Billbee ist eine cloudbasierte Software für Auftrags- und Warenwirtschaft im E‑Commerce. Sie importiert Bestellungen aus Shops und Marktplätzen, synchronisiert Lagerbestände und unterstützt beim Versand über angebundene Versanddienstleister. Billbee erstellt Rechnungen und andere Belege, automatisiert wiederkehrende Abläufe und stellt Schnittstellen für Buchhaltung und Zahlungsabgleich bereit. Nutzer steuern zentrale Prozesse wie Bestellbearbeitung, Versandstatus und Kundenkommunikation in einer Oberfläche.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Schnelle Implementierung
- Viele Plattform-Schnittstellen
- Leistungsstarke Automatisierungsregeln
Nachteile
- Begrenzte Reporting Funktionen
- Keine komplexe Produktionsplanung (kein Voll-ERP)
- Fehlende Mobile App
Funktionen
- Zentrale Auftragsabwicklung für Bestellungen aus Shop(s) und Marktplätzen in einem Dashboard.
- Automatische Erstellung und Versand von Rechnungen, Stornorechnungen, Lieferscheinen und weiteren Auftragsdokumenten.
- Multichannel-Bestandsverwaltung mit automatischem Bestandsabgleich über alle angebundenen Kanäle (inkl. Bundles/Stücklisten).
- Lager- und Warenwirtschaftsfunktionen wie Lagerverwaltung, Multilager, Preisgruppen, Staffelpreise, Seriennummern und Reichweitenberechnung.
- Versandabwicklung inkl. Erstellung von Versandetiketten, Anbindung von Versanddienstleistern und grundlegendes Retourenmanagement (z. B. DHL, GLS).
- Umfangreiche Automatisierungsregeln (Handlungsketten) für Rechnungsversand, Versandbenachrichtigungen, Zahlungserinnerungen, Exporte und viele wiederkehrende Workflows.
- Zahlungsabgleich und Exporte für Buchhaltung (z. B. DATEV- bzw. Buchhaltungs-Exporte) sowie Anbindung externer Buchhaltungssoftware.
- Artikelverwaltung mit Kategorien, Bildspeicher, digitalen Artikeln, Verpackungstypen und Exportfunktionen.
- Kundenverwaltung inkl. Kundenportal, zentraler Kundenkommunikation und einfachem Mahnwesen.
- Grundlegende Reporting- und Analysefunktionen zu Bestellungen, Umsätzen und weiteren Kennzahlen.
- Über 150 Schnittstellen zu Shopsystemen, Marktplätzen, Versand-, Payment-, Fulfillment- und Buchhaltungs-Tools (z. B. Shopify, WooCommerce, Amazon, eBay, Etsy).
Setup
Sprache
Datenschutz
Unsere Bewertung
Produktivität
Billbee nimmt Händlern einen großen Teil der wiederkehrenden Arbeit ab: von Bestellungen über Rechnungen bis zum Versand.
Benutzerfreundlichkeit
Dank vieler fertiger Anbindungen an Verkaufsplattformen und Paketdienste lässt sich das System auch ohne technische Fachkenntnisse schnell in Betrieb nehmen. Die tägliche Nutzung ist unkompliziert, wobei die Einrichtung eigener Automatisierungsregeln eine kurze Einarbeitungszeit verlangt.
Kundensupport
Schneller, gut erreichbarer Support auf Deutsch, ergänzt durch viele Hilfetexte, Videos und Webinare, insgesamt sehr passend für kleinere und mittlere Unternehmen. Punktabzüge gibt es, weil kein echter Rund-um-die-Uhr-Support mit garantierten Service-Leveln angeboten wird und einzelne Nutzer die schriftliche Dokumentation für Einsteiger als schwer verständlich empfinden.
Einsatzbereiche
- Versandabwicklung: Die Software importiert Bestelldaten aus Plattformen wie Amazon und Shopify in einen gemeinsamen Posteingang. Mitarbeiter generieren dort Versandetiketten für Dienstleister wie DHL oder die Österreichische Post und das System meldet die Sendungsnummern anschließend an die Marktplätze zurück.
- Fakturierung: Das System erzeugt unmittelbar nach dem Auftragseingang die passende Rechnung und versendet das Dokument per E-Mail an den Käufer. Daraufhin überträgt die Software diese Belege samt Zahlungsstatus über eine native Schnittstelle an Buchhaltungsprogramme wie Lexoffice oder SevDesk.
