Pipedrive ist ein Vertriebssystem für kleine und mittlere Betriebe, das den Verkaufsprozess als Abfolge sichtbarer Phasen abbildet. Abschlüsse, Kontakte und geplante Aktivitäten liegen an einer Stelle, jedes offene Geschäft trägt die nächste fällige Aktion. Die KI-Funktionen priorisieren Abschlüsse, formulieren E-Mail-Entwürfe, fassen lange Verläufe zusammen und erzeugen Auswertungen auf Zuruf. Dazu kommt Pipedrive Nova, ein KI-Notetaker, der Kundengespräche mitschreibt und die Ergebnisse in den passenden Datensatz zurückschreibt (ohne Aufpreis in allen Tarifen, Anbieterangabe 19.09.2026). Regelbasierte Abläufe stoßen Nachfassaktionen und Aufgaben an. Über Marktplatz und Schnittstelle hängen E-Mail, Kalender, Videokonferenz, Support und Automatisierungsdienste daran.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Verkaufsphasen frei definierbar
- Karten per Ziehen verschieben, ohne Schulung verständlich
- Viele Anbindungen über Marktplatz und Schnittstelle
Nachteile
- Marketingautomatisierung nur als Zusatzmodul
- Kosten wachsen linear mit jedem Vertriebsplatz
- Grenzen bei komplexen Angebotsstrukturen
Funktionen
- Verkaufsphasen als Tafel: Jedes offene Geschäft liegt als Kachel in einer frei definierten Phase und wandert per Ziehen weiter. Der Stand aller Abschlüsse steht in einer Ansicht.
- Steuerung über Aktivitäten: Jeder Abschluss trägt die nächste fällige Aktion. Der Anbieter nennt das Prinzip activity-based selling und richtet die Oberfläche darauf aus.
- Mitschrift aus dem Kundengespräch: Pipedrive Nova schreibt Gespräche mit, liefert vorab ein Briefing zum Gegenüber und trägt die Zusammenfassung in den Datensatz ein.
- Posteingang im System: Geschäftsmails aus Gmail oder Outlook laufen im CRM zusammen, senden und empfangen eingeschlossen. Öffnungen und Klicks zählt das Tool mit.
- Regelbasierte Abläufe: Beim Phasenwechsel erzeugt Pipedrive Aufgaben oder verschickt vorbereitete Mails, damit niemand ans Nachfassen erinnert werden muss.
- Getrennter Eingang für Leads: Neue Kontakte warten in einer eigenen Liste, bis jemand sie qualifiziert hat, und verstopfen die Phasenansicht nicht.
- Auswertung auf Zuruf: Abschlussquoten, Prognosen und Engpässe je Phase zeigt eine Übersicht. Berichte entstehen auch aus einer Frage in normaler Sprache.
- Angebot bis Unterschrift: Aus Vorlagen entstehen Angebote und Verträge, die das Tool versendet und signieren lässt. Als Zusatzmodul, in den Tarifen nicht enthalten.
Setup
Sprache
Datenschutz
Unsere Bewertung
Produktivität
Pipedrive beschleunigt den Vertriebsalltag: Viele Routineaufgaben werden automatisiert, da die Leads und Aktivitäten klar strukturiert abgearbeitet werden können. Die volle Effizienz zeigt sich jedoch vor allem bei eher einfachen bis mittleren Vertriebsprozessen, bei sehr komplexen Abläufen oder stark verzahnten Systemlandschaften stößt das Tool an Grenzen.
Benutzerfreundlichkeit
Pipedrive bietet eine leicht verständliche Oberfläche und lässt sich ohne spezielles Fachwissen einführen. Die tägliche Arbeit, insbesondere die Pflege und Steuerung von Vertriebspipelines, gelingt dank Drag-and-Drop und klarer Struktur auch weniger technikaffinen Teams problemlos. Punktabzug gibt es, weil sehr individuelle Anpassungen und komplexere Automatisierungen nur eingeschränkt möglich sind.
Kundensupport
Sehr schneller, kompetenter Support mit gut erreichbarem Chat, umfangreicher Wissensdatenbank und vielen Lernressourcen. Fragen werden in der Regel rasch und hilfreich gelöst. Abstriche gibt es bei klaren Zusagen zu deutschsprachigem Support, Telefon-Support und Service Levels, die je nach Tarif und Paket variieren.
