agorum core ist eine KI-gestützte Plattform für Dokumentenmanagement, digitale Akten und Workflow-Automatisierung in Unternehmen. Sie verwaltet Dokumente, E-Mails und Daten zentral, archiviert revisionssicher nach GoBD und protokolliert Änderungen nachvollziehbar. Mit der integrierten KI „ALBERT | AI“ nutzt das System wahlweise verschiedene LLMs für Chat, Automatisierung und Agentenfunktionen und greift dabei auf das Unternehmenswissen im DMS zu. „NORA | 360°“ verknüpft Dokumente, Personen, Aufgaben und Prozesse, damit Zusammenhänge in Vorgängen wie Rechnungseingang, Vertragsmanagement oder digitalem Posteingang sichtbar bleiben und Abläufe automatisch starten.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Leistungsstarke Volltextsuche
- Netzlaufwerk Integration
- Hohe Anpassbarkeit
Nachteile
- Hoher Einarbeitungsaufwand
- Eingeschränkte Mobilnutzung
- Technisch anspruchsvolle Administration
Funktionen
- DMS-Laufwerk: Integration als ganz normales Netzlaufwerk im Datei-Explorer (Windows/Mac/Linux), wodurch Nutzer ohne Umgewöhnung arbeiten können.
- KI-Integration (ALBERT): Chat mit Dokumenten, automatische Verschlagwortung, Extraktion von Daten aus Rechnungen/Verträgen und intelligente Suche.
- Workflow-Automation: Grafischer Editor zur Gestaltung von Geschäftsprozessen (z. B. Rechnungsfreigabe, Urlaubsanträge).
- Revisionssichere Archivierung: GoBD-konforme Speicherung und E-Mail-Archivierung.
- Digitales Toolkit: Baukasten-Prinzip, mit dem IT-Abteilungen oder Partner das System extrem tiefgreifend anpassen und eigene „Mini-Apps“ bauen können.
- Dashboards & Akten: Digitale Personalakten, Projektakten und konfigurierbare Übersichten.
Setup
Sprache
Datenschutz
Unsere Bewertung
Produktivität
Agorum core kann bei dokumentenlastigen Abläufen und der Suche nach Informationen viel Routinearbeit abnehmen und so Abläufe deutlich verschlanken, vor allem wenn Workflows und die KI-Funktionen konsequent genutzt werden. In der Praxis hängen Umfang und Konstanz der Produktivitätsgewinne aber stark von der individuellen Einführung, den eingerichteten Prozessen und der Pflege des Systems ab.
Benutzerfreundlichkeit
Die Anwendung im Alltag ist durch die Einbindung als Netzlaufwerk unkompliziert, doch die technische Einrichtung und Wartung setzen tiefgehendes Fachwissen voraus. Ohne IT-Expertise für die komplexe Konfiguration ist das System für viele kleinere Betriebe zu aufwendig in der Betreuung.
Kundensupport
Der Support von agorum core wird vor allem wegen der schnellen, persönlichen Hilfe auf Deutsch, der guten Schulungsangebote und der sehr umfangreichen Dokumentation positiv bewertet. Punktabzug gibt es, weil keine klaren Angaben zu festen Servicezeiten, Service Level Vereinbarungen und einem speziell auf kleinere Unternehmen zugeschnittenen Onboarding vorliegen.
Einsatzbereiche
- Rechnungswesen: Agorum core erfasst eingehende Rechnungen automatisch und liest die relevanten Daten aus. Ein digitaler Workflow leitet die Belege danach zur inhaltlichen Prüfung an die zuständigen Personen weiter. Du behältst dabei jederzeit die menschliche Kontrolle über die finale Zahlungsfreigabe. Das System legt die Dokumente abschließend revisionssicher ab.
- Vertragsmanagement: Alle Unternehmensverträge liegen zentral an einem Ort und sind nach Zugriffsrechten strukturiert. Das System überwacht bestehende Fristen und erinnert dich rechtzeitig an anstehende Verlängerungen oder Kündigungen. Änderungen an Verträgen speichert die Software als nachvollziehbare Versionen. Ein interner Freigabeprozess stellt sicher, dass nur autorisierte Personen finale Dokumente zeichnen.
- Personalwesen: Digitale Personalakten bündeln alle Mitarbeiterdokumente strukturiert und sicher. Du regelst über klare Berechtigungskonzepte, wer welche Informationen einsehen darf. Die Software sichert die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben durch definierte Aufbewahrungs- und Löschfristen.
