Welche Daten dürfen in KI-Tools und welche nicht?

KI-Tools sind längst im Arbeitsalltag angekommen. Oft schneller, als offizielle Richtlinien nachgezogen werden können. Viele Teams stehen deshalb vor einer Kernfrage: Welche Daten darf ich einer KI anvertrauen und welche auf keinen Fall?

Ein komplexes Rechtsgutachten hilft am Schreibtisch wenig. Gefragt ist eine einfache Entscheidungslogik. Genau hier setzt das Daten-Ampelsystem an. Es übersetzt abstrakte Risiken in eine klare Routine für jede einzelne Eingabe.

Das Prinzip des Daten-Ampelsystems

Das System ordnet Informationen vor der KI-Nutzung in drei Kategorien ein: öffentlich, intern und vertraulich. Für jede Stufe gelten klare Regeln zur Werkzeugwahl und zur Vorbereitung der Daten.

• Grün: Öffentliche Daten. Bereits veröffentlichte Informationen wie Pressemitteilungen, Website-Texte oder Produktbroschüren. Diese Inhalte kannst du in Standard-Web-KIs verwenden.
• Gelb: Interne Daten. Interne Dokumente, Entwürfe, Protokolle oder Präsentationen. Sie sind nicht vertraulich, aber auch nicht für die Öffentlichkeit bestimmt. Hier ist vor der KI-Nutzung eine Bereinigung zwingend nötig. Namen, Projekte und konkrete Zahlen müssen entfernt oder ersetzt werden.
• Rot: Vertrauliche und personenbezogene Daten. Geschäftskritische Informationen, Kundendaten, Mitarbeiterdaten oder sensible Inhalte. Diese sind für öffentliche Web-KI-Tools strikt tabu. Ist KI-Unterstützung nötig, kommen nur technisch und vertraglich abgesicherte Alternativen wie lokale Modelle oder freigegebene Enterprise-Lösungen infrage.

Damit wird aus der abstrakten Rechtsfrage eine konkrete Routine: Erst die Ampel prüfen, dann die KI nutzen.

Der Praxis-Leitfaden: So wendest du die Kategorien an

Die zentrale Frage im Alltag lautet: In welche Kategorie fällt mein Material und was folgt daraus für die Eingabe? Ein Blick auf typische Situationen zeigt, wie das Ampelsystem funktioniert.

Grün: Öffentliche Daten sind unkritisch

Öffentliche Daten sind ohnehin frei zugänglich. Dazu zählen Inhalte der Unternehmenswebsite, Pressemitteilungen oder veröffentlichte Broschüren.

Typische Situationen:

• Du lässt eine bestehende Pressemitteilung in eine Kurzfassung umschreiben.
• Du erstellst Social-Media-Posts aus Texten der eigenen Website.
• Du bittest die KI, einen verfügbaren Fachtext zusammenzufassen.

In diesen Fällen kannst du gängige Web-KI-Tools direkt nutzen. Sende jedoch keine unnötigen Zusatzinformationen mit. Beschränke dich auf den bereits öffentlichen Text und verzichte auf interne Kommentare oder Notizen.

Gelb: Interne Daten vor der Eingabe bereinigen

Interne Daten sind nur für den Gebrauch innerhalb des Unternehmens gedacht, aber nicht hochsensibel. Das umfasst Leitfäden, Prozessbeschreibungen, erste Konzeptpapiere oder Arbeitsentwürfe.

Typische Situationen:

• Du strukturierst ein internes Konzeptpapier für eine Präsentation.
• Du glättest ein Meeting-Protokoll und reduzierst es auf zentrale Aufgaben.
• Du formulierst eine E-Mail auf Basis interner Notizen.

Hier gilt der Grundsatz: Erst bereinigen, dann nutzen. Informationen, die Rückschlüsse auf Personen, Projekte, Kunden oder sensible Zahlen zulassen, müssen raus. Praktisch bedeutet das:

• Ersetze Namen von Personen durch Platzhalter wie {PERSON}.
• Ersetze Kundennamen durch {KUNDE}.
• Ersetze Projekttitel durch {PROJEKT}.
• Ersetze genaue Beträge durch Umschreibungen wie „mittlerer sechsstelliger Betrag“ oder durch {BETRAG}.

Aus „Anna Müller vom Kunden XY hat für das Projekt Alpha ein Angebot über 123.456 Euro unterschrieben“ wird in der bereinigten Version:

„{PERSON} vom Kunden {KUNDE} hat für das Projekt {PROJEKT} ein Angebot über {BETRAG} unterschrieben.“

Die fachliche Struktur bleibt erhalten, die identifizierenden Details sind jedoch verschwunden. Danach kann der Text problemlos in einer Standard-KI bearbeitet werden.

Rot: Vertrauliche Daten sind eine klare Tabuzone

Vertrauliche Daten sind Inhalte, deren Verbreitung dem Unternehmen oder einzelnen Personen schaden könnte. Dazu zählen insbesondere:

• Personenbezogene Daten von Mitarbeitenden, Kunden oder Bewerbenden.
• Geschäftskritische Informationen wie geheime Strategien, vertrauliche Verträge oder unveröffentlichte Finanzzahlen.
• Daten unter strengen Verschwiegenheitsvereinbarungen.

Typische Situationen:

• Vertragsentwürfe mit konkreten Konditionen und Namen.
• HR-Dokumente mit Geburtsdaten, Adressen und Leistungsbeurteilungen.
• Unterlagen zu laufenden Verhandlungen oder geplanten Übernahmen.

