Die besten KI-Assistenten für den Arbeitsalltag

Wird im Betrieb nur ein einziger Assistent freigegeben, deckt ChatGPT davon am meisten ab: Text entwerfen, ein PDF auswerten, eine Umsatzliste durchrechnen, ein Bild für die Folie erzeugen, alles im selben Fenster und ohne Schulung. Wiederkehrende Aufträge legst du als Projekt ab, statt sie jeden Montag neu zu erklären. Die 9,1 gilt dem Allrounder, nicht einer einzelnen Disziplin. Plus kostet 20 US-Dollar im Monat, in Österreich rund 23 Euro. Für Kundendaten reicht das nicht, denn in den Privattarifen ist das Training mit deinen Eingaben voreingestellt. Erst Business ab zwei Nutzern schließt es standardmäßig aus. Belegte Recherche erledigt Perplexity besser.

Der Rahmenvertrag mit 80 Seiten, der Jahresbericht des Mitbewerbers, die Ausschreibung mit allen Anlagen: Claude liest solche Unterlagen am Stück, je nach Modell über tausend Seiten in einem Gespräch. Beim Prüfen, Argumentieren und Programmieren gehört Claude zur Spitze, die 9,1 gilt dem Assistenten insgesamt. Pro kostet 15 Euro im Monat bei Jahreszahlung, Team 18 Euro je Platz, und ab Team schließt Anthropic das Training mit euren Inhalten standardmäßig aus. Zwei Grenzen gehören in die Planung: Wer den ganzen Tag damit arbeitet, stößt an rollierende Fünf-Stunden-Limits, und die Daten liegen in den USA. Bilder erzeugt Claude nicht, dafür bleibt ChatGPT.

Verbringt dein Team den Tag in Outlook, Word und Teams, musst du für Microsoft Copilot nichts Neues öffnen. Der Assistent entwirft im laufenden Dokument, fasst Besprechungen zusammen und durchsucht den eigenen Bestand, zeigt dabei aber nur, wofür die fragende Person berechtigt ist. Die 8 gilt dem Assistenten insgesamt. Copilot Business kostet 18,20 Euro je Nutzer und Monat, bis Dezember 2026 aktionsweise 15,60 Euro, und setzt eine Microsoft-365-Business-Lizenz voraus. Liegt eure Ablage unsortiert oder sind Freigaben zu weit gesetzt, legt Copilot genau das offen, räum also vorher auf. Im Google-Umfeld bringt Gemini dieselbe Nähe zum Arbeitsplatz.

In Gmail, Docs und Sheets schreibt Gemini mit, in Meet protokolliert es die Besprechung, und für einen Rechercheauftrag zieht es auf Wunsch Postfach und Ablage heran. Seit September 2026 gibt es dazu eine eigene Anwendung für Windows und macOS. Die 8,9 gilt dem Assistenten insgesamt. Achte darauf, welchen der drei Kaufwege du wählst: Im Privatabo fließen Chats ins Modelltraining, solange die Aktivitätsspeicherung läuft. In Google Workspace ist Gemini ohne Aufpreis enthalten, und ab Business Standard für 13,60 Euro je Nutzer und Monat im Jahresvertrag wählst du die EU als Datenregion. Bei Fachthemen schwankt die Qualität, Quellenangaben prüfst du nach.

Brauchst du einen Vertragspartner in der EU, führt der Weg zu Mistral Vibe aus Paris. Den Auftragsverarbeitungsvertrag lädst du ohne Anfrage herunter. Seit Mai 2026 arbeitet das frühere Le Chat in drei Modi: Chat für den Dialog, Work für mehrstufige Aufträge über angebundene Anwendungen wie Outlook, SharePoint und Jira, Code für Quelltext. Bewertet ist mit der 8 der ganze Assistent über alle drei Modi. Abgerechnet wird nur in US-Dollar, Pro kostet 14,99 im Monat, Team 24,99 je Nutzer bei einem Mindestbetrag von 50 Dollar. Gespeichert wird in der EU, wer auch vorübergehende Übertragungen in Drittländer ausschließen muss, landet beim individuellen Unternehmenstarif.

Viele Betriebe haben KI längst im Haus, nur über private Konten und ohne Vertrag. Dort setzt innoGPT aus Vechta an: ein gemeinsamer Zugang mit Nutzerverwaltung, Auftragsverarbeitungsvertrag und einer Rechnung mit Umsatzsteuer. Verarbeitet wird nach Anbieterangabe in Frankfurt am Main, trainiert wird mit deinen Daten nicht. Im Chatfenster wählst du zwischen Modellen mehrerer Anbieter. Business kostet 25 Euro je Nutzer und Monat netto, fünf Personen starten bei rund 125 Euro. Wie viel Nutzung der starken Modelle darin steckt, beziffert der Anbieter nicht, bei intensiver Arbeit kaufst du Guthaben nach. Wer allein arbeitet, bekommt innoGPT als Privattarif ab 9,90 Euro im Monat.

