EU AI Act für KMU: Entscheidend ist das Risiko der Anwendung

Was der AI Act für KMU konkret bedeutet, wo Risiken liegen und welche Schritte jetzt entscheidend sind.

Kurz erklärt

• Der AI Act der EU ist ein Rechtsrahmen für die Anwendung von KI
• KI-Anwendungen werden in vier Risikoklassen unterteilt; drei sind für KMU wichtig
• Transparenz, also klare Information über die Verwendung von KI, spielt in vielen Bereichen die zentrale Rolle
• Für jeden beruflichen KI-Einsatz gilt außerdem die Pflicht, Maßnahmen zur KI-Kompetenz im Team zu setzen

Rechtskonformität statt Innovationsbremse

Ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) für KMU wegen des AI Acts der EU rechtlich problematisch? Nein. Aber es müssen bestimmte Vorgaben erfüllt werden. Klein- und mittelständische Betriebe können KI im Marketing, Kundenservice und bei administrativen Aufgaben einsetzen, um Kosten zu senken und die Produktivität zu steigern. Diese Nutzung ist rechtlich möglich, wenn die entsprechenden Auflagen beachtet werden. Dieser Beitrag bietet Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Eine Besonderheit für KMU: Sie haben oft keine eigene Rechtsabteilung, die Verantwortung liegt bei den zuständigen Personen selbst. Der AI Act sieht hohe Geldbußen vor: bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes bei verbotenen Praktiken, bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent bei Verstößen gegen bestimmte andere Pflichten, etwa die Kennzeichnung oder die Betreiberpflichten bei Hochrisiko-KI. Für KMU gilt jeweils der niedrigere der beiden Beträge. Für fehlende KI-Kompetenz sieht der AI Act selbst keine Geldbuße vor.

Was ist der AI Act und für wen gilt er?

Der EU AI Act ist das weltweit erste umfassende Gesetz für KI. Er regelt nicht die Technologie selbst, sondern deren Verwendung und das damit verbundene Risiko. Entscheidend ist also nicht, was ein System technisch kann, ob ChatGPT oder eine branchenspezifische Lösung, sondern wie und wofür es eingesetzt wird.

Der AI Act trat im August 2024 in Kraft. Seit 2. Februar 2025 gelten die Verbote bestimmter KI-Praktiken und die Pflicht zur KI-Kompetenz. Seit 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Artikel 50 wie geplant, etwa der KI-Hinweis bei Chatbots oder die Offenlegung von Deepfakes. Nur Anbieter generativer KI-Systeme, die schon vorher am Markt waren, haben für die technische Markierung ihrer Ergebnisse bis 2. Dezember 2026 Zeit. Die ursprünglich ebenfalls für den 2. August 2026 geplante volle Anwendung der Hochrisiko-Pflichten hat die EU mit dem „Digital Omnibus“ verschoben, der am 27. Juli 2026 in Kraft trat: Sie gilt jetzt ab 2. Dezember 2027 für eigenständige Hochrisiko-Systeme, etwa im Recruiting, und ab 2. August 2028 für KI in bereits regulierten Produkten wie Medizingeräten oder Maschinen. Der Omnibus hat auch die Pflicht zur KI-Kompetenz neu gefasst, abgeschafft wurde sie nicht.

KMU sind vom AI Act betroffen, unabhängig von ihrer Größe. Das Gesetz gilt nicht nur für Anbieter, die KI-Systeme entwickeln oder entwickeln lassen und unter eigenem Namen auf den Markt bringen oder selbst in Betrieb nehmen, sondern auch für Betreiber, die solche Systeme beruflich und in eigener Verantwortung verwenden. Wer ChatGPT im Betrieb nutzt, ist also Betreiber. Erfasst sind auch Anbieter und Betreiber außerhalb der EU, wenn der Output ihrer KI in der EU verwendet wird. Das kann die Einzelunternehmerin sein, die mit KI Content generiert, oder der Konzern mit tausenden Beschäftigten, der Kunden mit einem Chatbot begrüßt.

Die Risikoklassen im AI Act

KI ist nicht gleich KI. Die Bandbreite der Anwendungsmöglichkeiten ist groß, ebenso unterschiedlich sind die Auswirkungen auf sensible Bereiche wie Datenschutz und Privatsphäre. Der AI Act vereinfacht dies durch vier Risikoklassen. Je nach Zuordnung sind unterschiedliche Maßnahmen erforderlich, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.