Solche Inhalte gehören nicht in öffentliche Web-KI-Tools. Auch nicht für eine vermeintlich schnelle Rechtschreibprüfung. Für diese Daten kommen ausschließlich Lösungen infrage, bei denen IT und Datenschutz explizit grünes Licht gegeben haben. Dazu gehören:

• Lokal betriebene Modelle ohne externe Datenübertragung.
• Enterprise-KI-Versionen, die Eingaben nachweislich nicht für das Training nutzen und Daten nur in einem definierten Rahmen speichern.

Als Faustregel gilt: Wenn du zweimal darüber nachdenken musst, ob ein Inhalt nach außen gelangen darf, handelt es sich meist um einen roten Fall.

Der Werkzeugkasten: Prompt-Vorlagen und sichere Alternativen

Das Ampelsystem bewährt sich nur, wenn es sich ohne großen Aufwand umsetzen lässt. Dabei helfen einfache Prompt-Vorlagen für die Anonymisierung sowie eine klare technische Trennung.

Prompts zur Anonymisierung interner Daten

Für die gelbe Datenkategorie lohnt sich eine Sammlung von Standard-Prompts. Drei praktische Muster erleichtern den Arbeitsablauf:

1. Den Text zunächst bereinigen lassen

Analysiere den folgenden Text. Ersetze alle Namen von Personen durch {PERSON}, alle Unternehmens- und Kundennamen durch {FIRMA}, alle Projektnamen durch {PROJEKT} und alle exakten Beträge durch {BETRAG}. Lass den übrigen Inhalt unverändert und gib nur den bereinigten Text zurück.

Damit trennst du die Bereinigung von der inhaltlichen Arbeit. Den bereinigten Text nutzt du anschließend in einem neuen Chat für deine eigentliche Aufgabe.

2. Mit Platzhaltern weiterarbeiten

Nutze den folgenden Text mit Platzhaltern wie {PERSON}, {FIRMA} und {PROJEKT}. Formuliere ihn professioneller und strukturierter um. Erfinde keine konkreten Namen oder Zahlen und übernimm die Platzhalter unverändert.

So stellst du sicher, dass die KI die Platzhalter respektiert und nicht durch halluzinierte Details ersetzt.

3. Das Team sensibilisieren

Ein Prompt schafft zwar keine technischen Garantien, hilft aber dabei, den Umgang mit Daten im Team bewusster zu gestalten.

Ich möchte mit dir an einem internen, anonymisierten Dokument arbeiten. Persönliche Daten und vertrauliche Details wurden durch Platzhalter ersetzt. Bitte arbeite nur mit den gegebenen Platzhaltern und füge keine konkreten Namen hinzu.

Solche Vorgaben stärken die Routine, interne Texte vor der Bearbeitung systematisch zu entschärfen.

Sichere KI-Alternativen für sensible Daten

Bei roten Daten reicht eine Anonymisierung oft nicht aus oder sie macht den Inhalt unbrauchbar. Hier hilft kein Prompt-Design, sondern nur die Wahl der richtigen technischen Umgebung.

Zwei grundsätzliche Alternativen stehen zur Verfügung:

• Lokale Modelle: Diese Sprachmodelle laufen auf eigenen Servern oder direkt auf dem Arbeitsplatzrechner. Es fließen keine Daten an externe Anbieter. Sie eignen sich für hochsensible Informationen, erfordern aber eine entsprechend vorbereitete IT-Infrastruktur.
• Enterprise-KI-Versionen: Viele Anbieter bieten Unternehmenslizenzen an. Hier ist vertraglich geregelt, dass Eingaben nicht zum Training genutzt und nach klaren Konzepten gespeichert sowie gelöscht werden. Der Einsatz solcher Lösungen erfordert zwingend eine Abstimmung mit der IT, dem Datenschutz und der Compliance-Abteilung.

Das Ampelsystem ersetzt keine rechtlichen Prüfungen im Unternehmen. Es macht sie jedoch handhabbar. Die Linie ist klar: Öffentliche Web-KI ist für grüne und bereinigte gelbe Daten reserviert. Rote Daten erfordern geschlossene Systeme.

Datensicherheit als feste Routine

Der produktive Einsatz von KI-Tools scheitert im Alltag selten an fehlenden Rechtskenntnissen, sondern an fehlenden Gewohnheiten. Das Ampelsystem reduziert komplexe Vorgaben auf drei Fragen:

1. Ist der Inhalt bereits öffentlich?
2. Ist er intern, aber nicht hochsensibel?
3. Oder ist er vertraulich beziehungsweise personenbezogen?

Daraus folgen drei konsequente Schritte:

• Grün: Standard-KI-Tools nutzen und beim Wesentlichen bleiben.
• Gelb: Inhalte anonymisieren und mit Platzhaltern arbeiten.
• Rot: Öffentliche Web-KIs meiden und ausschließlich freigegebene, sichere Alternativen verwenden.

Wer diese Routine verinnerlicht und sich auf feste Prompt-Vorlagen stützt, macht den Datenschutz bei der KI-Nutzung handhabbar. Die rechtlichen Details im Hintergrund bleiben wichtig. Für den Schreibtisch gibt es nun ein pragmatisches System, das sich täglich sicher anwenden lässt.

Zum Mitnehmen: Die drei Stufen, wie du gelbe Daten bereinigst, Prompts dafür und zehn Alltagsfälle. Als PDF herunterladen oder als Bild speichern.