In einer Agentur mit zwölf Leuten laufen an einem normalen Dienstag dreißig Jobs für zehn Kunden. Der eine wartet auf die dritte Korrekturschleife, der nächste will bis Freitag ein Pitch-Konzept, und am Monatsende fehlen die Stunden für die Abrechnung, weil sie niemand gebucht hat. Gleichzeitig fragen Kunden, warum ein Text noch so viel kostet, wenn doch die KI schreibt. KI-Tools und Agentursoftware helfen dort, wo Zeit zwischen den eigentlichen Aufgaben verloren geht: beim Steuern von Projekten und Freigaben, beim Verbinden von Kundensystemen, bei Protokollen und Recherche. Weil Agenturen mit den Daten ihrer Kunden arbeiten, zählen dabei zwei Fragen mehr als anderswo: Lassen sich Kunden sauber voneinander trennen, und was macht der Anbieter mit dem, was ihr hochladet?
Unsere Favoriten für Agenturen
Für die Auswahl zählen Marktverbreitung, unsere redaktionelle Prüfung, unabhängige Testergebnisse, Erfahrungen aus der Praxis und die rechtlichen Anforderungen für den Einsatz in der EU. Die Note stammt aus unserem Testbericht zum jeweiligen Tool und bewertet Produktivität, Benutzerfreundlichkeit und Kundensupport, also das Tool insgesamt und nicht nur für diesen Zweck.
monday Work Management
Zehn Kunden, dreißig laufende Jobs, und jeder Ablauf sieht anders aus: monday Work Management bildet das ab, weil das Team selbst festlegt, welche Spalten eine Aufgabe trägt. Dieselben Zeilen erscheinen als Tafel, Kalender oder Zeitleiste, Kunden bekommen einen Gastzugang und sehen nur die eine freigegebene Tafel. Rechne vorher die Plätze nach: Bezahlte Pakete beginnen bei drei Plätzen und steigen in Fünferschritten, eine Agentur mit sechs Köpfen zahlt also zehn. Die Schwelle heißt Standard für 12 Euro je Platz und Monat, erst dort gibt es Zeitleiste und Gäste. Stunden buchst du erst im Pro-Tarif, dafür ist ClickUp der kürzere Weg.
Kippt ein Abgabetermin, verschiebt sich selten nur eine Aufgabe. Asana hält diese Kette zusammen: Die Zeitleiste verknüpft Vorgänger und Nachfolger, die abhängige Aufgabe rückt nach, und die Arbeitslastansicht zeigt Überlastung, bevor sie eintritt. Dazu kommen über dreißig KI-Kollegen mit fester Rolle im Projekt, deren Grenze du kennen solltest: fünf Anfragen je Nutzer und Monat, höchstens 50 je Konto. Die kostenfreie Stufe reicht nur für zwei Personen, der Einstieg liegt bei 10,99 Dollar je Nutzer und Monat. Stunden erfasst Asana nur über eine getrennt abgerechnete Erweiterung. Wer Tafeln lieber nach eigenen Spalten baut, ist bei monday richtig.
ClickUp
Aufgaben, Dokumente, Chat und Stoppuhr in einem Fenster: In einer Agentur ersetzt ClickUp oft drei einzelne Abonnements. Dieselbe Aufgabe erscheint als Liste, Tafel, Tabelle oder Gantt-Balken, und die Stoppuhr hängt direkt daran, wer nach Aufwand abrechnet, führt also keine zweite Liste. Zwei Zahlen gehören in die Kalkulation: Business kostet 12 Euro je Nutzer und Monat, die KI namens Brain liegt in keinem Tarif bei und kostet rund 8 Euro zusätzlich. Im Gratistarif ist bei 60 MB Speicher je Arbeitsbereich Schluss. Der große Funktionsumfang verlangt Einarbeitung, Support gibt es nur auf Englisch. Wer wenig einstellen mag, fährt mit Asana ruhiger.
Notion
Briefings, Kundenwissen und Protokolle liegen in Agenturen selten an einer Stelle. Notion liefert dafür keine fertige Lösung, sondern das Material, aus dem sich eine bauen lässt: Seiten, Datenbanken und Aufgaben in einer Umgebung. Die 8,2 gilt diesem Baukasten insgesamt, nicht der Projektsteuerung. Der Notion Agent legt Seiten und Datenbanken an, eigene Agenten starten per Auslöser oder Zeitplan. Die KI steckt im Business-Tarif zu 20 US-Dollar je Mitglied und Monat, Free und Plus bekommen nur ein paar Gratisantworten. Ohne festgelegte Struktur wächst der Arbeitsbereich zu, und eine EU-Datenregion gibt es erst im Enterprise-Tarif. Wer sofort loslegen will, nimmt Asana.