Minimales Risiko

Die meisten derzeit in Europa eingesetzten KI-Systeme fallen in diese Kategorie. Etwa unkritische Hilfsfunktionen wie Spam-Filter oder KI in Videospielen. Hier gibt es keine zusätzlichen Auflagen, freiwillige Verhaltenskodizes sind möglich. Eine Pflicht gilt aber auch hier: Wer KI beruflich nutzt, muss Maßnahmen setzen, die den Aufbau von KI-Kompetenz im Team unterstützen (Artikel 4).

Geringes Risiko

Hier geht es um Transparenz: Menschen sollen erkennen, wann KI im Spiel ist. Für KMU ist das die wichtigste Klasse. Seit 2. August 2026 gilt: Wer mit einem Chatbot spricht, muss das erkennen können, dafür sorgt in erster Linie der Anbieter des Chatbots. Wer KI nur nutzt, muss vor allem Deepfakes offenlegen und KI-Texte, die zu Themen von öffentlichem Interesse veröffentlicht werden und nicht zugleich inhaltlich geprüft und redaktionell verantwortet sind. Werbetexte und Produktbeschreibungen fallen in der Regel nicht darunter. Die Anbieter von Text-, Bild- und Videogeneratoren müssen die Ergebnisse zusätzlich maschinenlesbar markieren.

Hochrisiko-KI

Diese Systeme bergen hohe Risiken für Gesundheit, Sicherheit oder Grundrechte und unterliegen strengen Auflagen, z.B. im Personalmanagement, Gesundheitswesen, Bildung oder bei kritischen Infrastrukturen. Die meisten Pflichten treffen den Anbieter der Software, etwa Risikomanagement und technische Dokumentation. Wer ein solches System nur nutzt, muss vor allem für menschliche Aufsicht sorgen, die automatisch erzeugten Protokolle aufbewahren und Beschäftigte sowie betroffene Personen informieren. Das gilt ab 2. Dezember 2027, etwa im Personalbereich, und ab 2. August 2028 für KI in regulierten Produkten wie Medizingeräten. Wichtig: Entscheidend ist die genaue Anwendung. Nicht jeder KI-Einsatz im Personalbereich ist automatisch betroffen.

Verbotene KI (unannehmbares Risiko)

Bestimmte KI-Praktiken sind seit 2. Februar 2025 verboten, weil sie gegen Grundrechte verstoßen. Die meisten betreffen KMU kaum, etwa Social Scoring, also die Bewertung von Menschen nach ihrem sozialen Verhalten mit nachteiligen Folgen, oder das ungezielte Auslesen von Gesichtsbildern aus dem Internet oder aus Aufnahmen von Überwachungskameras, um Datenbanken zur Gesichtserkennung aufzubauen. Für Arbeitgeber wichtig ist aber das Verbot der Emotionserkennung am Arbeitsplatz, außer aus medizinischen oder Sicherheitsgründen. Eine Software, die aus Mimik oder Stimme von Mitarbeitern auf deren Gefühle schließt, darfst du also nicht einsetzen.

Kurz zusammengefasst lassen sich die drei Risikoklassen, die für KMU relevant sind, so darstellen:

• Minimales Risiko: keine zusätzlichen Pflichten
• Geringes Risiko: Transparenz, vor allem bei Chatbots und Deepfakes
• Hochrisiko-KI: strenge Regeln, für Nutzer vor allem menschliche Aufsicht, Protokolle und Information der Betroffenen (ab 2. Dezember 2027, in regulierten Produkten ab 2. August 2028)

Unabhängig von der Risikoklasse gilt für jeden beruflichen KI-Einsatz die Pflicht zur KI-Kompetenz.

Was bedeutet das konkret? Anwendungen in Marketing, HR und Kundenservice

KI im Marketing

Marketing ist der Bereich, in dem KI am weitesten fortgeschritten ist. Generierte Werbe- und Produkttexte fallen überwiegend unter minimales Risiko, also: keine Kennzeichnungspflicht. Werbegrafiken und Videos ebenfalls, mit einer Ausnahme: Zeigen Bilder, Videos oder Tonaufnahmen echte Personen, Orte, Gegenstände oder Ereignisse so, dass sie fälschlich als echt erscheinen würden (Deepfakes), musst du offenlegen, dass sie mit KI erzeugt oder verändert wurden. Kundendatensammlung, Newsletter-Auswertung und die üblichen Werbe-Algorithmen fallen ebenfalls unter minimales Risiko.

