Ein Angebot der Tischlerei liegt vor dir. Der Inhalt stimmt, aber der Ton ist sperrig. Weder schreibt man so etwas gern, noch liest man es gern. Genau solche Texte kannst du mit KI spürbar verbessern, wenn du weißt, wie du sie richtig anleitest.
In dieser Anleitung arbeitest du an einem eigenen Text. Du lernst ein System, das du künftig für jede E-Mail, jedes Angebot und jeden Website-Abschnitt nutzen kannst.
Das lernst du in dieser Übung
- festzulegen, was vor dem Umschreiben zwingend unverändert bleiben muss
- einen präzisen Prompt mit Angaben zu Leser, Ton, Länge und Sprachniveau zu formulieren
- das KI-Ergebnis systematisch gegen das Original zu prüfen
- deine eigene Schreibstimme und regionale Sprachfeinheiten zu erhalten
Was du brauchst
- einen eigenen Text mit 80 bis 200 Wörtern (zum Beispiel eine E-Mail, ein Angebot oder einen Absatz deiner Website)
- einen kostenlosen Chatbot
Wichtig: Ersetze Namen, Adressen und andere sensible Kundendaten durch Platzhalter, bevor du sie in ein Gratis-Tool kopierst. Je nach Anbieter können Gratis-Tools Eingaben zum Training nutzen oder von Menschen prüfen lassen. Die Wirtschaftskammer rät, in kostenlosen Versionen keine sensiblen Daten einzugeben.
Der Beispieltext
So sieht der Ausgangstext aus, mit dem du in dieser Übung arbeitest:
Sehr geehrte Frau Berger,
bezugnehmend auf Ihre Anfrage vom 12. Oktober übermitteln wir Ihnen anbei das gewünschte Angebot für die Anfertigung einer Einbauküche in Eiche massiv (Angebotsnummer 2026-118). Der Gesamtpreis beträgt 8.450,00 Euro inklusive 20 % Umsatzsteuer. Wir ersuchen um Rückmeldung bis spätestens 30. November 2026, da die Preisbindung danach nicht mehr gewährleistet werden kann. Die Montage ist für Jänner 2027 vorgesehen. Bei Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.Inhaltlich stimmt dieser Text, sprachlich ist er jedoch eine Hürde: verschachtelte Sätze, viele Hauptwörter statt Verben und keine Ansprache auf Augenhöhe.
Übung 1: Festlegen, was bleiben muss
Ziel Bevor du einen Prompt formulierst, definierst du die unantastbaren Fakten.
So gehst du vor Lies deinen Text und markiere alle harten Fakten: Preise, Fristen, Namen, Zahlen, Zusagen. Notiere sie separat. Das sieht dann so aus:
Anfrage vom: 12. Oktober
Produkt: Einbauküche, Eiche massiv (Angebotsnummer 2026-118)
Preis: 8.450,00 Euro inklusive 20 % Umsatzsteuer
Antwort bis: 30. November 2026
Montage: Jänner 2027
Diese Liste ist das Fundament für deinen Prompt. Wenn du magst, lass sie dir von der KI vorschlagen:
Ich möchte den folgenden Text überarbeiten lassen. Schreibe noch keinen neuen Text.
Liste zuerst alle Fakten auf, die unverändert bleiben müssen: Zahlen, Beträge, Daten, Fristen, Namen, Nummern und Fachbegriffe.
Schreibe danach in einem Satz, was die Kundin nach dem Lesen tun soll.
Nenne am Ende Stellen, die unklar oder doppeldeutig sind.
TEXT-ANFANG
ORIGINALTEXT
TEXT-ENDEErgänze fehlende Fakten selbst. Die Liste ist dein Prüfblatt.
Daran erkennst du ein gutes Ergebnis Du hast eine kurze, präzise Liste mit allen Zahlen und Fristen, völlig losgelöst von der späteren Formulierung.
Wenn es nicht klappt Frag dich bei Unsicherheiten: Würde ein Kunde reklamieren, wenn diese Angabe im neuen Text abweicht? Falls ja, gehört sie auf die Liste.
Übung 2: Einfacher und kürzer
Ziel Die KI soll den Text leichter lesbar machen, ohne Fakten zu streichen.
So gehst du vor Gib dem Chatbot diesen Prompt inklusive Text und Faktenliste:
Schreibe den folgenden Text einfacher und kürzer um.
Leser: eine Kundin ohne Fachwissen.
