Ein Newsletter entsteht in vielen Betrieben nebenbei: Die Marketingverantwortliche schreibt ihn zwischen zwei anderen Aufgaben, die Adressen liegen verteilt in einer Excel-Liste, im Shop und im CRM, und vor jedem Versand bleibt die Frage, ob die Einwilligungen sauber dokumentiert sind. E-Mail-Marketing-Tools nehmen dir den technischen Teil ab. Sie verwalten Anmeldungen per Double-Opt-in, gestalten Mails im Baukasten, verschicken sie so, dass sie nicht im Spam landen, und zeigen, wer was geöffnet und angeklickt hat. Automationen schicken Willkommensmails oder Folgestrecken, ohne dass jemand auf Senden drückt. Auf den ersten Blick sehen sich die Tools ähnlich, in der Abrechnung unterscheiden sie sich aber stark. Welches günstig ist, hängt an der Größe deines Verteilers und daran, wie oft du ihn anschreibst.
Unsere Favoriten für Newsletter-Tools
Für die Auswahl zählen Marktverbreitung, unsere redaktionelle Prüfung, unabhängige Testergebnisse, Erfahrungen aus der Praxis und die rechtlichen Anforderungen für den Einsatz in der EU. Die Note stammt aus unserem Testbericht zum jeweiligen Tool und bewertet Produktivität, Benutzerfreundlichkeit und Kundensupport, also das Tool insgesamt und nicht nur für diesen Zweck.
Verschickst du nur zwei- oder dreimal im Jahr einen Newsletter, brauchst du bei rapidmail kein Abo: Ein einzelner Versand an 1.000 Empfänger kostet 30 Euro netto, ohne Laufzeit. Die Bedienung kommt ohne Einarbeitung aus, der Baukasten übernimmt Farben, Schriften und Logo von deiner Website, und der Support ist auf Deutsch am Telefon erreichbar. Die Daten liegen nach Anbieterangabe in Deutschland. Im Abo zählt rapidmail die aktiven Kontakte, bei 10.000 Adressen kostet Essential 92,50 Euro im Monat. Einen großen Verteiler, den du selten anschreibst, versorgst du deshalb mit Brevo günstiger.
Brevo rechnet nach verschickten Mails ab, nicht nach der Zahl der Adressen. Bei vielen Kontakten und wenigen Aussendungen zahlst du hier deshalb wenig, und für einzelne Aussendungen gibt es Guthaben ohne Abo und ohne Verfallsdatum: 5.000 Mails kosten rund 32 Dollar. SMS, WhatsApp und Bestellbestätigungen laufen im selben Konto, die Daten liegen nach Anbieterangabe in der EU. Seit Herbst 2025 gilt allerdings je Sendestufe eine Kontaktgrenze, im Starter-Tarif für rund 7 Euro sind es 500 Kontakte, und es arbeitet nur eine Person im Konto. Für Webinare nimmst du GetResponse.
Newsletter, Landingpages und Webinare aus einem Konto bietet in dieser Auswahl nur GetResponse. Das Versandvolumen ist in allen Bezahltarifen unbegrenzt, der Preis hängt allein an der Zahl der Kontakte: Bei 1.000 Adressen kostet Starter 19 Dollar im Monat. Mehrstufige Strecken, die auf Klicks oder Käufe reagieren, beginnen aber erst im Marketer-Tarif für 59 Dollar, wer Automationen plant, rechnet also gleich damit. Abgerechnet wird auch auf der deutschen Seite in Dollar, dein Eurobetrag schwankt mit dem Kurs. Oberfläche und Hilfe gibt es auf Deutsch, den Support nur per E-Mail. Für einen reinen Newsletter ist rapidmail einfacher.
HubSpot Marketing Hub
Arbeiten Marketing und Vertrieb auf derselben Kontaktdatenbank, spielt HubSpot Marketing Hub seine Stärke aus: Jede Aussendung hängt am Kontakt im CRM, und die Auswertung zeigt, welche Mail, Anzeige oder Landingpage zum Abschluss beigetragen hat. Die Note von 8,5 gilt dem ganzen Marketingsystem, nicht dem Newsletter darin. Automatisierung und Attribution beginnen im Professional-Tarif für 792 Euro im Monat mit drei Lizenzen, dazu kommen einmalig 2.930 Euro für die verpflichtende Einrichtung. Überschreitest du die gebuchten Marketingkontakte, stuft HubSpot sofort hoch. Geht es dir nur um Newsletter und Kontaktpflege, zahlst du bei Brevo einen Bruchteil.
