an DATEV, SAP oder Odoo kommen nur im Einzelangebot. Für Lese-Benutzer nennt agorum keinen Listenpreis: Die Dokumentation führt sie bei Miete und Cloud als eigenen Kostenfaktor neben Schreib-Benutzern, Speicherplatz und ausgehendem Verkehr, die Sätze vereinbart der Anbieter im Einzelfall (Preisliste von agorum und Dokumentation zur Cloud-Abrechnung, abgerufen am 19.09.2026).
Unser Fazit
Die Ablage hängt als Netzlaufwerk im Explorer, und genau das macht agorum core im Alltag tragfähig: Niemand gewöhnt sich an eine neue Oberfläche, die Volltextsuche greift trotzdem auf jeden Inhalt zu. Lizenziert wird nach Kopfzahl, von 32 Euro bei einem Zugang bis 8,96 Euro bei tausend, Datenmenge und Abläufe bleiben ungedeckelt. Bei der KI wird zweimal kassiert: Das Paket ALBERT beginnt bei 120 Euro für eine Million Token im Monat, die Nutzung des Sprachmodells rechnet dessen Anbieter zusätzlich ab. Dafür bestimmt das Haus selbst, welches Modell antwortet. Ein lokal betriebenes Modell hält die Inhalte im eigenen Netz, und diese Wahlfreiheit kennen wir von keinem Mietsystem. Auf 5 steht bei uns die Bedienbarkeit, und dabei bleibt es: Einrichtung und Verwaltung verlangen Fachleute, eine Anwendung für Handy oder Tablet führt das Angebot nicht. inPoint DMS verkauft dieselbe Aufgabe als Mietlösung mit Betreuung aus Wien. Kleine Büros ohne eigene Informationstechnologie scheitern an der Einführung, nicht am Preis.
Häufige Fragen
Das entscheidet das angebundene Sprachmodell. agorum liefert die Verbindung, die Auswahl und Anbindung des Modells liegt laut Anbieter beim Unternehmen selbst (abgerufen am 19.09.2026). Ein lokal betriebenes Modell hält die Inhalte im Haus, bei Claude, OpenAI oder Gemini gelten deren Geschäftsbedingungen. Die Abrechnung der Modellnutzung läuft ohnehin direkt über den jeweiligen Modellanbieter.
Beim Betrieb im eigenen Haus entfällt die Frage. Wer die Cloud mietet, findet nach Anbieterangabe Server in Deutschland und der Schweiz (abgerufen am 19.09.2026); für diesen Fall gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag in den Vertrag, den agorum als Anbieter stellt. Bei angebundenen Sprachmodellen kommt je nach Anbieter eine eigene Vereinbarung dazu.
Datenmenge und Abläufe sind nicht gedeckelt. agorum verkauft keine Mengenlizenz, gezählt werden nur die Nutzer, und der Preis je Kopf sinkt mit ihrer Zahl. Gedeckelt ist dagegen die KI: Das Paket ALBERT reicht von einer bis zehn Millionen Token im Monat, Nachschlag gibt es als Guthaben ohne Verfallsdatum (Preisliste, abgerufen am 19.09.2026).
Über das Laufwerk, ohne besonderes Ausfuhrformat. Der Bestand liegt als gewöhnliche Dateistruktur im Netzlaufwerk und lässt sich von dort kopieren. Einstellungen und Abläufe wandern über Ausfuhr und Einfuhr zwischen Systemen, etwa vom Testserver auf den Produktivserver. Wer das Haus verlässt, sichert zusätzlich die Merkmale, weil Schlagworte und Aktenstruktur in der Datenbank liegen.
Die Größe der Aufgabe macht den Unterschied. Wer nur Eingangsrechnungen einsammeln und an die Buchhaltung weiterreichen will, kommt mit GetMyInvoices schneller ans Ziel und spart sich die Einführung eines Dokumentensystems. Für ein vollständiges Dokumentensystem aus dem deutschsprachigen Raum ist inPoint DMS der nächstliegende Vergleich.
Nein, beide Wege stehen offen. Das System läuft auf eigener Hardware im Haus oder als gemieteter Dienst in der Cloud, dort rechnet agorum nach Datenmenge und Verkehr ab. Der Wechsel zwischen beiden Betriebsarten bleibt möglich, weil dieselbe Software dahintersteckt (abgerufen am 19.09.2026).
Vor allem den grafischen Editor für Abläufe. agorum core open ist nach Anbieterangabe eine vollwertige Lizenz ohne zeitliche Begrenzung, einzelne erweiterte Funktionen bleiben der Pro-Fassung vorbehalten (abgerufen am 19.09.2026). Daten, Abläufe und Einstellungen übernimmt ein späterer Umstieg unverändert, eine Neuinstallation entfällt.
Ja, weil sie den eigenen Bestand liest. ALBERT durchsucht die abgelegten Dokumente und nutzt sie als Vorlage für die Antwort, wodurch Projektkürzel und Fachjargon aus dem Haus im Ergebnis auftauchen. Die Rechte der fragenden Person begrenzen dabei, welche Unterlagen in die Antwort einfließen.
Ja, alle drei großen Systeme sind dabei. Ein Zusatzmodul hängt die Ablage unter Windows, macOS und Linux als Laufwerk ein, gearbeitet wird in der gewohnten Umgebung. Für unterwegs gibt es den Weg über den Browser, eine eigene App für Handy oder Tablet nennt der Anbieter nicht (abgerufen am 19.09.2026).
Ja, über ein eigenes Modul. agorum führt Anbindungen an DATEV, SAP und Odoo als Zusatzmodule, deren Preis nach Projekt und Menge entsteht und im Einzelangebot steht (Preisliste, abgerufen am 19.09.2026). Belege wandern darüber aus dem Dokumentensystem in die Buchhaltung, ohne dass jemand sie zweimal erfasst.
Ja, dafür ist die Archivierung gebaut. Das System legt Dokumente unveränderbar und nachvollziehbar ab und hält zu jeder Änderung Zeitpunkt, Person und Vorgang fest (Anbieterangabe, abgerufen am 19.09.2026). Die Bewertung im Einzelfall bleibt Sache der steuerlichen Beratung, weil sie auch von der Verfahrensdokumentation im Betrieb abhängt.
Im eigenen Netz läuft die Arbeit weiter. Steht der Server im Haus, bleibt der Zugriff auf Dokumente und Abläufe bestehen. Angebundene Sprachmodelle in der Cloud fallen in diesem Fall aus, ein lokal betriebenes Modell arbeitet weiter.
Sehr weit, dafür braucht es Fachleute. Der Editor verbindet fertige Bausteine mit eigenen Skripten, darüber hinaus bauen IT-Abteilungen und Partner im Baukasten eigene Fachanwendungen mit eigenen Masken. Genau diese Tiefe ist der Grund für den hohen Einarbeitungsaufwand, den kleinere Betriebe ohne eigene Informationstechnologie unterschätzen.
Ja, eine Texterkennung läuft beim Ablegen mit. Der Dienst liest Scans, Fotos und PDF-Dateien aus und nimmt die erkannten Inhalte in den Suchbestand auf. Damit greift die Volltextsuche auch auf Papierbelege zu, die vorher nur als Bild vorlagen.
