Wer Apollo bucht, kauft zuerst Zugriff auf eine fremde Kontaktdatenbank und erst danach ein Vertriebswerkzeug. Der US-Anbieter nennt 240 Millionen Personen- und 30 Millionen Firmenprofile und legt darüber Suche, E-Mail-Strecken, Telefonie und Terminvergabe. Gedacht ist das für kleine Vertriebsteams ohne eigene Datenabteilung. Der Unterschied zu einem Kundenverwaltungssystem liegt in der Herkunft: Apollo bringt die Adressen mit, statt die eigenen zu verwalten. Zusammengetragen hat der Anbieter sie aus Netzrecherche, Zukäufen und den Postfächern mitarbeitender Kunden. Genau das macht den Einsatz im DACH-Raum erklärungsbedürftig, und deshalb stehen Herkunft und Rechtsgrundlage unten in eigenen Fragen.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Sehr großer Kontaktbestand in einem einzigen Zugang
- Recherche, Versand und Telefonie in einer Oberfläche
- Schalter nimmt EU-Kontakte aus Recherche und Versand
- Browsererweiterung für LinkedIn und Sales Navigator
Nachteile
- Herkunft der Kontaktdaten verlangt eigene rechtliche Prüfung
- Datenhaltung ausschließlich in den USA
- Nicht verbrauchte Credits verfallen
- Handy-App im August 2026 abgeschaltet
- Oberfläche und Hilfe nur auf Englisch
Funktionen
- Suche in der Kontaktdatenbank: Filtert Personen und Firmen nach Branche, Größe, Position, Standort, eingesetzter Technik und Finanzierungsrunden und legt die Treffer als Liste ab.
- Datenbeitragsnetz: Apollo zieht Angaben auch aus den Postfächern mitarbeitender Kunden und speist sie in den gemeinsamen Bestand zurück.
- Anreicherung im Wasserfall: Fragt fehlende Angaben der Reihe nach bei mehreren Datenquellen ab und trägt den ersten brauchbaren Treffer in den Datensatz nach.
- Meldung bei Stellenwechsel: Weist darauf hin, wenn ein gespeicherter Kontakt den Arbeitgeber wechselt, und hängt den neuen Datensatz an den alten.
- E-Mail-Strecken mit Versandschutz: Verschickt mehrstufige Anschreiben nach Zeitplan, begrenzt das Tagesvolumen und prüft die Zustellfähigkeit der eigenen Absenderadresse.
- Browsererweiterung: Blendet Kontaktdaten direkt im LinkedIn-Profil und im Sales Navigator ein und übergibt sie an das eigene Kundenverwaltungssystem.
- Schalter für EU-Kontakte: Sperrt auf Wunsch Recherche, Versand und Öffnungsmessung für Personen, die Apollo in der EU verortet; ohne erkannten Standort greift der Schalter nicht.
- Terminvergabe und Gesprächsauswertung: Legt Buchungsseiten an, zeichnet Anrufe auf und fasst den Inhalt samt nächstem Schritt zusammen.
Setup
Sprache
Datenschutz
Unsere Bewertung
Produktivität
Apollo spart die gesamte Vorstufe der Akquise ein: Recherche, Kontaktdaten, Anreicherung und Erstansprache laufen in einem System statt in vier. Ein kleines Vertriebsteam erreicht damit in einer Woche Adressmengen, für die es vorher Monate gebraucht hat. Der Gewinn hängt an zwei Bedingungen: an der Datenqualität im Zielmarkt, die im DACH-Raum schwächer ausfällt als in den USA, und an einer sauberen Kontingentplanung, weil jede Aufdeckung Credits zieht.
Benutzerfreundlichkeit
Die Grundfunktionen sitzen dort, wo man sie sucht, und die Browsererweiterung nimmt der Recherche im Alltag viel Reibung. Sobald es an E-Mail-Strecken, Zustellbarkeit und Kontingentregeln geht, wird die Oberfläche dicht und verlangt Einarbeitung. Zwei Punkte kosten dauerhaft: Oberfläche und Hilfe gibt es nur auf Englisch, und die eigene Handy-App hat Apollo am 28. August 2026 abgeschaltet, sodass im Außendienst nur der mobile Browser bleibt.
Kundensupport
Hilfestellungen und Dokumentationen sind fast ausschließlich in englischer Sprache verfügbar. Zudem müssen Anwender in den gängigen Tarifen oft mit sehr langen Wartezeiten rechnen. Schnellere Betreuung ist meist erst in den teuren Preisklassen enthalten.
Einsatzbereiche
Zielkundenliste aufbauen: Der Vertrieb filtert die Datenbank nach Branche, Größe, Position, Standort und eingesetzter Technik und legt die Treffer als Liste an. Das ersetzt die Handarbeit in Branchenverzeichnissen. Wer im DACH-Raum sucht, prüft die Trefferqualität vorher an eigenen Bestandskunden.