EASY2
Für Einzelunternehmer, Trainerinnen und kleine Agenturen, die Website, Onlinekurs, Terminbuchung und Newsletter in einem Konto führen wollen, ist EASY2 gebaut. Die Mails richten sich nach Schlagworten, die Kontakte je nach Verhalten erhalten. Der Preis gilt je Konto, Basic enthält einen Admin-Zugang: Basic kostet 19 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung, Standard 99 Euro. Die Note von 8,5 gilt der ganzen Plattform. Eng ist der Verteiler, Basic erlaubt 100 Empfänger, Standard 1.000. Bringst du eine gewachsene Liste mit, klärst du die Zusatzkosten vorab oder nimmst rapidmail. Einen Serverstandort nennt der Anbieter nicht.
Die fünf Tools rechnen auf unterschiedliche Weise ab, und das entscheidet oft mehr über die Kosten als der Listenpreis. rapidmail und GetResponse zählen die Kontakte im Verteiler, Brevo die verschickten Mails, EASY2 verlangt einen festen Betrag je Konto, und bei HubSpot bestimmen Lizenzen, Marketingkontakte und Guthaben die Rechnung. Wer einen großen Verteiler selten anschreibt, fährt mit der Abrechnung nach Mails günstiger, wer einen kleinen Verteiler oft anschreibt, mit der nach Kontakten.
Worauf es bei Newsletter-Tools ankommt
Die folgenden Kriterien helfen dir, Newsletter-Tools gezielt zu vergleichen. Bevor du vergleichst, sollte feststehen, woher deine Adressen stammen und ob die Einwilligungen dokumentiert sind, denn nur diese Liste darfst du in ein neues Tool übernehmen.
Checkliste
- Automationen und Workflows: Das System sollte E-Mails automatisch verschicken, wenn ein Kontakt eine bestimmte Aktion ausführt, etwa einen Link klickt, eine Seite besucht oder sich für einen Service anmeldet. Gute Tools erlauben auch komplexere Abläufe, die mehrere Bedingungen kombinieren und zeitliche Verzögerungen einbauen. Bei manchen Anbietern beginnen solche Strecken erst im mittleren Tarif.
- Zielgruppen: Eine gute Segmentierung teilt Empfänger in Gruppen ein, die du mit passenden Inhalten ansprichst. Die Qualität der Segmentierung bestimmt, wie genau eine Kampagne auf einzelne Zielgruppen abgestimmt werden kann. Gute Systeme bilden Segmente nach Kaufhistorie, Verhalten, demografischen Daten oder Engagement.
- KI-Funktionen: Moderne Newsletter-Tools nutzen KI, um Inhalte individuell anzupassen, von einfachen dynamischen Feldern bis zu Produktempfehlungen auf Basis der Kauf- oder Surfhistorie. Viele formulieren außerdem Betreffzeilen und Textentwürfe. Die Qualität dieser Funktionen schwankt stark zwischen den Anbietern, und manche geben deine Eingaben dafür an einen externen KI-Anbieter weiter.
- A/B-Testing: Varianten einer E-Mail zu testen, sollte einfach sein, ob beim Betreff, beim Call-to-Action oder beim Layout. Gute Systeme ermöglichen schnelle Tests und zeigen statistisch verlässliche Ergebnisse. Ein klares Reporting über die Tests hilft bei der Planung künftiger Kampagnen.
- Reporting: Der Nutzen einer Kampagne zeigt sich in Kennzahlen wie Öffnungsrate, Klickrate und Conversions. Das Reporting sollte diese Daten verständlich darstellen und Entwicklungen über die Zeit zeigen. Die Öffnungsrate sagt weniger, seit Apple Mail Nachrichten automatisch vorlädt, Klicks und Abschlüsse zählen mehr.
- Integration in bestehende Systeme: E-Mail-Marketing-Tools funktionieren am besten, wenn sie mit CRM, Webshop oder anderen Systemen verbunden sind. Eine gute API und fertige Integrationen sparen Zeit und verhindern, dass Kontakte an mehreren Stellen gepflegt werden. Kläre auch, wie Kundendaten über diese Schnittstellen fließen und ob sie in Echtzeit abgeglichen werden.