- Archivierung: Die zentrale Dokumentenablage ersetzt verstreute Netzlaufwerke und lokale Ordner. Eine integrierte Volltextsuche durchsucht den gesamten Datenbestand nach bestimmten Wörtern oder Metadaten. Mitarbeiter finden benötigte Unterlagen auf diese Weise in wenigen Sekunden. Das System speichert alle geschäftsrelevanten Daten manipulationssicher gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Screenshots
Preis
Für mittelständische Unternehmen in Deutschland und Österreich gestaltet sich das Pricing als klassisches Nutzer-Lizenzmodell, bei dem die deutliche Preisspreizung zwischen Vollzugriffen (ca. 32 €/Monat) und günstigen Lese-Lizenzen (3,50 €/Monat) eine hohe Kosteneffizienz für Organisationen mit vielen passiven Anwendern ermöglicht. Während die Basiskosten durch die Nutzerzahl skalieren, fallen für die Cloud-Infrastruktur (ca. 104 €) sowie die KI-Module (ab 120 €) pauschale Fixkosten an.
Unser Fazit
Agorum core ist eine leistungsfähige Lösung für dokumentenintensive Betriebe, die ihre Abläufe strukturiert digitalisieren und automatisieren möchten. Besonders die starke Suche, die flexible Anpassbarkeit und die Einbindung als Netzlaufwerk überzeugen im Alltag, erfordern jedoch eine fundierte technische Betreuung und eine saubere Einführung. Für kleinere Betriebe ohne eigene Informationstechnologie-Ressourcen kann der laufende Aufwand hoch sein. Mit entsprechender Expertise bietet das System jedoch eine zukunftsfähige Basis für Dokumentenmanagement und automatisierte Prozesse.
Häufige Fragen
Nein, es besteht freie Wahl. Das System kann klassisch auf eigenen Servern (On-Premises) betrieben oder als Managed Service in der Cloud gemietet werden.
Ja, da ALBERT Zugriff auf die abgelegten Dokumente hat (RAG-Technologie), nutzt er das Unternehmenswissen als Kontext und versteht somit auch interne Projektkürzel oder Fachjargon.
Ja, über das Client-Modul wird das DMS auf beiden Systemen einfach als Netzlaufwerk eingebunden, sodass in der gewohnten Umgebung gearbeitet wird.
Ja, agorum core ist extrem integrationsfreudig und bietet spezielle Schnittstellen (z. B. DATEV Unternehmen online), um Belege direkt an die Buchhaltung zu übergeben.
Wenn das System auf einem eigenen Server im Büro betrieben wird, kann im lokalen Netzwerk (LAN) auch ohne Internetverbindung weitergearbeitet werden.
Meistens nicht, da die Arbeit über das gewohnte Datei-Laufwerk erfolgt. Die Akzeptanz ist dadurch oft höher als bei reinen Web-Oberflächen, an die man sich erst gewöhnen muss.
Ja, das System ist darauf ausgelegt, Dokumente unveränderbar und nachvollziehbar zu archivieren, was die Basis für eine GoBD-konforme Arbeitsweise bildet.
Definitiv, das System ist modular aufgebaut. Es kann klein gestartet und später um KI-Funktionen, weitere Workflows oder tausende zusätzliche User erweitert werden, ohne die Software wechseln zu müssen.
agorum core ermöglicht die nahtlose Verbindung mit Large Language Models über Plugins wie agorum core ai, um Chats, Befehle und automatisierte Prozesse zu steuern. Admins managen Rechte, während Entwickler KI in Skripte einbinden.
Der Audit-Trail protokolliert lückenlos alle Objektänderungen mit Zeitstempel, Benutzer und Aktion für maximale Transparenz. Das sorgt für revisionssichere Nachvollziehbarkeit in Unternehmensprozessen.
Content-Trigger starten Aufgaben automatisch bei Änderungen im Dokumenteninhalt, wie Übersetzungen nach Bearbeitung. Das macht Workflows reaktionsschnell und dynamisch.
KI-Agenten via agorum core ai agents analysieren, planen und handeln rund um die Uhr autonom und fehlerarm. Sie lösen Bottlenecks in laufenden Abläufen.
Mit Standard- und JavaScript-Knoten modellieren Nutzer Workflows selbst, vom Rechnungseingang bis zur Freigabe. Das integriert Effizienz direkt in das DMS.
agorum core ersetzt Fileserver via SMB-Mount mit Volltextsuche, Tags und mobiler Zugriffsmöglichkeit. Dateiablage wird so smarter ohne Gewöhnung zu stören.
splitGrid teilt Listen auf und managt Positionen flexibel, z. B. für Zuweisungen an Kostenstellen. Das erleichtert präzises Datenmanagement in Workflows.
agorum core OCR wandelt Scans, Fotos und PDFs in volltextfähige Dokumente um und indexiert Inhalte automatisch. Das spart Zeit bei der Digitalisierung.
Konfigurationen lassen sich per Export/Import reibungslos von Entwicklungs- zu Live-Servern übertragen. Das ermöglicht effiziente Systemumzüge ohne Störungen.
