Trainiert Apollo seine KI mit meinen Daten?

Ja, für die eigenen Modelle. Apollo schreibt, es könne Kundendaten und eigene Bestandsdaten als Eingabe für intern entwickelte Modelle verwenden. Für Daten, die durch selbst eingerichtete Anbindungen an fremde KI-Dienste laufen, schließt der Anbieter eine Verwendung zum Training aus. Eine Unterscheidung nach Tarif nennt er nicht (<a href="https://www.apollo.io/ai-policy">KI-Richtlinie von Apollo</a>, abgerufen am 19.09.2026).

Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und wo stehen die Server?

Ja, er gilt mit dem Hauptvertrag als geschlossen. Apollo stützt die Übermittlung zuerst auf das Datenschutzrahmenwerk EU-USA und hält die Standardvertragsklauseln als Rückfallebene bereit. Als Betriebsorte nennt der Vertrag ausgelagerte Rechenzentren in den USA, eine europäische Datenhaltung bietet Apollo nicht an. Neue Unterauftragsverarbeiter kündigt der Anbieter 30 Tage vorher an (<a href="https://www.apollo.io/dpa">Vertragstext</a>, abgerufen am 19.09.2026).

Woher stammen die Kontaktdaten in Apollo?

Aus drei Quellen, so die Verarbeitungsinformation des Anbieters. Erstens aus einem Beitragsnetz: Kunden stellen Angaben aus eigenen Werkzeugen wie der Adresssuche bereit. Zweitens aus Programmen, die das offene Netz großflächig durchsuchen. Drittens aus zugekauften Beständen geprüfter Anbieter. Als Rechtsgrundlage führt Apollo das berechtigte Interesse an, das eigene und das seiner Kunden (<a href="https://www.apollo.io/privacy-policy/processing-notice">Verarbeitungsinformation</a>, abgerufen am 19.09.2026).

Darf ich diese Kontakte für Kaltakquise anschreiben?

Das beantwortet kein Tarif und auch nicht KI Kompass. Apollo selbst schreibt, es könne nicht beurteilen, ob die Datenschutz-Grundverordnung auf einen Betrieb zutrifft, und verweist auf eigene Rechtsberatung. Der Anbieter liefert das Werkzeug, nicht die Erlaubnis. Wer im DACH-Raum kalt anschreibt oder anruft, klärt das vorab anwaltlich (<a href="https://knowledge.apollo.io/hc/en-us/articles/4409141087757-Configure-GDPR-Settings-on-Apollo">Hinweis von Apollo</a>, abgerufen am 19.09.2026).

Kann ich europäische Kontakte in Apollo sperren?

Ja, über drei Schalter in der Kontoverwaltung. Apollo blockiert auf Wunsch die Recherche zu Personen, die es in der EU verortet, den Versand an sie und die Öffnungs- und Klickmessung. Die Grenze nennt der Anbieter selbst: Die Schalter greifen nur, wenn Apollo den Standort einer Person bestimmen kann. Bleibt er unklar, läuft der Kontakt mit.

Was begrenzt mich mehr, die Plätze oder die Credits?

Die Credits, in den allermeisten Fällen. Free liefert 900 im Jahr je Platz, Basic 30.000, Professional 48.000, Organization 72.000. Aufdeckungen, Anreicherungen und Exporte rechnet Apollo einzeln ab, deshalb leert ein datenhungriges Team sein Kontingent schnell. Am Ende des Abrechnungszeitraums verfällt der Rest. Eine Mindestzahl an Plätzen schreibt nur Organization vor, nämlich drei.

Wie komme ich an meine Daten, wenn ich Apollo verlasse?

Über Listenexport und Schnittstelle, beides zieht Kontingent. Apollo gibt Kontakte, Firmen und Listen als Tabellendatei heraus und schreibt laufend in angebundene Kundenverwaltungen wie <a href="https://ki-kompass.at/tools/pipedrive/">Pipedrive</a>. Der Haken steckt in der Zähleinheit: Jeder Export verbraucht Credits, ein vollständiger Abzug am Ende der Laufzeit also auch. Wer wechselt, plant ihn vor dem letzten Abrechnungstag ein.

Gibt es Apollo als App fürs Handy?