Verwende kurze Sätze mit höchstens 15 Wörtern, schreibe aktiv und nutze Verben statt Hauptwörter.
Verwende gebräuchliche Wörter (bitten statt ersuchen) und nenne dieselbe Sache immer mit demselben Wort.
Nenne die wichtigste Information zuerst: was die Leserin tun soll und bis wann.
Erfinde nichts dazu. Gib nur den neuen Text aus.
Diese Angaben dürfen sich inhaltlich nicht ändern:
FAKTENLISTE
TEXT-ANFANG
ORIGINALTEXT
TEXT-ENDESetze für FAKTENLISTE deine Liste aus Übung 1 ein und für ORIGINALTEXT deinen eigenen Text.
Diese Vorgaben folgen dem Leitfaden der Stadt Wien für leicht verständliche Sprache: kurze Sätze, Aktiv, Verben statt Hauptwörter, gebräuchliche Wörter und Wichtiges zuerst. Sie helfen der KI, klar zu schreiben, garantieren es aber nicht. Willst du das Sprachniveau B1 (Einfache Sprache) anpeilen, schreibe das in den Prompt. Leichte Sprache folgt strengeren Regeln und richtet sich an eine klar definierte Gruppe, dafür reicht ein Prompt nicht.
Daran erkennst du ein gutes Ergebnis Der Text ist sichtbar kürzer und nicht nur umformuliert. Alle Zahlen der Faktenliste sind korrekt enthalten.
Wenn es nicht klappt Die KI baut beim Vereinfachen Fehler ein: In einer Studie der Universität Hildesheim enthielten alle 30 getesteten KI-Übersetzungen von Gesundheitstexten in Einfache Sprache Fehler. Manchmal bleiben die Sätze auch verschachtelt, statt einfacher zu werden. Kommen Nebensätze zurück, ergänze: „Nur Hauptsätze, ein Gedanke pro Satz.“ Ist das Ergebnis zu knapp, ergänze: „Kürze den Text höchstens um ein Drittel.“
Übung 3: Freundlicher, mit Sie oder Du, auf Österreichisch
Ziel Du passt den Ton an deine Zielgruppe an und sicherst den regionalen Sprachgebrauch.
So gehst du vor Ergänze den bisherigen Prompt um folgende Zeilen:
Schreibe den Text in einem freundlichen, respektvollen Ton, wie von einer Tischlerei in Österreich an eine Kundin geschrieben.
Verwende die Anrede "Sie".
Schreibe in österreichischem Deutsch, zum Beispiel "Jänner" statt "Januar".
Schreibe ohne Ausrufezeichen, ohne übertriebene Wörter und ohne Floskeln wie "jederzeit gerne".
Ein kurzer Schlusssatz, der ein Gespräch anbietet, reicht.Integriere diese Anweisungen direkt in den Prompt aus Übung 2, bevor du den Text und die Faktenliste einfügst. Willst du dich mit Du an den Leser wenden, ersetze die Zeile zur Anrede durch: „Sprich den Leser mit Du an, locker, aber nicht anbiedernd.“
Daran erkennst du ein gutes Ergebnis Der Text wirkt authentisch. Die Anrede ist konsistent, es gibt keinen Wechsel zwischen Du und Sie.
Wenn es nicht klappt Ignoriert die KI regionale Begriffe oder mischt die Anrede, wiederhole die entsprechende Anweisung im Prompt oder bitte die KI im Chat, die Stellen zu korrigieren, zum Beispiel: „Ersetze Januar durch Jänner.“
Übung 4: Vorher und nachher vergleichen
Ziel Du prüfst systematisch, ob im neuen Text Fakten fehlen, verändert wurden oder neu dazugekommen sind. Google Research nennt beim Vereinfachen genau diese Fehlerarten: Informationsverlust, Informationszugewinn und Verfälschung. Zur Orientierung: Beim Informationsverlust fehlt etwas, beim Informationszugewinn kommt etwas dazu, bei der Verfälschung ist die Angabe zwar da, aber verändert, etwa eine falsche Zahl oder eine Bitte, die zur Forderung wird.
So gehst du vor Schritt A: Manuelle Prüfung Lies Original und Neufassung nebeneinander. Hake jeden Punkt der Faktenliste ab: Stimmt jede Angabe noch? Prüfe auch die Bedeutung: Wird aus einer Bitte eine Forderung, aus „vorgesehen“ ein festes Versprechen? Achte auf Floskeln und Modewörter.
