In vielen Betrieben steckt das Wissen über Kunden in drei Postfächern, einer Excel-Liste und den Köpfen der Verkäufer. Wer wann angerufen hat, welches Angebot noch offen ist und wann nachgefasst werden sollte, weiß oft nur eine Person, und wenn sie das Unternehmen verlässt, ist das Wissen weg. Ein CRM-System legt diese Informationen an einer Stelle ab: Kontakte, Gespräche, Mails, Angebote und den Stand jeder Verkaufschance. Die KI darin schreibt Telefonate mit, entwirft Nachfassmails, bewertet eingehende Anfragen und zeigt, welche Geschäfte zu kippen drohen. Ob sich das lohnt, entscheidet allerdings weniger die KI als die Frage, ob das Team die Software im Alltag wirklich pflegt. Bei der Auswahl zählen deshalb Bedienung, Preis je Platz und die Anbindung an Postfach und Marketing.
Unsere Favoriten für CRM-Software
Für die Auswahl zählen Marktverbreitung, unsere redaktionelle Prüfung, unabhängige Testergebnisse, Erfahrungen aus der Praxis und die rechtlichen Anforderungen für den Einsatz in der EU. Die Note stammt aus unserem Testbericht zum jeweiligen Tool und bewertet Produktivität, Benutzerfreundlichkeit und Kundensupport, also das Tool insgesamt und nicht nur für diesen Zweck.
Pipedrive
Die erste Phasenansicht steht in einer halben Stunde, und genau dafür kaufen Vertriebsteams Pipedrive. Jedes offene Geschäft liegt als Karte in einer Phase und wandert per Ziehen weiter, jede Karte trägt die nächste fällige Aktion, damit kein Nachfassen vergessen wird. Der Mitschreibdienst Nova protokolliert Kundengespräche und trägt die Zusammenfassung in den Datensatz ein, laut Anbieter in allen Tarifen ohne Aufpreis. Abgerechnet wird je Platz: Lite kostet 14 Euro im Monat, Growth mit automatischen Abläufen 39 Euro. Newsletter und Marketingstrecken gibt es nur als Zusatzmodul. Vertrieb, Marketing und Service auf einem Bestand bietet HubSpot Sales Hub.
HubSpot Sales Hub
Kontakte, Geschäfte und Servicefälle teilen sich bei HubSpot dieselbe Datenbank, und wer Marketing und Kundendienst dazubucht, arbeitet auf einem Bestand statt auf dreien. Die KI Breeze verschriftlicht Telefonate, entwirft Verkaufsmails und durchsucht den Bestand nach passenden Firmen, bezahlt aus einem Guthaben, das am Monatsende verfällt. Das Rechenzentrum in Frankfurt wählst du bei der Kontoeröffnung. Teuer wird der Schritt nach oben: Starter kostet regulär 20 Euro je Platz, für Neukunden derzeit 7, Professional 90 Euro plus 1.470 Euro Einrichtung. Das Training mit deinen Kundendaten ist voreingestellt, abschalten kann es nur ein Super-Admin. Kleinen Vertriebsteams reicht Pipedrive.
Salesforce Sales
Verzweigte Abläufe, viele Zuständigkeiten, eigene Felder und Regeln: Was andere CRM-Systeme an die Grenze bringt, bildet Salesforce ab. Die Note von 6,8 kommt aus der Bedienbarkeit, nicht aus dem Funktionsumfang. Ab der Pro Suite betreut das System meist ein Administrator oder ein Partner, und unter zehn Personen bleibt der größere Teil ungenutzt. Starter kostet 25 Euro je Nutzer und Monat, Pro Suite 100 Euro, Core 195 Euro, ab Pro Suite nur mit Jahresvertrag. Die KI ist erst in Max enthalten, darunter kaufst du sie zu und zahlst jede Aktion aus einem Guthaben. Überschaubare Vertriebe sind mit Pipedrive schneller produktiv.