Einsatzbereiche
- Vertrieb: Der gesamte Verkaufsprozess liegt als sichtbare Pipeline vor. Jeder potenzielle Abschluss wandert als Kachel durch verschiedene Phasen bis zum finalen Vertrag. Welche Angebote offen sind, zeigt eine einzige Ansicht. Folgeaufgaben gehen aus derselben Maske an die zuständigen Personen.
- Kundenpflege: Das Tool sammelt alle Interaktionen mit Interessenten und bestehenden Kunden an einem zentralen Ort. E-Mails, Notizen und Protokolle sammeln sich in der jeweiligen Kundenakte. So greifen alle berechtigten Mitarbeiter auf denselben aktuellen Wissensstand zu. Für die Kontaktdaten gelten dabei die internen Datenschutzvorgaben des Betriebs.
- Organisation: Wiederkehrende Aufgaben im Arbeitsalltag laufen mit dem System strukturierter ab. Feste Regeln lösen wiederkehrende Schritte aus, etwa den Versand der Unterlagen nach einem Erstgespräch. Das Programm erinnert die verantwortlichen Personen rechtzeitig an ausstehende Aktivitäten. Wichtige To-dos geraten im Tagesgeschäft nicht in Vergessenheit.
- Auswertung: Aus den gesammelten Daten entstehen Berichte über die laufenden Geschäfte. Dashboards zeigen Abschlussquoten und Engpässe in den einzelnen Phasen. Muster in gewonnenen und verlorenen Aufträgen werden so sichtbar. Diese Zahlen sind die Grundlage für die Ressourcenplanung im nächsten Quartal.
Screenshots
Preis
Pipedrive rechnet je Nutzer und Monat ab, in vier Stufen und ohne Mindestnutzerzahl. Die Anbieterseite stellt die Währung nach Herkunftsland um und lieferte im Abruf US-Dollar aus; die Euro-Beträge stammen aus zweiter Hand (crmlotse.de, Stand 06/2026, und trusted.de). Alle Angaben zuzüglich Mehrwertsteuer, bei Jahreszahlung laut Anbieter bis zu 42 Prozent günstiger als monatlich (Monatsbeträge nicht sauber belegt).
- Lite: 14 Euro, 168 Euro im Jahr. Phasen und Kontakte, mehr nicht.
- Growth: 39 Euro, 468 im Jahr. Regelbasierte Abläufe, volle E-Mail-Synchronisierung mit Öffnungs- und Klickverfolgung.
- Premium: 59 Euro, 708 im Jahr. Eigene Berichte je Team, Projektfunktionen.
- Ultimate: 79 Euro, 948 im Jahr. Für zusätzlichen Steuerungsbedarf.
Die 25 Euro Abstand von Lite zu Growth rechnen sich bei jedem Betrieb, der systematisch nachfasst; Premium erst, wenn mehrere Teams eigene Berichte brauchen. Fünf Zusatzmodule stecken in keinem Tarif: LeadBooster, Projects, Campaigns, Web Visitors und Smart Docs ab rund 31, 15, 13, 39 und 31 Euro je Monat (Anbieterangabe in US-Dollar; bei Projects weichen die deutschen Zweitquellen ab). 14 Tage Test ohne Kreditkarte, keine dauerhaft kostenlose Fassung (Preisstand 19.09.2026, Preisseite des Anbieters).
Unser Fazit
Die erste Phasenansicht steht in einer halben Stunde. Genau dafür kaufen Vertriebsteams Pipedrive, und genau darin liegt die Stärke: Karten von Spalte zu Spalte ziehen versteht jeder ohne Schulung, die Besprechungsfunktion Nova liegt inzwischen in allen Tarifen ohne Aufpreis bei. Wer den Vertrieb an Marketing und Service anschließen will, ohne für jede Funktion ein Modul zuzukaufen, greift besser zu HubSpot Sales Hub. Gerechnet wird je Platz, 14 Euro für Lite bis 79 Euro für Ultimate, dazu fünf kostenpflichtige Zusatzmodule von LeadBooster bis Smart Docs. Für Einzelkämpfer mit zwanzig Kunden ist dieses Werkzeug zu groß.