Schritt B: Die KI als Lektor Nutze diesen zusätzlichen Prompt:
Vergleiche den ursprünglichen Text mit dem neuen Text. Liste auf:
1. Zahlen, Beträge, Daten, Fristen und Namen, die im neuen Text fehlen oder anders lauten.
2. Stellen, an denen sich die Bedeutung verschoben hat, zum Beispiel aus einer Bitte eine Forderung wurde.
3. Aussagen, die im ursprünglichen Text nicht stehen.
4. Wendungen, die nach Werbesprache oder Floskel klingen.
Zitiere jeweils die Stelle. Wenn alles übereinstimmt, schreibe das ausdrücklich.
URSPRÜNGLICHER TEXT:
TEXT-ANFANG
ORIGINALTEXT
TEXT-ENDE
NEUER TEXT:
TEXT-ANFANG
NEUERTEXT
TEXT-ENDESetze für ORIGINALTEXT deinen ursprünglichen Text ein und für NEUERTEXT das Ergebnis aus Übung 3.
Daran erkennst du ein gutes Ergebnis Alle Punkte der Faktenliste stehen im neuen Text, es gibt keine neuen Aussagen, und du hast die Meldungen der KI selbst gegen den Text geprüft. Die KI-Liste ersetzt dein Lesen nicht.
Wenn es nicht klappt Findet die KI Unterschiede, die du übersehen hast, korrigiere sie manuell im Text. Verlass dich nie blind auf die Software. Chatbots erzeugen laut einem Beitrag auf trend.at Texte, die „wahrscheinlich, aber nicht notwendigerweise sachlich richtig“ sind. Die KI-Prüfung ist nur ein zweites Sicherheitsnetz.
Übung 5: Die eigene Stimme behalten
Ziel Der Text muss nach dir klingen, nicht nach einer Maschine.
So gehst du vor Nimm als Muster einen Text, den du selbst geschrieben hast und der dir gefällt, etwa eine gute Mail an einen Stammkunden. Gib ihn der KI zusammen mit diesem Prompt:
Ich zeige dir zuerst einen Text, den ich selbst geschrieben habe.
Beschreibe in drei Stichpunkten, wie ich schreibe: Satzlänge, Wortwahl, Ansprache, Höflichkeit.
Schreibe danach den zweiten Text in diesem Stil um.
Behalte österreichisches Deutsch bei.
Zahlen, Fristen und Namen bleiben unverändert.
Gib zuerst die Stichpunkte, dann den Text aus.
MEIN MUSTERTEXT:
TEXT-ANFANG
MUSTERTEXT
TEXT-ENDE
ZU ÜBERARBEITENDER TEXT:
TEXT-ANFANG
ORIGINALTEXT
TEXT-ENDELies den neuen Text danach laut. Stell dir vor, du sprichst mit der Kundin am Telefon. Streiche konsequent jede Floskel, die du im echten Leben nie verwenden würdest, wie etwa „Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können“.
Daran erkennst du ein gutes Ergebnis Der Text wirkt wie von dir verfasst, nicht wie ein Werbefolder. Wörter, die du im Alltag meidest, tauchen nicht auf.
Wenn es nicht klappt Klingt das Ergebnis zu steril, nimm ein längeres Muster von mindestens 100 Wörtern oder ein zweites Muster dazu. Ein bis zwei Sätze reichen der KI meist nicht, um deine Art zu schreiben zu erkennen.
Die Bausteine eines guten Umschreib-Prompts
Ein vollständiger Prompt zur Textüberarbeitung enthält diese Parameter. Anbieter wie Anthropic raten dazu, Anweisungen klar zu formulieren und ausreichend Kontext mitzugeben:
- den Leser
- den Zweck des Textes
- den gewünschten Ton
- die gewünschte Länge
- das Sprachniveau
- die Anrede (Du oder Sie)
- die Sprachvariante (z. B. österreichisches Deutsch)
- die unveränderlichen Fakten
- klare Regeln für einfaches Schreiben
- den klar abgegrenzten Originaltext
Als fertige Vorlage sieht das so aus:
Schreibe den folgenden Text um.
Leser: LESER
Zweck: ZWECK
Ton: TON
Länge: maximal ANZAHL Wörter
Sprachniveau: B1 (Einfache Sprache)
Anrede: Sie
Sprache: österreichisches Deutsch
Diese Angaben dürfen sich inhaltlich nicht ändern:
FAKTENLISTE
Verwende kurze Sätze mit höchstens 15 Wörtern, aktive Formulierungen und gebräuchliche Wörter.