Erstansprache ausspielen: Mehrstufige Anschreiben laufen nach Zeitplan und stoppen, sobald jemand antwortet. Apollo begrenzt das Tagesvolumen und prüft die Zustellfähigkeit der eigenen Absenderadresse. Ab der Antwort übernimmt wieder ein Mensch.
Bestandsdaten auffrischen: Die Schnittstelle gleicht das eigene Kundenverwaltungssystem mit dem Apollo-Bestand ab und trägt fehlende Nummern oder neue Positionen nach. Jede Anreicherung verbraucht Kontingent. Die Prüfung der nachgetragenen Änderungen bleibt Handarbeit.
Europäische Kontakte aussteuern: Drei Schalter nehmen Personen, die Apollo in der EU verortet, aus Recherche, Versand und Öffnungsmessung heraus. Einrichten darf sie allein die Kontoverwaltung. Der Anbieter schränkt selbst ein: Ohne erkannten Standort greifen die Schalter nicht.
Vertriebsalltag ordnen: Anrufe, Aufgaben und Termine liegen neben den Kontakten, Gespräche zeichnet Apollo auf und fasst sie zusammen. Kennzahlen zeigen, welche Ansprache Antworten bringt. Für Angebot, Rechnung und Servicefall bleibt das Hauptsystem zuständig.
Screenshots
Preis
Der Platz ist bei Apollo nur die Eintrittskarte. Bezahlt wird die Arbeit über Credits: Jede aufgedeckte E-Mail-Adresse, jede Telefonnummer, jede Anreicherung und jeder Export in ein Fremdsystem zieht davon ab. Wie weit ein Kontingent trägt, entscheidet die Arbeitsweise, nicht die Teamgröße. Apollo weist ausschließlich in US-Dollar aus, die Beträge gelten bei Jahreszahlung; 49 Dollar entsprechen grob 45 Euro (Näherung, der Kurs schwankt).
- Free: 0 Dollar. 900 Credits im Jahr je Platz, zwei aktive E-Mail-Strecken, kein Wählprogramm.
- Basic: 49 Dollar je Platz, 59 bei Monatszahlung. 30.000 Credits im Jahr, keine Mindestzahl an Plätzen.
- Professional: 79 Dollar je Platz, 99 bei Monatszahlung. 48.000 Credits, erst hier das eingebaute Wählprogramm.
- Organization: 119 Dollar je Platz, 149 bei Monatszahlung. 72.000 Credits, mindestens drei Plätze, also ab 357 Dollar im Monat.
Nicht verbrauchte Credits verfallen am Ende des Abrechnungszeitraums, zusätzliche verkauft Apollo separat. Die Testphase läuft 14 Tage, einmal je Konto, und deckelt dabei harte Größen: 20 Telefonnummern insgesamt, 60 Anrufminuten, 25 Datensätze je Massenaktion (Hilfecenter von Apollo, abgerufen am 19.09.2026). Die Tarifseite lädt ihre Tabelle nach und gab nichts heraus; Stufen und Kontingente stammen deshalb aus zwei unabhängigen Auswertungen (Saleshandy und Salesmotion, Zweitquellen, abgerufen am 19.09.2026).
Unser Fazit
Bei Apollo gehören zwei Dinge auseinander: das Vertriebswerkzeug und die Adressquelle darunter. Das Werkzeug ist gut. Recherche, mehrstufige Anschreiben, Telefonie und Terminvergabe liegen in einer Oberfläche, und ein kleines Team erreicht damit Adressmengen, für die es vorher Monate gebraucht hat. Die Quelle ist die Frage. Apollo trägt seine 240 Millionen Personenprofile aus Netzrecherche, Zukäufen und den Postfächern mitarbeitender Kunden zusammen und beruft sich dabei auf sein berechtigtes Interesse; ob ein Betrieb diese Kontakte kalt anschreiben darf, beantwortet weder ein Tarif noch unsere Redaktion. Dazu kommt die dünnere Abdeckung im deutschsprachigen Mittelstand. Clay hält gar keine eigene Datenbank vor, sondern fragt die Quellen einzeln ab, und passt damit zu Teams, die ihre Datenqualität selbst steuern wollen. Ohne vorherige anwaltliche Klärung bleibt Apollo im DACH-Raum ein Risiko, das kein Kontingent aufwiegt.
Häufige Fragen
Ja, für die eigenen Modelle. Apollo schreibt, es könne Kundendaten und eigene Bestandsdaten als Eingabe für intern entwickelte Modelle verwenden. Für Daten, die durch selbst eingerichtete Anbindungen an fremde KI-Dienste laufen, schließt der Anbieter eine Verwendung zum Training aus. Eine Unterscheidung nach Tarif nennt er nicht (KI-Richtlinie von Apollo, abgerufen am 19.09.2026).