Häufige Fragen
Ja, der Import von Excel-Dateien ist einer der einfachsten Prozesse im Tool. Das System führt Schritt für Schritt durch die Datenzuweisung, sodass Kontakte und Abschlüsse sauber in der Phasenansicht landen.
Ja. Die Datenschutzerklärung verweist ausdrücklich auf ein Data Processing Addendum, also einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und verlinkt ihn. Nach Anbieterangabe vom 19. September 2026 läuft Pipedrive auf Amazon Web Services in sieben Regionen, darunter eine EU-Region mit Frankfurt und Dublin; neue Registrierungen aus einer Region landen vorrangig in deren Rechenzentren, jede Firma liegt in einer eigenen Datenbank. Dieselbe Erklärung hält fest, dass Daten auch in andere Länder einschließlich der USA übermittelt werden können, und verweist dafür auf Schutzmaßnahmen für internationale Übermittlungen. Eine eigene Prüfung der Vertragstexte ersetzt diese Wiedergabe nicht.
Nach Anbieterangabe vom 19. September 2026 nicht ohne Zustimmung. Der Hilfeartikel zu Pipedrive Nova hält wörtlich fest, Pipedrive erlaube Dritten nicht, Kundendaten zur Verbesserung oder zum Training von KI-Modellen zu nutzen, und nutze Kundendaten ohne Erlaubnis auch selbst nicht für das Training eigener Modelle. Der Artikel unterscheidet dabei nicht nach Tarif, die Aussage gilt nach Anbieterangabe einheitlich für alle vier Stufen.
Die Stufen unterscheiden sich vor allem darin, wie viele regelbasierte Abläufe erlaubt sind und wie weit E-Mail-Synchronisierung, Berichte und Projektfunktionen reichen. Die genauen Mengen je Stufe nennt die Preisseite nicht, dafür lohnt ein Blick in die Funktionsmatrix des Anbieters vor dem Abschluss. Belegt ist dagegen zweierlei: Es gibt keine Mindestnutzerzahl, und der KI-Notetaker Nova steckt nach Anbieterangabe in allen Tarifen ohne Aufpreis. Fünf weitere Bausteine kosten in jeder Stufe extra.
Pipedrive führt einen Marktplatz mit Anbindungen und eine offene Schnittstelle, über die ein Betrieb Kontakte, Abschlüsse und Aktivitäten ausliest. Eine ausdrückliche Beschreibung des Datenexports stand auf keiner der am 19. September 2026 abgerufenen Anbieterseiten. Vor einem Umzug gehört deshalb geprüft, ob auch Notizen, Mailverläufe und Dateianhänge mitkommen. Genau daran scheitern die meisten CRM-Wechsel, nicht an den Stammdaten.
Eine direkte, native Integration fehlt oft, aber über den Marktplatz oder Dienste wie Zapier und Make entstehen Rechnungen bei Vertragsabschluss meist automatisch im Buchhaltungstool.
Das funktioniert über die mobile App, die Standortfunktionen und Sprachnotizen bietet. Aktivitäten wandern direkt nach dem Kundentermin auf erledigt, was dem Innendienst den aktuellen Stand liefert. Die App gibt es für iOS und Android im vollen Funktionsumfang, nicht als abgespeckte Fassung.
Ja, der AI Email Writer formuliert aus Stichpunkten Entwürfe oder kürzt vorhandene Texte. Ein Gegenlesen vor dem Versand bleibt sinnvoll, damit der eigene Ton erhalten bleibt.
Das Tool selbst ist kein Newsletter-Werkzeug, bietet mit Campaigns aber ein Zusatzmodul dafür an, das in keinem Tarif enthalten ist. Für ernsthaftes E-Mail-Marketing bleibt die Anbindung an ein spezialisiertes Werkzeug wie Brevo oder Mailchimp die bessere Wahl.
Wer Vertrieb und Marketing tief in einem System führen will, schaut sich Salesforce Sales Cloud an, das weiter konfigurierbar ist und entsprechend mehr Einrichtung verlangt. Wer neben dem Vertrieb auch Projekte und Aufgaben im selben Werkzeug steuern will, findet in monday Work Management den breiteren Ansatz. Pipedrive bleibt die schmalere, schneller eingerichtete Lösung.