Nenne die wichtigste Information zuerst.
Erfinde nichts dazu. Gib nur den neuen Text aus.
TEXT-ANFANG
ORIGINALTEXT
TEXT-ENDEErsetze die Großbuchstaben durch deine konkreten Angaben und füge am Ende deinen Text ein.
Chatbot oder Schreibassistent?
Für diese Anleitung hast du einen frei steuerbaren Chatbot genutzt. Alternativ gibt es KI-Schreibassistenten mit festen Modi, wie DeepL Write oder LanguageTool.
Diese Tools bieten feste Modi, bei LanguageTool zum Beispiel „Einfach“ oder „Formell“, lassen sich aber weniger durch eigene Regeln steuern als ein Chatbot. Ein Chatbot passt besser, wenn du Ton, Länge und Faktenliste selbst festlegen willst. Das Ergebnis musst du trotzdem prüfen.
Stand September 2026 sind ChatGPT, Claude, Gemini und Copilot in den Basisversionen kostenlos nutzbar, allerdings mit Limits, die die Anbieter nicht als feste Zahl nennen. DeepL Write funktioniert ohne Registrierung bis zu 1.500 Zeichen pro Sitzung. LanguageTool erlaubt in der Gratisversion drei KI-Umformulierungen pro Tag. Bei Grammarly gibt es Umschreiben und Tonanpassung erst im Bezahlplan Pro (12 Dollar pro Monat). Die Ausrichtung ist Englisch, für deutsche Texte ist der Umfang unklar.
Typische Fehler
- Fakten, Fristen oder Preise gehen beim Umschreiben verloren
- Sätze bleiben verschachtelt, mit vielen Nebensätzen, statt einfacher zu werden
- Leser und Zweck fehlen im Prompt
- Anreden (Du/Sie) vermischen sich oder regionale Begriffe verschwinden
- Floskeln bleiben unkorrigiert im Text stehen
- Sensible Kundendaten landen in Gratis-Tools
So nutzt du das im Alltag
Diese kompakte Vorlage kannst du für jeden Arbeitstext nutzen:
Schreibe den folgenden Text für LESER um.
Zweck: ZWECK
Ton: TON
Sprachniveau: B1
Anrede: ANREDE, österreichisches Deutsch
Länge: maximal ANZAHL Wörter
Diese Angaben dürfen sich nicht ändern:
FAKTENLISTE
Erfinde nichts dazu. Gib nur den neuen Text aus.
TEXT-ANFANG
ORIGINALTEXT
TEXT-ENDEDeine Wochenaufgabe: Nimm drei Texte aus deinem Arbeitsalltag (eine E-Mail, ein Angebot, einen Website-Text). Formuliere sie mit dieser Vorlage um und überprüfe sie anschließend systematisch nach dem Schema aus Übung 4.
Nächster Schritt
Wenn du wissen willst, wie du KI-generierte Texte verlässlich erkennst, findest du dazu eine weiterführende Anleitung in unserem Magazin.
Zum Mitnehmen: Zum Mitnehmen: Der Ablauf in fünf Schritten, die Prompt-Vorlage zum Kopieren, die zehn Bausteine eines Umschreib-Prompts, die drei Fehlerarten zum Prüfen und die Gratis-Grenzen der Tools auf einer A4-Seite. Als PDF herunterladen oder als Bild speichern.
Tools, die im Artikel erwähnt wurden
ChatGPT
ChatGPT ist für uns weiterhin das Standardwerkzeug, wenn ein einzelnes Tool möglichst viel abdecken soll. In der Breite kommt nur Claude heran, und bei Bildgenerierung und Agentenaufgaben bleibt ChatGPT vorn. Schneller einsatzbereit ist ohnehin keiner. Genau diese Breite ist die Schwäche: Bei quellenbasierter Recherche liefert Perplexity die sauberere Belegkette, bei langen Analysen arbeitet Claude strukturierter. Für Einzelpersonen halten wir Plus für die sinnvolle Stufe, Free und Go sind zu knapp bemessen. Unternehmen raten wir klar zu Business, weil erst dort das Modelltraining mit den eigenen Daten standardmäßig abgeschaltet ist. Wer Kundendaten in den Gratistarif tippt, spart an der falschen Stelle.