- Bestandssynchronisation: Verkauft ein Händler einen Artikel über einen angebundenen Marktplatz wie Etsy, senkt das Tool den verfügbaren Warenbestand im eigenen Webshop parallel um die entsprechende Menge. Dieser kanalübergreifende Datenabgleich blockiert physische Überverkäufe bei gleichzeitig aktiven Vertriebswegen.
Screenshots
Preis
Billbee rechnet nach dem tatsächlichen Bestellvolumen pro Monat ab. Die monatlich kündbaren Tarife beginnen bei 9 Euro. Ab mehr als 200 Bestellungen werden automatisch weitere Partnerlösungen freigeschalten, etwa VentoryOne für die Lagerverwaltung oder Replyco für den Support.
Zur Einordnung: Bei 500 Bestellungen pro Monat kostet Billbee 125 Euro. Bei 2.500 Bestellungen liegt der Preis bei 250 Euro monatlich. Bei aktiver Anbindung von Amainvoice berechnet Billbee keine Gebühren für Amazon-Bestellungen.
Unser Fazit
Billbee bietet kleinen Online-Händlern eine solide Lösung, um Bestellungen, Versand und Rechnungen an einem Ort zu verwalten – ohne viel Einarbeitungszeit. Gerade für Betriebe, die über mehrere Plattformen verkaufen, spart das Tool im Alltag spürbare Zeit durch seine Automatisierungen. Wer wächst, sollte allerdings die steigenden Kosten im Blick behalten, und wer viel unterwegs arbeitet, muss mit der fehlenden App leben.
Häufige Fragen
Die Software eignet sich auch für den Einsatz im österreichischen Tagesgeschäft. Sie berücksichtigt die landesspezifischen Steuersätze und arbeitet mit regional relevanten Versanddienstleistern zusammen, etwa mit der Österreichischen Post. Damit deckt sie zentrale Anforderungen vieler Händler in Österreich ab. Spezielle Abläufe oder branchenspezifische Vorgaben sollten Betriebe dennoch vor der Einführung prüfen.
Billbee wird überwiegend von Kleinunternehmen, Start-ups und wachsenden KMU genutzt, die ihre Prozesse professionalisieren wollen, ohne sofort in komplexe ERP-Systeme zu investieren. Bei sehr großen Unternehmen mit stark individualisierten Prozessen oder eigenem ERP kann Billbee eher als ergänzende Lösung für bestimmte Kanäle als vollumfängliche zentrale Plattform dienen.
Die Konfiguration gelingt komplett ohne Programmierkenntnisse. Anwender verknüpfen ihre bestehenden Shops und Marktplätze über vorgefertigte Schnittstellen direkt in der Benutzeroberfläche.
Die Software konzentriert sich stark auf Auftragsabwicklung, Versand und Bestandsabgleich im E-Commerce. Komplexe Unternehmensprozesse wie Produktionsplanung oder tiefgehende Personalverwaltung deckt das Tool nicht ab.
Das System bietet direkte Schnittstellen zu bekannten Programmen wie Lexoffice oder SevDesk. Eine integrierte DATEV-Exportfunktion erleichtert zudem die Zusammenarbeit mit Steuerberatungskanzleien am Monatsende.
Händler mit B2B-Anforderungen können entsprechende Prozesse grundsätzlich abbilden, auch wenn die Lösung ihren Schwerpunkt klar im Endkundengeschäft hat. Bei speziellen Vorgaben, etwa komplexen Staffelpreisen, empfiehlt sich vorab ein genauer Blick auf die verfügbaren Schnittstellen und deren Grenzen.
Eine eigene Kassensoftware gehört nicht zum Funktionsumfang des Tools. Händler binden stattdessen externe Kassensysteme wie Flour an, um die Bestände im stationären Laden und im Onlineshop synchron zu halten.
Händler können digitale Produkte wie E-Books über Billbee verkaufen. Nach dem Zahlungseingang erstellt das System den Download-Link und sendet ihn direkt an die Käufer. Wie reibungslos das funktioniert, hängt vom jeweiligen Shop-Setup ab.
Die cloudbasierte Architektur bewältigt hohe Spitzenlasten an Aktionstagen wie dem Black Friday ohne Schwierigkeiten. Unternehmen verarbeiten problemlos tausende Bestellungen täglich, ohne dass das System an technische Grenzen stößt.
Billbee unterstützt vor allem das Auftragsmanagement, die Rechnungsstellung, den Versandprozess und teilweise das Lager- bzw. Bestandsmanagement über verschiedene Verkaufsplattformen hinweg. Dadurch eignet sich das Tool insbesondere für Unternehmen, die mehrere Onlineshops oder Marktplätze bündeln und standardisierte Abläufe möglichst automatisiert abwickeln möchten.