Die Platzart entscheidet bei Figma über die Rechnung, nicht die Tarifstufe. Im Professional-Tarif kostet ein voller Platz 16 Dollar im Monat, die Programmierung 12 und das Kommentieren 3. Kunden, Projektleitung und freie Texter sitzen also auf dem günstigsten Platz und geben trotzdem Rückmeldung direkt am Element. Über Variablen liegen mehrere Kundenmarken in derselben Datei, Bibliotheken halten Farben, Abstände und Bausteine zusammen. Die 8 gilt dem Gestaltungsprogramm insgesamt. Figma speichert laut Datenschutzerklärung in den USA, und Support gibt es nur auf Englisch, obwohl Oberfläche und Hilfe deutsch sind. Freigabeschleifen mit Frist steuerst du besser in monday.
Make
Kundendaten wandern in Agenturen ständig zwischen Formular, Projektsystem, CRM und Tabelle. Make baut diese Wege als Flussdiagramm, jeder Schritt als sichtbares Kästchen, ohne eine Zeile Code. Für Dienste ohne fertige Anbindung spricht ein HTTP-Baustein die Schnittstelle direkt an, KI-Bausteine holen Modelle von OpenAI und Anthropic mitten in den Ablauf. Abgerechnet wird in Credits, nicht in Köpfen: Free gibt 1.000 im Monat, Core beginnt bei 12 Dollar mit 10.000. Ein stündlicher Ablauf aus zwölf Schritten verbraucht rund 8.600 im Monat, rechne also vorher. Hilfe und Support laufen nur auf Englisch. Innerhalb von Microsoft 365 genügt Power Automate.
Power Automate
Arbeitet deine Agentur ohnehin in Teams, SharePoint und Outlook, baust du einfache Abläufe mit Power Automate ohne Zusatzkosten, begrenzt auf 6.000 Anfragen je Nutzer und Tag. Die Rechnung kippt bei den Premium-Verbindungen, etwa zu SQL, Azure oder Dynamics 365: Dann kostet die Lizenz 13 Euro je Nutzer und Monat. Gmail, Dropbox oder Slack zählen dagegen zu den Standardverbindungen. Verarbeitet wird nach Anbieterangabe innerhalb der EU-Datengrenze, die Oberfläche ist deutsch, der Support antwortet auf Deutsch zu Geschäftszeiten. Für Ketten quer durch viele fremde Dienste ist Make offener.
HubSpot Marketing Hub
Fährt die Agentur Kampagnen für Kunden, entstehen bei HubSpot Marketing Hub Landingpages, Formulare, E-Mail-Strecken und Anzeigen für Google, LinkedIn, Meta und TikTok in derselben Umgebung wie die Kontaktdaten. Vier benannte KI-Agenten entwerfen Inhalte, setzen Kampagnen auf, formulieren Folgestrecken und erkennen kaufbereite Firmen. Der Preis wächst mit Lizenzen, Marketingkontakten und Guthaben: Professional, die Stufe für die meisten, beginnt bei 792 Euro im Monat plus 2.930 Euro Einrichtung. Kundendaten fließen in die KI-Modelle des Anbieters, widersprechen können nur Super-Admins, bei Kundenmandaten ein Punkt für den Vertrag. Reine Formularübergaben ins Projektsystem erledigt Make günstiger.
Bliro
Im Kundentermin sitzt kein sichtbarer Aufzeichnungsbot in der Teilnehmerliste: Bliro greift den Systemton ab und schreibt mit, online wie im Besprechungsraum. Am Ende stehen Protokoll, offene Aufgaben und der Entwurf einer Nachfassmail. Tondateien speichert der Anbieter nach eigener Angabe nicht, die Transkripte liegen in Frankfurt, und das Training mit Kundendaten schließt er ausdrücklich aus. Frag trotzdem alle Teilnehmer vorher, ob sie einverstanden sind. Die Hürde für kleine Agenturen ist die Mindestabnahme: zwanzig Nutzer im Standard-Tarif, zehn im Tarif für Kundenteams. Darunter hältst du Protokolle in Notion selbst fest.