- Datenschutz: Newsletter-Tools verarbeiten personenbezogene Daten, deshalb brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag und einen bekannten Speicherort. Das Tool sollte Double-Opt-in unterstützen, Einwilligungen protokollieren und die Abmeldung mit einem Klick ermöglichen. Ein seriöser Anbieter dokumentiert seine Maßnahmen so, dass du sie im Zweifel nachweisen kannst.
- Vorlagen und Editor: Professionell gestaltete Vorlagen erleichtern den Einstieg. Wichtig ist, dass sie auf dem Handy korrekt dargestellt werden. Ein Baukasten mit Drag-and-Drop beschleunigt die Arbeit, manche arbeiten trotzdem lieber mit HTML-Code.
- Zustellbarkeit: Eine perfekt gestaltete E-Mail nützt nichts, wenn sie im Spam-Ordner landet. Gute Tools kümmern sich um die Reputation der Versandserver, unterstützen Authentifizierung wie SPF, DKIM und DMARC und geben Hinweise zur Verbesserung. Google und Yahoo verlangen diese Authentifizierung seit 2024 von allen, die viele Mails verschicken.
- Abrechnung: Die Anbieter rechnen nach Kontakten, nach verschickten Mails oder je Konto ab. Rechne mit deinem tatsächlichen Verteiler und deiner Versandhäufigkeit, nicht mit dem Einstiegspreis, und achte darauf, was passiert, wenn der Verteiler über die gebuchte Stufe wächst.
Einsatzbereiche für Newsletter-Tools
- Regelmäßiger Newsletter: Ein Betrieb verschickt einmal im Monat Neuigkeiten, Angebote oder Veranstaltungstermine. Vorlagen und Baukasten sorgen dafür, dass der Newsletter auf dem Handy genauso gut aussieht wie am Bildschirm, und die Anmeldungen laufen über Double-Opt-in mit Protokoll.
- Willkommens- und Folgemails: Nach der Anmeldung oder dem ersten Kauf startet automatisch eine Strecke: eine Willkommensmail, einige Tage später Tipps zum Produkt, danach die Bitte um eine Bewertung. Einmal eingerichtet, läuft das ohne Zutun des Teams.
- Segmentierte Kampagnen im Onlineshop: Ein Shop teilt seine Liste auf: Kunden, die zuletzt vor drei Monaten gekauft haben, Kunden mit Vorliebe für eine bestimmte Kategorie, Kunden mit hohem Bestellwert. Jede Gruppe bekommt andere Mails, passend zu ihren Interessen und ihrem Kaufverhalten. Weitere Tools für den Shop stellt unser Beitrag zu KI-Tools für E-Commerce vor.
- Interessenten im B2B begleiten: Wer ein Whitepaper heruntergeladen oder sich für ein Webinar angemeldet hat, landet in einer Strecke, die über mehrere Wochen Fachwissen, Fallstudien und schließlich ein Angebot schickt. Jede Mail richtet sich danach, worauf der Kontakt bisher reagiert hat. Wie Betriebe solche Kontakte überhaupt gewinnen, zeigt unser Beitrag zu KI-Tools für die Leadgenerierung.
- Inaktive Kontakte reaktivieren: Wer seit sechs Monaten keine Mail geöffnet hat, erhält automatisch eine Nachricht, die an die Beziehung erinnert, auf Wunsch mit einem Angebot. Reagiert der Kontakt nicht, wird er entfernt oder seltener angeschrieben. Das hält die Liste sauber und verbessert die Zustellbarkeit, weil Postfachanbieter auf die Reaktionen der Empfänger achten.
Welches E-Mail-Marketing-Tool für welche Aufgabe?
Wenn du regelmäßig einen Newsletter an Kunden oder Mitglieder verschickst, ist rapidmail unsere erste Empfehlung: Die Bedienung braucht keine Einarbeitung, der Support ist auf Deutsch am Telefon erreichbar, und die Empfängerdaten liegen nach Anbieterangabe in Deutschland. Für bestimmte Aufgaben passen andere Tools besser:
- Einen großen Verteiler gelegentlich anschreiben: Brevo
- Newsletter mit Landingpages und Webinaren verbinden: GetResponse
- Kampagnen gemeinsam mit dem Vertrieb steuern: HubSpot Marketing Hub
- Website, Onlinekurs und Newsletter in einem Konto führen: EASY2
Häufige Fragen
Meist zwischen 20 und 60 Euro im Monat, je nach Abrechnung. Bei rapidmail kostet ein einzelner Versand an 1.000 Empfänger 30 Euro netto, das Abo Essential 20 Euro im Monat. GetResponse Starter kostet bei 1.000 Kontakten 19 Dollar, mit Automationen 59 Dollar. Bei Brevo brauchst du dafür die Stufe mit 1.500 Kontakten, rund 17 Dollar für 10.000 Mails.