Marktzahlen prüfen, einen Anbieter vergleichen, eine Aussage vor dem Angebot absichern: Dafür hängt Perplexity an jede Antwort die Quelle, aus der sie stammt, und sucht bei jeder Anfrage im aktuellen Web. Das erspart dir fünfzehn offene Browser-Tabs. Zum Entwerfen und Umformulieren von Texten taugt es weniger, dafür nimmst du ChatGPT. Gratis gibt es drei vertiefte Suchen am Tag, Pro kostet 20 US-Dollar im Monat. In Free, Pro und Max ist das Training mit deinen Eingaben voreingestellt, abstellen musst du es selbst. Vertraglich ausgeschlossen ist es erst ab Enterprise Pro für 40 US-Dollar je Platz.

Nach jedem Kundengespräch folgt dieselbe halbe Stunde Nachbereitung. Bliro schreibt im Hintergrund mit, ohne als Bot in der Teilnehmerliste zu stehen, weil es den Systemton abgreift, und das auch beim Termin im Besprechungsraum. Daraus entstehen Protokoll, offene Aufgaben und ein Entwurf für die Nachfassmail. Tondateien speichert der Anbieter nach eigener Angabe nicht, die Transkripte liegen in Frankfurt. Entscheidend ist die Mindestabnahme: zwanzig Nutzer im Standard-Tarif, zehn im Tarif für Kundenteams, Preise gibt es nur im Verkaufsgespräch. Kleine Betriebe können Bliro damit gar nicht kaufen und protokollieren ihre Termine mit Microsoft Copilot oder Gemini.

Sobald ein Angebot ins Englische soll, zeigt sich der Abstand zu den Allroundern: DeepL überträgt deutsche Geschäftstexte näher am Original, und ganze Dateien behalten ihr Layout. Ein hinterlegtes Glossar hält eure Fachbegriffe über jede Übersetzung gleich, DeepL Write schärft Stil und Grammatik auch im Deutschen. Für geschäftliche Texte führt am Bezahltarif kein Weg vorbei, denn Texte aus der Gratisversion verwendet der Anbieter für das Training. Individual kostet 7,49 Euro im Monat, bearbeitbare Dokumente und mehrere Glossare beginnen erst bei Team für 24,99 Euro je Nutzer. Für alles außer Sprache brauchst du daneben einen Allrounder wie ChatGPT.

Manche Aufgaben im Posteingang wiederholen sich täglich und brauchen trotzdem eine Entscheidung. Lindy erledigt sie als Kollege in Slack: Mails nach Dringlichkeit sortieren, Antwortentwürfe in deinem Stil anlegen, Termine mit Externen abstimmen und Datensätze im CRM pflegen. Jede Aktion mit Außenwirkung wartet auf deine Freigabe. Gezahlt wird über Credits, die ein Agent nur verbraucht, wenn er arbeitet: Plus kostet 29,99 Dollar je Nutzer und Monat mit 3.000 Credits. Eine Testwoche gibt es nur beim Einstieg über Slack, die laufenden Kosten schätzt du vorab schwer, und die Oberfläche ist englisch. Mehrstufige Aufträge ohne eigenen Agentenbau erledigt Mistral Vibe im Work-Modus.

Wissen, Aufgaben und Projekte liegen bei Notion in einer Umgebung, und die KI arbeitet direkt darin. Der Notion Agent legt Seiten und Datenbanken an und zieht Kontext aus dem Arbeitsbereich und angebundenen Diensten, eigene Agenten starten per Auslöser oder Zeitplan. Die 8,2 gilt dem Baukasten insgesamt, nicht der KI darin. Enthalten ist sie ab Business für 20 US-Dollar je Mitglied und Monat, Free und Plus bekommen nur ein paar Gratisantworten. Eigene Agenten kosten zusätzlich Guthaben, 10 US-Dollar je 1.000 Einheiten. Ohne feste Struktur wächst der Arbeitsbereich zu, und eine EU-Datenregion gibt es erst im Enterprise-Tarif.

Lange Kanalverläufe kosten am Montagmorgen die erste halbe Stunde. Slack fasst sie zusammen, beantwortet eine Suche mit einem Satz statt einer Trefferliste und baut wiederkehrende Schritte wie Urlaubsanträge ohne Programmierung. Diese KI-Funktionen stecken schon in Pro für 7,25 Euro je Nutzer und Monat bei Jahreszahlung. Zwei Grenzen entscheiden vorher: Die kostenfreie Stufe zeigt nur 90 Tage und löscht fortlaufend alles, was älter als ein Jahr ist. Den Datenstandort Frankfurt und den Slackbot als persönlichen Agenten bekommst du erst ab Business+ für 15 Euro. Für Textentwürfe und Auswertungen brauchst du daneben einen Allrounder wie ChatGPT.