Claude
Claude ist für uns das Werkzeug für die lange Form. Wo ein Vertrag, ein Bericht oder eine Codebasis am Stück gelesen werden soll, spielt das Kontextfenster seine Stärke aus, und die Argumentation bleibt sauberer als bei den Allroundern. ChatGPT deckt mehr Disziplinen ab und erzeugt Bilder, Claude nicht. Für Einzelpersonen halten wir Pro für die sinnvolle Stufe. Unternehmen raten wir ab zwei Personen zu Team, weil dort das Training mit den eigenen Inhalten wegfällt. Wer den ganzen Tag im Tool arbeitet, sollte die Fünf-Stunden-Fenster einkalkulieren, sonst steht er am Nachmittag.
Gemini
Drei Wege verkauft Google unter demselben Namen, und wer sie verwechselt, zahlt für das Falsche: das Privatabo Google AI, Gemini im Workspace-Tarif, Gemini Enterprise als eigenes Produkt. Betrieben empfehlen wir den mittleren Weg. Ab Business Standard, 16,20 Euro je Nutzer und Monat, sitzt der Assistent in Gmail, Docs und Sheets, und erst dort lässt sich die EU als Datenregion wählen. Im Microsoft-Haus liefert Microsoft Copilot dieselbe Nähe zum Arbeitsplatz und fällt leichter. Mandanten- und Patientendaten haben im Privatabo nichts verloren, weil der Schutz vor dem Modelltraining dort an einer Einstellung hängt und an keiner Zusage.
Microsoft Copilot
An der Einbettung kommt kein Wettbewerber vorbei. Microsoft 365 Copilot sitzt in Word, Excel, Outlook und Teams, hält sich an die vorhandenen Zugriffsrechte und nimmt der Einführung damit den größten Teil der Reibung. Zwei Lizenzen stehen zur Wahl: Business zu 18,20 Euro je Nutzer und Monat, derzeit 15,60 Euro im Rahmen einer bis Dezember 2026 laufenden Aktion, mit harter Grenze bei 300 Nutzern, darüber die große Lizenz zu 26,00 Euro. In Google Workspace zahlt ein Betrieb hier für eine Nähe, die Gemini dort ohnehin mitbringt. Organisationen mit ungeordneter Ablage raten wir zu warten, denn Copilot legt zuerst die eigene Unordnung offen.
DeepL
Bei deutschen Texten übersetzt DeepL besser als alles andere, was wir kennen, und der Abstand ist größer, als man vermutet. Sätze klingen gebaut statt übertragen, und das merkt man vor allem dort, wo eine Übersetzung gelesen und nicht nur verstanden werden soll.
Für österreichische Betriebe kommt ein zweites Argument dazu: DeepL ist ein deutsches Unternehmen und weist die Preise für Österreich inklusive Umsatzsteuer aus. Beim Serverstandort hat sich allerdings etwas verschoben: Seit April 2026 verarbeitet der Anbieter nach eigener Angabe nicht mehr ausschließlich in Europa. Das erspart der Buchhaltung die Rechnerei mit umgekehrter Steuerschuld.
Eine Sache muss klar sein, und sie steht im Kleingedruckten: Texte aus der kostenlosen Version werden nach Anbieterangabe für das Training verwendet, Texte aus den Bezahltarifen nicht. Wer Angebote, Verträge oder Kundenkorrespondenz übersetzt, gehört deshalb in einen Bezahltarif, und der beginnt bei 7,49 Euro im Monat. Das ist billiger als eine halbe Stunde Übersetzerarbeit und die wichtigste Investition in diesem Bereich überhaupt.
Grammarly
Bei englischen Texten ist Grammarly weiterhin schwer zu schlagen, und seit 2026 gilt das nicht mehr nur für Englisch: Deutsch gehört zu den sechs Sprachen mit Stil-, Ton- und Absatzprüfung (Anbieterangabe, 19.09.2026), Rechtschreibhinweise deckt der Anbieter in 23 Sprachen ab. Dafür ist die Produktivitätsnote von 7 auf 8 gestiegen. Korrigiert wird dort, wo geschrieben wird, also im Browser, in Word, in Outlook und auf der Handytastatur. Der Rest des Produkts bleibt englisch: Oberfläche, Hilfecenter, Beratung, und bei der Textgenerierung kam im eigenen Versuch auf deutsche Eingabe englische Ausgabe zurück. Verarbeitet wird in US-Rechenzentren ohne EU-Region. Pro kostet bei Jahreszahlung 12 Dollar je Mitglied und Monat; für reine Rechtschreibkontrolle genügt der Gratiszugang. Deutschsprachige Redaktionen und Büros bekommen bei DeepL mehr.