Nein. rapidmail verschickt einzeln ohne Abo und ohne Laufzeit, 1.000 Empfänger kosten 30 Euro netto je Versand. Laut Preisrechner des Anbieters ist das günstiger, solange du weniger als dreimal im Jahr versendest. Brevo verkauft Guthaben ohne Abo und ohne Verfallsdatum, 5.000 Mails kosten rund 32 Dollar.
Brevo speichert nach eigener Angabe in der EU, rapidmail in Deutschland. HubSpot Marketing Hub hat ein Rechenzentrum in Frankfurt, weist den Speicherort aber zu, und einzelne Dienste sind ausgenommen. EASY2 nennt keinen Serverstandort. Was beim Umgang mit Kundendaten gilt, erklärt unser Beitrag KI und DSGVO.
Oft erst eine Stufe höher, als man denkt, und das ist der teuerste Sprung in vielen Preislisten. GetResponse bietet Automationen erst im Marketer-Tarif ab 59 Dollar, HubSpot Marketing Hub erst in Professional ab 792 Euro im Monat. Bei rapidmail enthält schon Essential eine Automation, Performance fünf und Unlimited beliebig viele, bei 1.000 Kontakten für 20, 33 oder 47 Euro netto.
Für einen kleinen Verteiler ja. GetResponse bietet ein Gratiskonto für 500 Kontakte und 2.500 Nachrichten, Brevo 300 Mails am Tag. Bei rapidmail ist der erste Versand an bis zu 2.000 Kontakte gratis. In den Gratistarifen fehlen meist Automationen und weitere Zugänge, bei Brevo arbeitet dort nur eine Person im Konto.
Das regelt jeder Anbieter anders. HubSpot Marketing Hub stuft sofort hoch und berechnet den höheren Satz bis zur Vertragsverlängerung. Bei Brevo gilt seit Herbst 2025 je Sendestufe eine Kontaktgrenze, du musst also auch ohne mehr Mails hochstufen. EASY2 erlaubt im größten Paket 1.000 Empfänger, darüber klärst du die Zusatzkosten mit dem Anbieter.
Ja, als Import aus Excel, Shop oder CRM, aber nur mit dokumentierten Einwilligungen. Nimm den Nachweis mit, wann und wie sich jemand angemeldet hat. Wer Adressen ohne Einwilligung importiert, riskiert Beschwerden und die Zustellbarkeit des ganzen Kontos, viele Anbieter prüfen importierte Listen deshalb. Was rechtlich gilt, erklärt unser Beitrag KI und DSGVO.
Bei HubSpot Marketing Hub ja: Kundendaten fließen laut unserem Testbericht in die eigenen KI-Modelle des Anbieters, widersprechen können nur die Super-Admins des Kontos. rapidmail gibt Eingaben in die KI-Funktionen an einen externen Anbieter weiter. Frag vor dem Vertrag nach und schalte KI-Funktionen ab, die du nicht brauchst.
Nicht unbedingt. Viele CRM-Systeme verschicken selbst Mails, HubSpot Marketing Hub etwa hängt jede Aussendung am Kontakt im CRM. Ein eigenes Tool wie rapidmail lohnt sich, wenn das CRM nur einfache Mails kann oder der Versand darüber zu teuer wird. Dann verbindest du beide über eine Schnittstelle. CRM-Systeme vergleicht unser Beitrag zu KI-Tools für CRM.
Die meisten schlagen Betreffzeilen und Textentwürfe vor, etwa rapidmail, Brevo und GetResponse. Für längere Texte oder einen festen Markenton sind spezialisierte Textgeneratoren stärker, einige vergleicht unser Beitrag zu KI-Tools für Texterstellung. Bilder für den Newsletter erstellst du mit einem der KI-Bildgeneratoren aus unserem Vergleich.