Perplexity
Vor jedem Pitch steht dieselbe Arbeit: Markt, Mitbewerber, Zahlen. Perplexity beantwortet solche Fragen mit einer Quelle an jeder Aussage und sucht dafür bei jeder Anfrage im aktuellen Web. Drei vertiefte Suchen am Tag sind gratis, Pro kostet 20 US-Dollar im Monat. Die Grenze verläuft zwischen privater und betrieblicher Nutzung: In Free, Pro und Max nutzt der Anbieter deine Eingaben voreingestellt für das Training, abstellen musst du das selbst. Erst die Unternehmenstarife ab 40 US-Dollar je Platz schließen es vertraglich aus, eine Datenhaltung in der EU gibt es in keinem Tarif. Das gesammelte Wissen legst du danach in Notion ab.
Worauf es bei KI-Tools für Agenturen ankommt
Die folgenden Kriterien helfen dir, KI-Tools für Agenturen gezielt zu vergleichen. Welches Tool sich lohnt, hängt davon ab, wo in deiner Agentur die meiste Zeit verloren geht: bei Steuerung und Freigaben, beim Übertragen von Daten oder bei Recherche und Protokollen.
Checkliste
- Qualität: KI-Systeme erzeugen auch überzeugend klingende Fehlinformationen. Bewerte, wie zuverlässig ein Tool bei deiner konkreten Aufgabe arbeitet. Ein Test mit echten Projektszenarien sagt mehr als die Funktionsliste des Anbieters.
- Anpassung an Kundenmarken: Agenturen brauchen Ergebnisse im Stil verschiedener Kunden. Das Tool sollte eigene Textbeispiele, Styleguides oder Bildreferenzen je Kunde aufnehmen können, sonst entstehen generische Inhalte, die niemand abnimmt.
- Mandantentrennung: Agenturen arbeiten parallel für mehrere Kunden. Das Tool sollte Daten, Zugänge und Arbeitsstände je Kunde klar trennen, etwa über eigene Arbeitsbereiche, und verhindern, dass Inhalte im falschen Kontext landen. Nachvollziehbare Zugriffshistorien helfen, wenn ein Kunde nachfragt.
- Rechte und Gastzugänge: Interne Teams, freie Mitarbeiter und Kunden arbeiten oft an denselben Projekten. Das Tool braucht fein abgestufte Rechte, und Gäste sollten nur sehen, was für sie freigegeben ist. Achte darauf, was Gastzugänge und Kommentarplätze kosten, bei manchen Anbietern ist das ein eigener, günstiger Platz.
- Freigaben: Interne Prüfungen und Kundenfreigaben sind ein zentraler Teil der Arbeit. Ein geeignetes Tool unterstützt Versionen, Kommentare am Element, Änderungsverfolgung und klare Zuständigkeiten mit Frist.
- Zeiterfassung: Wer nach Aufwand abrechnet, braucht die Stunden direkt an der Aufgabe. Prüfe, ob die Zeiterfassung im Tarif enthalten ist oder als Erweiterung extra kostet. Mehr dazu im Beitrag zu Tools zur Zeiterfassung.
- Automatisierung: Ein großer Teil des Nutzens entsteht, wenn wiederkehrende Aufgaben automatisch laufen: Besprechungen in Aufgaben verwandeln, Rohdaten für Berichte aufbereiten, Formularanfragen ins Projektsystem übergeben. Wichtig ist, wie flexibel sich Abläufe definieren, auslösen und überwachen lassen.
- Integration in bestehende Systeme: Ob ein Tool im Alltag funktioniert, entscheidet oft die Anbindung an Projektmanagement, CRM, Ablage oder Ticketsystem. Ohne sie entstehen doppelte Datenpflege und zusätzliche Fehlerquellen. Eine offene Schnittstelle, Webhooks oder fertige Konnektoren sind deshalb wichtiger als viele Einzelfunktionen.
- Eigene Datenquellen: Die Qualität der Ergebnisse hängt davon ab, ob interne Informationen eingebunden werden können. Dazu zählen Briefings, Styleguides, Kampagnendaten, Angebotsvorlagen und Ergebnisse früherer Projekte.
- Datenschutz und Training: Agenturen arbeiten mit vertraulichen Kundendaten. Kläre, wo die Daten verarbeitet werden, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag bereitsteht und ob der Anbieter Eingaben für sein Training nutzt, denn viele Kundenverträge verlangen Antworten darauf. Grundlagen im Beitrag KI und DSGVO.