KI im Personalwesen

Hier betreten KMU rechtlich sensibles Gelände. KI-Systeme, die dafür bestimmt sind, Bewerbungen zu sichten, zu filtern oder zu bewerten, über Beförderungen oder Kündigungen mitzuentscheiden oder Leistung und Verhalten von Beschäftigten zu bewerten, zählen in der Regel zur Hochrisiko-Kategorie. Auch das gezielte Schalten von Stellenanzeigen fällt hierher. Werden KI-Tools zur Vorsortierung von Bewerbungen genutzt, gelten ab 2. Dezember 2027 die Betreiberpflichten aus Artikel 26, unter anderem menschliche Aufsicht, Aufbewahrung der Protokolle und Information von Arbeitnehmervertretern, betroffenen Beschäftigten und Bewerbern. Risikomanagement und technische Dokumentation sind Aufgabe des Anbieters der Software. Für Systeme, die schon vor dem 2. Dezember 2027 auf dem Markt oder in Betrieb waren, gelten die Regeln nur, wenn sie danach in ihrer Konzeption erheblich verändert werden. Vorsicht bei allgemeinen Tools: Wer einen Chatbot wie ChatGPT selbst für die Bewerberauswahl einsetzt, kann dadurch selbst zum Anbieter werden, mit allen Anbieterpflichten.

Das Beispiel zeigt ein Grundprinzip: Ein Werbetool für Produktanzeigen kann minimal riskant sein. Wird dasselbe System eingesetzt, um Stellenanzeigen gezielt auszuspielen, kann es in den Hochrisiko-Bereich fallen. Es kommt auf die Anwendung an.

KI im Kundenservice

Chatbots auf Websites sind weit verbreitet. Menschen müssen erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen, außer es ist ohnehin offensichtlich. Diese Pflicht trifft den Anbieter des Chatbots, also meist den Softwarehersteller. Hast du den Chatbot unter eigenem Namen entwickeln lassen, kannst du selbst Anbieter sein. Prüfe in jedem Fall, ob ein Hinweis wie „Sie sprechen mit unserem KI-Assistenten“ spätestens beim ersten Kontakt erscheint, und ergänze ihn sonst im Begrüßungstext. Das gilt auch für Telefonbots, dort sollte der Hinweis gleich zu Gesprächsbeginn zu hören sein. Interne E-Mail-Verarbeitung wie Sortierung und Weiterleitung löst keine Kennzeichnungspflicht aus. Beantwortet ein System Kundenanfragen selbstständig, gilt dasselbe wie beim Chatbot.

Was KMU jetzt konkret tun sollten

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Wo und wie werden KI-Tools bereits eingesetzt? Das ermöglicht eine realistische Einschätzung der verbundenen Risiken.

Schritt 2: Interne Regeln erstellen

KMU benötigen in den meisten Fällen keine Zertifikate oder einen speziellen KI-Verantwortlichen. Sinnvoll ist ein internes KI-Regelwerk, vorgeschrieben ist es nicht: Welche Tools und Daten dürfen verwendet werden? Welche Pflichten (menschliche Prüfung, Offenlegung) müssen erfüllt werden? Im Bereich potenzieller Hochrisiko-Systeme, besonders beim Recruiting, bleibt durch die Fristverschiebung der EU nun Zeit bis Dezember 2027, um die Vorgaben zu erfüllen. Diese zusätzliche Zeit sollte aber genutzt und nicht ausgesessen werden: An der grundsätzlichen Einstufung als Hochrisiko-Anwendung ändert sich nichts. Frag den Anbieter einer solchen Software nach der EU-Konformitätserklärung, die er ausstellen muss.

Schritt 3: Wissen aufbauen

KI-Systeme entwickeln sich schnell, ständig entstehen neue Anwendungsmöglichkeiten. Internes Wissen ist daher essenziell, zum Beispiel durch Schulungen mit Basiswissen und rollenbezogener Vertiefung, etwa für das Marketing. Seit Februar 2025 musst du Maßnahmen setzen, die den Aufbau von KI-Kompetenz in deinem Team unterstützen (Artikel 4 AI Act, seit Juli 2026 in neuer Fassung). Ein bestimmtes Niveau musst du nicht garantieren, ein Zertifikat brauchst du nicht. Halte fest, wer wann welche Maßnahme bekommen hat. Welche Fähigkeiten im Alltag zählen, liest du im Beitrag über KI-Kompetenzen im Beruf. Unterstützung bietet unter anderem die KI-Servicestelle der RTR (Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH).