Kundendaten und Newsletter teilen sich bei Brevo ein Konto, und gespeichert wird beides nach Anbieterangabe in der EU. Zur Kundenverwaltung gehören Kontakte, Aufgaben, Notizen und eine überschaubare Verkaufsstrecke, dazu KI-Vorschläge für Betreffzeilen und Mailtexte. Abgerechnet wird nach versendeten Mails, nicht nach Kontakten: Starter beginnt bei rund 7 Euro im Monat für 5.000 Mails und 500 Kontakte. Gratis- und Starter-Tarif sehen genau einen Zugang vor. Die Note von 7,9 gilt der ganzen Plattform. Brauchst du Angebote, Prognosen und mehrstufige Vertriebsprozesse, bist du bei Pipedrive richtig.
EASY2
Eine Trainerin, ein kleiner Handwerksbetrieb, eine Zweipersonenagentur: Wer Website, Newsletter, Kurse und Kundenkontakte nicht auf fünf Abos verteilen will, bekommt bei EASY2 alles in einem Konto. Die Kontaktverwaltung sammelt Adressen, Anfragen und den Verlauf an einer Stelle, über Schlagworte entstehen daraus Zielgruppen für eigene Mailstrecken. Der Preis gilt je Konto, mit einem Admin-Zugang in Basic und zwei in Standard: Basic kostet 19 Euro im Monat bei Jahreszahlung, Standard 99 Euro. Eigene KI-Funktionen bringt EASY2 kaum mit, die Note von 8,5 gilt der Plattform. Der Verteiler endet bei 100 Empfängern, im größten Paket bei 1.000.
Worauf es bei CRM-Software ankommt
Die folgenden Kriterien helfen dir, CRM-Software gezielt zu vergleichen. Kläre vorher, wer das System täglich nutzen soll, nur der Vertrieb oder auch Marketing und Service, denn davon hängt ab, wie groß es sein muss.
Checkliste
- Kontaktverwaltung: Ein CRM-System steht und fällt mit der Qualität seiner Kontaktdatenbank. Entscheidend ist, ob sich Kontakte sinnvoll segmentieren, mit Aktivitäten verknüpfen und über verschiedene Teams hinweg gemeinsam nutzen lassen.
- Pipeline-Management: Vertriebsteams brauchen eine klare Übersicht über alle laufenden Verkaufschancen nach Phasen, Verantwortlichen und Wahrscheinlichkeiten. Ein gutes CRM bildet mehrere Pipelines parallel ab und lässt sich an den eigenen Verkaufsprozess anpassen. Starre Standardprozesse stoßen in der Praxis schnell an Grenzen.
- Automatisierungen: Gute CRM-Systeme übernehmen Routinetätigkeiten wie Dateneingabe, Nachfassmails und die Verteilung neuer Anfragen ohne manuelle Eingriffe. Es zählt nicht die Anzahl der Automatisierungen, sondern ob sie sich an die eigenen Geschäftsprozesse anpassen lassen. Eine Lösung, die einfache Wenn-dann-Regeln mit KI-gesteuerten Abläufen kombiniert, bietet mehr Spielraum als starre Voreinstellungen.
- Alle Kanäle an einer Stelle: Kunden sind heute über mehrere Kanäle mit Unternehmen in Kontakt. Ein Interessent stellt eine Anfrage über das Webformular, schreibt dann eine E-Mail, ruft später an und bekommt ein Angebot über LinkedIn. Ein gutes CRM führt all diese Kontakte in einer chronologischen Zeitleiste zusammen.
- KI-Funktionen: Viele Anbieter bringen KI-Funktionen mit, etwa für Lead-Scoring, Gesprächszusammenfassungen, Antwortvorschläge im E-Mail-Verkehr oder die Vorhersage von Abschlusswahrscheinlichkeiten. Wichtig ist, wie verlässlich diese Funktionen in der Praxis arbeiten und ob sie auf die eigenen Daten zugreifen dürfen. Achte auch darauf, ob die KI im Tarif steckt oder aus einem Guthaben abgerechnet wird, das am Monatsende verfällt.
- Datenschutz: Ein CRM speichert personenbezogene Daten von Kunden und Interessenten. Wichtig sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag, ein Speicherort in der EU, der bei manchen Anbietern bei der Kontoeröffnung festgelegt wird, und die Frage, ob der Anbieter Kundendaten für das Training seiner KI verwendet.