- Rechte an Ergebnissen: Kläre, wem die erzeugten Inhalte gehören und ob du sie ohne Einschränkung an Kunden weitergeben darfst. Das ist für die Übergabe von Texten, Bildern und Entwürfen oft entscheidend. Mehr dazu im Beitrag zum Urheberrecht bei KI-Inhalten.
- Kostenmodell: Viele Tools rechnen je Platz ab, manche in festen Paketgrößen, andere nach Credits oder Kontakten, und die KI kostet teils extra. Rechne mit der echten Teamgröße samt freier Mitarbeiter und Kundengäste.
Einsatzbereiche für KI-Tools in Agenturen
- Projektsteuerung in der Agenturleitung: Die Agenturleitung sieht auf einen Blick, welche Jobs laufen, wer ausgelastet ist und wo Fristen wackeln. Aufgaben entstehen direkt aus dem Briefing, und Kunden verfolgen den Stand über einen Gastzugang statt per Statusmail. Weitere Tools dafür vergleicht unser Beitrag zu Projektmanagement-Tools.
- Content für mehrere Kunden: Das Redaktionsteam betreut mehrere Kunden mit Blogartikeln, Social-Media-Beiträgen und Newslettern. Statt bei null anzufangen, entstehen strukturierte Erstfassungen im Stil des jeweiligen Kunden, die ein Mensch überarbeitet. Passende Schreib-Tools vergleicht unser Beitrag zur Texterstellung.
- Reporting nach Kampagnen: Nach Kampagnenende fließen Daten aus mehreren Kanälen in einen Bericht. KI-Tools fassen Rohdaten zusammen, erkennen Muster und formulieren Textbausteine für den Kundenreport, die Beratung prüft und ergänzt. Wie du solche Abläufe automatisierst, zeigt unser Beitrag KI-Workflows automatisieren.
- Pitch und Konzept: Vor dem Pitch wertet das Strategieteam das Briefing aus, recherchiert Markt und Mitbewerber und sammelt Belege mit Quellen. So beginnt die Konzeptarbeit schneller, und jede Zahl im Pitch ist nachprüfbar. Mehr dazu im Beitrag zu Chatbots zum Recherchieren.
- Mehrsprachige Kampagnen: Agenturen mit internationalen Kunden übertragen Inhalte in mehrere Sprachen, ohne Ton und Qualität zu verlieren. KI-Übersetzung liefert die Grundlage, Muttersprachler korrigieren, statt komplett neu zu übersetzen. Welche Tools das leisten, zeigt unser Beitrag zur geschäftlichen Kommunikation.
- Daten zwischen Kundensystemen: Formularanfragen eines Kunden sollen im CRM landen, im Projektsystem eine Aufgabe erzeugen und im Kanal des Teams gemeldet werden. Die technische Leitung baut solche Abläufe ohne Programmierung. Einen Vergleich passender Tools findest du im Beitrag zu Workflow-Automatisierungstools.
Welches Agentur-Tool für welche Aufgabe?
Wenn du Kundenprojekte in einem deutschsprachigen Team steuern willst, ist monday Work Management unsere erste Empfehlung: Tafeln, Zeitleiste und Gastzugang liegen an einer Stelle und passen sich ohne Programmierung an eure Abläufe an. Für bestimmte Aufgaben passen andere Tools besser:
- Termine, die aufeinander aufbauen: Asana
- Stunden, Dokumente und Chat in einem Tool: ClickUp
- Briefings und Kundenwissen sammeln: Notion
- Entwürfe und Kundenfeedback am Element: figma
- Kundensysteme miteinander verbinden: Make
- Agentur, die in Microsoft 365 arbeitet: Power Automate
- Kampagnen und Leads für Kunden: HubSpot Marketing Hub
- Kundentermine ohne sichtbaren Bot mitschreiben: Bliro
- Recherche mit Quellenangabe für den Pitch: Perplexity
Häufige Fragen
Mit einem gemeinsamen Ort für Projekte und einem Assistenten für Recherche und Texte. monday Work Management oder Asana ordnen Jobs, Fristen und Freigaben, Perplexity liefert belegte Recherche für den Pitch. Automatisierung und Spezialtools kommen erst, wenn die Grundabläufe sitzen. Wie du den ersten Schritt planst, zeigt unser Beitrag zum ersten KI-Pilotprojekt.