Wer kontrolliert in Österreich?

Jeder EU-Staat muss für den AI Act mindestens eine Marktüberwachungsbehörde und eine notifizierende Behörde benennen, die Frist dafür lief bis 2. August 2025 (Art. 70 AI Act). Österreich hat das noch nicht erledigt: Laut KI-Servicestelle der RTR gibt es derzeit keine nationale Umsetzung dieser Zuständigkeiten, und in der Behördenliste der EU-Kommission steht bei Österreich (Stand September 2026) noch kein Eintrag.

Die KI-Servicestelle der RTR ist deine Anlaufstelle für Fragen, aber keine Kontrollbehörde. Ihr gesetzlicher Auftrag in § 20c KommAustria-Gesetz ist ein Informations- und Beratungsangebot, von Marktüberwachung oder Geldbußen ist dort nicht die Rede. Du erreichst sie unter ki@rtr.at.

Sobald personenbezogene Daten im Spiel sind, bleibt die Datenschutzbehörde zuständig, denn die DSGVO gilt neben dem AI Act weiter. Nach eigener Darstellung ist die DSB schon nach geltendem Datenschutzrecht Marktüberwachungsbehörde, allerdings nur für bestimmte Hochrisiko-Bereiche wie Strafverfolgung, Grenzverwaltung und Justiz (Art. 74 Abs. 8 AI Act). Wer etwa Chatbots oder Recruiting-Software prüfen wird, ist laut DSB „noch nicht fixiert“.

Die Strafrahmen stehen im AI Act selbst, für KMU gilt jeweils der niedrigere der beiden Beträge (Art. 99 Abs. 6). Die Regeln zur Durchsetzung muss jeder Staat selbst erlassen (Art. 99 Abs. 1). Solange Österreich keine Behörde benannt hat, ist offen, wer hier Geldbußen verhängt. Die Pflichten gelten trotzdem ab den Stichtagen, die der AI Act festlegt (Art. 113).

Häufige Fehleinschätzungen

„Die EU reguliert KI zu streng, das bremst Innovation.“

Das ist falsch. Konkrete KI-Anwendungen brauchen einen rechtlichen Rahmen, um Menschenrechte in Europa zu schützen.

„KI sollte man besser nicht nutzen.“

Das wäre ein Trugschluss. Rechtliche Vorgaben sollen die Nutzung nicht unterbinden, sondern in rechtlich sichere Bahnen lenken und helfen, vertrauenswürdige KI als Wettbewerbsvorteil aufzubauen.

„Der AI Act erfordert komplexe Prozesse.“

Auch das stimmt so nicht. Wer KI nutzt, braucht keine Zertifikate. Mehr Aufwand bringt der Hochrisiko-Bereich (etwa Personalwesen): Dort gelten ab 2. Dezember 2027 zusätzliche Pflichten wie menschliche Aufsicht und die Information der Betroffenen.

„Wir nutzen nur ChatGPT, der AI Act betrifft uns nicht.“

Doch. Wer KI beruflich nutzt, ist Betreiber. Dann gilt die Pflicht zur KI-Kompetenz, und wer Deepfakes veröffentlicht, muss sie offenlegen. Ein Zertifikat oder einen KI-Beauftragten brauchst du dafür nicht.

Fazit

Der EU AI Act ist kein Innovationskiller und wird den sinnvollen Einsatz von KI-Tools im unternehmerischen Alltag nicht verhindern. Erforderlich ist aber die Erfüllung seiner Vorgaben. Für KMU bedeutet das einen gewissen Mehraufwand. Dieser zahlt sich jedoch aus, weil daraus ein bewusster, verantwortungsvoller Umgang mit KI entsteht.

Zum Mitnehmen: die vier Risikoklassen mit deinen Pflichten als Betreiber, alle Fristen bis 2028, wo du im Alltag betroffen bist, der Strafrahmen, wer in Österreich kontrolliert, und vier Fehleinschätzungen. Als PDF herunterladen oder als Bild speichern.