Ja, er gilt mit dem Hauptvertrag als geschlossen. Apollo stützt die Übermittlung zuerst auf das Datenschutzrahmenwerk EU-USA und hält die Standardvertragsklauseln als Rückfallebene bereit. Als Betriebsorte nennt der Vertrag ausgelagerte Rechenzentren in den USA, eine europäische Datenhaltung bietet Apollo nicht an. Neue Unterauftragsverarbeiter kündigt der Anbieter 30 Tage vorher an (Vertragstext, abgerufen am 19.09.2026).
Aus drei Quellen, so die Verarbeitungsinformation des Anbieters. Erstens aus einem Beitragsnetz: Kunden stellen Angaben aus eigenen Werkzeugen wie der Adresssuche bereit. Zweitens aus Programmen, die das offene Netz großflächig durchsuchen. Drittens aus zugekauften Beständen geprüfter Anbieter. Als Rechtsgrundlage führt Apollo das berechtigte Interesse an, das eigene und das seiner Kunden (Verarbeitungsinformation, abgerufen am 19.09.2026).
Das beantwortet kein Tarif und auch nicht KI Kompass. Apollo selbst schreibt, es könne nicht beurteilen, ob die Datenschutz-Grundverordnung auf einen Betrieb zutrifft, und verweist auf eigene Rechtsberatung. Der Anbieter liefert das Werkzeug, nicht die Erlaubnis. Wer im DACH-Raum kalt anschreibt oder anruft, klärt das vorab anwaltlich (Hinweis von Apollo, abgerufen am 19.09.2026).
Ja, über drei Schalter in der Kontoverwaltung. Apollo blockiert auf Wunsch die Recherche zu Personen, die es in der EU verortet, den Versand an sie und die Öffnungs- und Klickmessung. Die Grenze nennt der Anbieter selbst: Die Schalter greifen nur, wenn Apollo den Standort einer Person bestimmen kann. Bleibt er unklar, läuft der Kontakt mit.
Die Credits, in den allermeisten Fällen. Free liefert 900 im Jahr je Platz, Basic 30.000, Professional 48.000, Organization 72.000. Aufdeckungen, Anreicherungen und Exporte rechnet Apollo einzeln ab, deshalb leert ein datenhungriges Team sein Kontingent schnell. Am Ende des Abrechnungszeitraums verfällt der Rest. Eine Mindestzahl an Plätzen schreibt nur Organization vor, nämlich drei.
Über Listenexport und Schnittstelle, beides zieht Kontingent. Apollo gibt Kontakte, Firmen und Listen als Tabellendatei heraus und schreibt laufend in angebundene Kundenverwaltungen wie Pipedrive. Der Haken steckt in der Zähleinheit: Jeder Export verbraucht Credits, ein vollständiger Abzug am Ende der Laufzeit also auch. Wer wechselt, plant ihn vor dem letzten Abrechnungstag ein.
Nein, seit dem 28. August 2026 nicht mehr. Apollo hat die eigene Handy-App zu diesem Datum abgeschaltet: Installieren und starten kann sie niemand mehr, Mitteilungen verschickt sie ebenfalls nicht. Übrig bleibt der Zugang über den Browser des Geräts. An Tarifen und Beträgen hat der Anbieter dabei nichts geändert (Hilfecenter von Apollo, abgerufen am 19.09.2026).
Schwächer als für den US-Markt, das ist die Kernschwäche. Apollo baut seinen Bestand vor allem aus englischsprachigen Quellen auf, entsprechend dünner fallen Telefonnummern und Firmenhierarchien im deutschsprachigen Raum aus. Bei großen Konzernen reicht die Abdeckung meist, im Mittelstand entstehen Lücken. Wer nur DACH bearbeitet, prüft das in der Testphase an eigenen Zielkunden.
In den meisten Betrieben nicht, und das ist so gedacht. Apollo führt zwar eigene Datensätze und einen Verkaufstrichter, sitzt im Alltag aber vor dem Hauptsystem und übergibt dorthin. Als führendes System bleibt es selten stehen, weil Angebot, Rechnung und Servicefall fehlen. HubSpot Sales Hub deckt diese Seite ab, Apollo die Beschaffung davor.
Mit zwei sehr unterschiedlichen Gegenspielern. Clay hält keine eigene Datenbank, sondern fragt Dutzende Quellen nacheinander ab; das passt für Teams, die Datenqualität selbst steuern wollen. Apollo liefert dagegen Bestand und Versand aus einer Hand. Im DACH-Raum treten außerdem Dealfront und Cognism an, beide mit europäischem Datenbestand.