Über getrennte Bereiche je Kunde und fein abgestufte Rechte. In monday Work Management sehen Kundengäste nur die eine freigegebene Tafel. Gib freien Mitarbeitern nur die Projekte frei, an denen sie arbeiten, und prüfe regelmäßig, wer worauf Zugriff hat. Verbindest du Systeme mit Make, baust du je Kunde eigene Abläufe statt eines gemeinsamen. Welche Regeln ihr festhalten solltet, zeigt unser Beitrag zu KI-Guidelines im Unternehmen.
Bei einigen Tools wenig oder nichts. figma verlangt für einen Kommentarplatz 3 Dollar im Monat, Asana erlaubt Gäste ab Starter ohne Obergrenze. Bei monday Work Management gibt es Gäste erst ab dem Standard-Tarif. Freie Mitarbeiter, die voll mitarbeiten, brauchen dagegen meist einen regulären Platz. Rechne das vor der Einführung durch, sonst wächst die Rechnung mit jedem neuen Projekt.
Das ist je nach Anbieter verschieden. Bei ClickUp kostet Brain rund 8 Euro je Nutzer zusätzlich, bei Notion steckt die KI erst im Business-Tarif. monday Work Management und Asana bringen KI-Guthaben in jeder Bezahlstufe mit, Asana deckelt die KI-Kollegen aber bei fünf Anfragen je Nutzer und Monat. Bei Power Automate enthalten neue Premium-Lizenzen keine KI-Guthabenpunkte mehr.
Bei manchen ja. In ClickUp hängt die Stoppuhr direkt an der Aufgabe, bei monday Work Management gibt es die Zeiterfassung ab Pro für 19 Euro je Platz. Asana erfasst Stunden nur über eine getrennt abgerechnete Erweiterung. Brauchst du Arbeitszeit und Projektzeit samt Daten für die Lohnverrechnung, lohnt ein eigenes System. Einen Vergleich findest du im Beitrag zu Tools zur Zeiterfassung.
Nur bei einem Teil der Tools. Power Automate verarbeitet nach Anbieterangabe innerhalb der EU-Datengrenze, Bliro speichert Transkripte in Frankfurt, Make weist einen EU-Standort aus. figma speichert in den USA, Perplexity bietet keine EU-Datenhaltung, und bei Asana und ClickUp wählst du die Region erst im Enterprise-Tarif. Mehr im Beitrag KI und DSGVO.
Bei manchen ja, und zwar voreingestellt. Perplexity trainiert in Free, Pro und Max mit deinen Eingaben, bis du es abschaltest, HubSpot Marketing Hub nutzt Kundendaten für eigene Modelle, widersprechen können nur Super-Admins. Bliro schließt das Training ausdrücklich aus. Prüfe das vor dem ersten Kundenprojekt. Was Trainingsdaten sind, erklärt unser Beitrag Trainingsdaten erklärt.
Die Oberfläche meist ja, die Betreuung nicht immer. Power Automate bietet die Oberfläche auf Deutsch und deutschen Support zu Geschäftszeiten, monday Work Management und Asana deutsche Oberfläche und Hilfeseiten. Bei figma und ClickUp ist die Oberfläche deutsch, der Support englisch, und Make läuft ganz auf Englisch. Wie du Tools nach solchen Kriterien auswählst, zeigt unser Beitrag KI-Tools auswählen.
Sobald Daten regelmäßig zwischen Kundensystemen wandern, ja. Innerhalb von Microsoft 365 reicht Power Automate für einfache Abläufe ohne Zusatzkosten, für Premium-Verbindungen wie SQL oder Dynamics 365 brauchst du die Premium-Lizenz, Gmail oder Dropbox sind Standard. Make verbindet Formulare, CRM und Projektsystem quer über viele Anbieter, Core beginnt bei 12 Dollar im Monat. Einen Vergleich findest du im Beitrag zu Workflow-Automatisierungstools.
Weniger, als die meisten glauben, meist drei bis vier. Ein Projektsystem wie monday Work Management, ein Gestaltungsprogramm wie figma, ein Recherche- oder Schreibassistent und bei Bedarf Make für die Verbindungen reichen vielen Teams. Jedes weitere Tool kostet Einarbeitung und Pflege. Wie du Abhängigkeiten von einzelnen Anbietern vermeidest, zeigt unser Beitrag Abhängigkeit vermeiden.