Nein, seit dem 28. August 2026 nicht mehr. Apollo hat die eigene Handy-App zu diesem Datum abgeschaltet: Installieren und starten kann sie niemand mehr, Mitteilungen verschickt sie ebenfalls nicht. Übrig bleibt der Zugang über den Browser des Geräts. An Tarifen und Beträgen hat der Anbieter dabei nichts geändert (<a href="https://knowledge.apollo.io/hc/en-us/articles/40459457015821-Access-Apollo-From-a-Mobile-Browser">Hilfecenter von Apollo</a>, abgerufen am 19.09.2026).

Wie verlässlich sind die Daten für Österreich und Deutschland?

Schwächer als für den US-Markt, das ist die Kernschwäche. Apollo baut seinen Bestand vor allem aus englischsprachigen Quellen auf, entsprechend dünner fallen Telefonnummern und Firmenhierarchien im deutschsprachigen Raum aus. Bei großen Konzernen reicht die Abdeckung meist, im Mittelstand entstehen Lücken. Wer nur DACH bearbeitet, prüft das in der Testphase an eigenen Zielkunden.

Reicht Apollo als alleiniges Kundenverwaltungssystem?

In den meisten Betrieben nicht, und das ist so gedacht. Apollo führt zwar eigene Datensätze und einen Verkaufstrichter, sitzt im Alltag aber vor dem Hauptsystem und übergibt dorthin. Als führendes System bleibt es selten stehen, weil Angebot, Rechnung und Servicefall fehlen. <a href="https://ki-kompass.at/tools/hubspot-sales-hub/">HubSpot Sales Hub</a> deckt diese Seite ab, Apollo die Beschaffung davor.

Womit vergleiche ich Apollo sinnvoll?

Mit zwei sehr unterschiedlichen Gegenspielern. <a href="https://ki-kompass.at/tools/clay-com/">Clay</a> hält keine eigene Datenbank, sondern fragt Dutzende Quellen nacheinander ab; das passt für Teams, die Datenqualität selbst steuern wollen. Apollo liefert dagegen Bestand und Versand aus einer Hand. Im DACH-Raum treten außerdem Dealfront und Cognism an, beide mit europäischem Datenbestand.

KI Tool-Reviews: Chatbots, Text, Design & mehr

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Apollo.io

ZenLeads Inc. (USA)

Sales & Kundensupport

7,9/10

Kontaktdatenbank mit Werkzeugen für Kaltakquise, 240 Millionen Profile. Die Daten liegen in den USA, die Rechtsgrundlage klärt jeder Betrieb selbst.

Lindy

Crivello Corp (Lindy) (USA)

Workflow Automatisierung

7,9/10

Lindy baut KI-Agenten für Posteingang, Termine und Vertrieb. Abgerechnet wird je Nutzer und nach verbrauchten Credits, ab 29,99 Dollar.

Flowhunt

AiMingle, s.r.o. (Tschechien)

Workflow Automatisierung

6,6/10

FlowHunt baut KI-Abläufe aus vorgefertigten Bausteinen, wahlweise in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum. Der Einstieg kostet 50 Euro im Monat.

plancraft

Plancraft GmbH (Deutschland)

Projektmanagement

8,5/10

plancraft verbindet Angebot, Rechnung, Zeiterfassung und Projektakte für Handwerksbetriebe. Jede zusätzliche Lizenz kostet extra.

fonio.ai

fonio GmbH (Österreich)

Sales & Kundensupport

8,9/10

fonio.ai nimmt Anrufe entgegen, erkennt das Anliegen und vereinbart Termine. Der Einstiegstarif erlaubt nur ein Gespräch gleichzeitig.

BOTfriends

BOTfriends GmbH (Deutschland)

Sales & Kundensupport

8,7/10

BOTfriends automatisiert Kundenservice, IT-Helpdesk und Personalanfragen in einer Plattform. Der Einstieg kostet ab 500 Euro im Monat.

Gemini Notebook

Google (USA)

KI-Chatbots & Assistenten

8,4/10

Gemini Notebook, früher NotebookLM, beantwortet Fragen nur aus den hochgeladenen Quellen und belegt jede Aussage mit der Fundstelle.

Claude Code

Anthropic (USA)

Programmierung

8,9/10

Claude Code arbeitet im Terminal, in der IDE und im Browser an der Codebasis. Nutzbar nur mit bezahltem Claude-Tarif oder API-Zugang.

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