- Prognosen: Ein gutes CRM schätzt nicht nur, wie wahrscheinlich ein Abschluss ist, sondern zeigt auch, wann ein Kontakt sinnvoll ist und welche Kunden abzuwandern drohen. Solche Prognosen sind nur so gut wie die Daten dahinter, sie brauchen also eine gepflegte Historie.
- Integration: CRM-Systeme müssen mit Warenwirtschaft, Marketing-Automatisierung, E-Mail und anderen Plattformen zusammenarbeiten. Eine schlechte Integration bedeutet Datensilos und mehr manuelle Arbeit, nicht weniger. Kläre vor dem Vertrag, welche Integrationen technisch möglich sind und wie aufwendig ihre Umsetzung ausfällt.
- Mobile Nutzbarkeit: Für Außendienst, Service und Führungskräfte zählt, ob Kundendaten, Besuchshistorie, offene Aufgaben und Verkaufschancen auch unterwegs zuverlässig verfügbar sind.
- Einführung und Bedienung: Ein CRM nützt nur, wenn das Team es täglich pflegt. Prüfe, wie schnell sich jemand ohne Schulung zurechtfindet, ob die Einrichtung ohne Partner gelingt und ob eine verpflichtende Einrichtungsgebühr anfällt.
- Kosten je Platz: Die meisten Anbieter rechnen je Platz ab, und zwischen Einstieg und mittlerer Stufe liegen oft große Sprünge. Rechne mit der Zahl der Personen, die das System wirklich brauchen, und mit den Funktionen, die dich in die nächste Stufe zwingen, meist den Automatisierungen.
Einsatzbereiche für CRM-Software
- Anfragen bewerten und verteilen: Ein Betrieb mit vielen eingehenden Anfragen lässt sie automatisch bewerten und der zuständigen Person zuweisen. Das CRM erkennt anhand von Verhalten und bisherigen Kontakten, welche Anfragen am ehesten zu Aufträgen werden, und der Vertrieb ruft diese zuerst zurück.
- Nachfassen, bevor der Kunde abspringt: Jede offene Verkaufschance trägt die nächste fällige Aktion. Der Vertrieb sieht am Morgen, welche Angebote nachgefasst werden müssen, und die KI entwirft die Mail dazu aus dem bisherigen Verlauf. Weitere Tools für den Vertrieb vergleicht unser Beitrag zu KI-gestützten Sales-Tools.
- Gespräche dokumentieren ohne Nacharbeit: Telefonate und Videotermine werden mitgeschrieben, zusammengefasst und direkt beim richtigen Kontakt abgelegt. Wer den Kunden als Nächstes betreut, liest nach, was vereinbart wurde, statt nachzufragen.
- Abwanderung früh erkennen: Aus Mustern in Bestellungen und Kontakten erstellt das CRM Verkaufsprognosen und erkennt frühe Signale, dass ein Kunde abspringt. Die Geschäftsführung plant damit genauer und kann eingreifen, bevor ein wichtiger Kunde verloren geht.
- Stammkunden zurückgewinnen: Ein Onlinehändler will Kunden, die länger nicht bestellt haben, mit passenden Angeboten zurückholen. Das CRM findet diese Gruppe, teilt sie nach Kaufhistorie ein und startet eine Kampagne mit persönlichen Empfehlungen. Tools für den Versand vergleicht unser Beitrag zu E-Mail-Marketing-Tools.
Welche CRM-Software für welche Aufgabe?
Wenn dein Vertrieb schnell mit einem CRM arbeiten soll, ist Pipedrive unsere erste Empfehlung: Das Team kommt ohne Schulung zurecht, und die Gesprächsmitschrift ist in jedem Tarif enthalten. Für bestimmte Aufgaben passen andere Systeme besser:
- Vertrieb, Marketing und Service auf einem Datenbestand führen: HubSpot Sales Hub
- Verzweigte Prozesse mit eigenen Feldern und Rechten abbilden: Salesforce Sales
- Kontakte und Newsletter mit Daten in der EU verwalten: Brevo
- Website, Kurse und Kontakte als Einzelunternehmer führen: EASY2
Häufige Fragen
Sobald mehr als eine Person Kundenkontakte pflegt oder Angebote regelmäßig nachgefasst werden müssen. Spätestens wenn Informationen in Postfächern und Tabellen verstreut sind, spart ein CRM Zeit. Für Einzelunternehmer mit wenigen Kunden genügt oft eine einfache Kontaktverwaltung wie in EASY2 oder Brevo. Pipedrive ist laut unserem Testbericht für Einzelkämpfer mit zwanzig Kunden zu groß.
Im Einstieg 7 bis 25 Euro, mit Automatisierung deutlich mehr. HubSpot Sales Hub Starter kostet regulär 20 Euro je Platz, für Neukunden derzeit 7 Euro, Pipedrive Lite 14 Euro, Salesforce Sales Starter 25 Euro. Mit automatisierten Abläufen sind es bei Pipedrive 39 Euro, bei HubSpot Professional 90 Euro plus Einrichtung und bei Salesforce Pro Suite 100 Euro.
Das regelt jeder Anbieter anders. Bei Pipedrive ist der Mitschreibdienst Nova laut Anbieter in allen Tarifen enthalten. HubSpot Sales Hub rechnet die KI aus einem Guthaben ab, das am Monatsende verfällt, der Nachkauf kostet 9 Euro je 1.000 Einheiten. Salesforce Sales enthält die KI erst in Max für 550 Euro je Nutzer, darunter kommt sie als Zukauf dazu.
Bei den meisten Anbietern ja, wenn es richtig eingestellt ist. HubSpot Sales Hub lässt dich Frankfurt bei der Kontoeröffnung wählen, Salesforce Sales verarbeitet laut Anbieter in der EU, Brevo speichert in Frankreich und Deutschland, und auch Pipedrive gibt einen Speicherort in der EU an. Was rechtlich dahintersteht, erklärt unser Beitrag KI und DSGVO.
Bei HubSpot Sales Hub ist das Training mit Kundendaten voreingestellt, abschalten kann es nur ein Super-Admin in den KI-Einstellungen. Bei den übrigen Anbietern lohnt die Nachfrage vor dem Vertrag, denn im CRM liegen Namen, Gesprächsnotizen und Umsätze. Lass dir die Antwort schriftlich geben. Worauf es bei personenbezogenen Daten ankommt, erklärt unser Beitrag KI und DSGVO.
Bei Salesforce Sales ab der Pro Suite meist ja, das System betreut dann ein Administrator oder Partner. HubSpot Sales Hub verlangt ab Professional eine verpflichtende Einrichtung für 1.470 Euro. Pipedrive richtest du selbst ein, die erste Phasenansicht steht laut unserem Testbericht in einer halben Stunde.
Für einfache Abläufe ja. Brevo bringt Kontakte, Aufgaben, Notizen und eine überschaubare Verkaufsstrecke mit, EASY2 eine Kontaktverwaltung mit Schlagworten. Sobald Angebote, Prognosen und mehrstufige Vertriebsprozesse dazukommen, brauchst du ein CRM wie Pipedrive. Newsletter-Tools vergleicht unser Beitrag zu E-Mail-Marketing-Tools.
Bei Pipedrive, Salesforce Sales, Brevo und EASY2 ja. HubSpot Sales Hub hat eine deutsche Oberfläche und bietet Support per Chat und Mail auf Deutsch. Für ein Vertriebsteam, das nebenbei ein neues System lernen soll, ist das ein wichtiger Punkt bei der Auswahl.
Bei Pipedrive sind überschaubare Vertriebe laut unserem Testbericht in zwei Wochen produktiv. Bei Salesforce Sales dauert es länger, weil Prozesse, Felder und Rechte zuerst gebaut werden. Entscheidend ist weniger die Technik als die Gewohnheit: Das Team muss jede Aktivität eintragen, sonst bleibt das CRM leer. Wie Einführungen gelingen, zeigt unser Beitrag KI erfolgreich einführen.
Die, die Tipparbeit sparen: Gesprächsmitschriften, die sich selbst in den Datensatz eintragen, und Entwürfe für Nachfassmails. Nova in Pipedrive und die Verschriftlichung in HubSpot Sales Hub leisten genau das. Prognosen zur Abschlusswahrscheinlichkeit und Lead-Scoring sind nur so gut wie die Daten dahinter und brauchen eine gepflegte Historie.
