Microsoft Power Apps
Aus einer Excel-Liste wird in Power Apps eine Anwendung mit Eingabemaske, Rechten und Datenbank dahinter. Microsoft stellt dafür zwei Bauarten nebeneinander: die pixelgenau gezeichnete Canvas App und die modellgesteuerte App, die sich aus dem Datenmodell in Dataverse selbst erzeugt. Über tausend Konnektoren holen Daten aus Microsoft 365, SharePoint, SAP oder Salesforce herein, Copilot liefert einen ersten Entwurf aus einer Beschreibung in Worten. Der Nutzen hängt am Unterbau. Wer Entra ID und Teams ohnehin betreibt, spart Anmeldung, Rechte und Datenhaltung gleich mit.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Anmeldung, Rechte und Daten kommen aus dem vorhandenen Microsoft-Konto
- Über tausend Konnektoren, über ein Gateway auch ins eigene Rechenzentrum
- Power Platform fällt laut Microsoft unter die EU-Datengrenze
Nachteile
- Zwei Abrechnungsarten nebeneinander, schwer zu vergleichen
- 250 MB Dataverse-Datenbank je Platz, jedes Gigabyte darüber kostet extra
- Gebaute Apps laufen nur in der Microsoft-Laufzeitumgebung
Funktionen
- Canvas Apps: Die Oberfläche entsteht Element für Element auf einer freien Fläche wie auf einer Folie. Formeln im Stil von Excel steuern, was beim Klicken passiert.
- Modellgesteuerte Apps: Aus dem Datenmodell in Dataverse erzeugt die Plattform Listen, Formulare und Suchen von selbst. Der gestalterische Spielraum bleibt dabei gering.
- Dataverse: Tabellen, Beziehungen, Rechte und Verlauf liegen in einer eigenen Datenbank statt in einer SharePoint-Liste. Das trägt auch bei sehr großen Beständen.
- Copilot: Eine Beschreibung in Worten oder eine Excel-Datei genügt für den ersten Entwurf samt Datenstruktur. Nacharbeit bleibt nötig.
- AI Builder: Fertige Modelle lesen Rechnungen, Belege und Visitenkarten aus und geben die erkannten Felder an die App weiter.
- Konnektoren: Über tausend Schnittstellen greifen auf Microsoft 365, Salesforce, SAP und Oracle zu, über ein Gateway auch auf Datenbanken im eigenen Haus.
- Center of Excellence Toolkit: Die IT sieht, wer welche App gebaut hat, und setzt Regeln für Konnektoren und Datenabfluss durch. Ohne diese Auswertung bleibt Wildwuchs unsichtbar.
- Power Apps Mobile: Ein Programm für iOS, Android und Windows spielt die gebauten Apps ab. Die Schwester-App für Power Automate hat Microsoft am 31.08.2026 zurückgezogen.
Setup
Sprache
Datenschutz
Unsere Bewertung
Produktivität
Power Apps steigert die Effizienz, weil viele papierbasierte oder Excel-getriebene Abläufe schnell digitalisiert, automatisiert und direkt im bestehenden Microsoft-Umfeld umgesetzt werden können. Einschränkungen zeigen sich vor allem bei sehr komplexen Prozessen und dem Aufwand für ein durchdachtes Daten- und Berechtigungskonzept, daher „nur“ 9 von 10 Punkten.
Benutzerfreundlichkeit
Dank grafischer Oberflächen und fertiger Vorlagen lassen sich einfache Anwendungen zügig und ohne tiefe IT-Kenntnisse erstellen. Für komplexere Logiken oder individuelle Designs wird die Handhabung jedoch technisch anspruchsvoll, zudem ist die Lizenzgestaltung oft schwer zu durchschauen.
Kundensupport
Sehr gute Dokumentation, Lernplattform und eine große Community sorgen insgesamt für verlässliche Unterstützung, ergänzt durch ein breites Partnernetzwerk mit Erfahrung im Mittelstands-Umfeld. Qualität und Reaktionsgeschwindigkeit des offiziellen Supports hängen jedoch stark vom gewählten Support-Paket und externen Dienstleistern ab.
Einsatzbereiche
Erfassung vor Ort: Spesen, Arbeitszeiten oder Zählerstände tragen Mitarbeiter am Telefon ein, nicht auf Papier. Die App reicht die Werte an die verbundene Datenbank weiter. Das Abtippen in eine zweite Liste entfällt.
Anträge und Freigaben: Urlaub, Reisekosten und Bestellwünsche laufen über eine einheitliche Maske. Die Freigabe erreicht die Führungskraft in Teams, der Stand bleibt für den Antragsteller sichtbar. Die Weiterleitung dahinter übernimmt Power Automate.
Buchung gemeinsamer Mittel: Schreibtische, Fahrzeuge und Geräte hängen in einer Liste mit Belegungsplan. Das Team sieht freie Zeiten und reserviert selbst. Doppelbuchungen fallen sofort auf.
Prüfprotokolle: Sicherheitsrundgänge und Mängelmeldungen entstehen am Einsatzort, mitsamt Foto. AI Builder liest Belege und Formulare aus, statt dass jemand die Felder überträgt. Die Auswertung sichtet ein Mensch.
Ablösung gewachsener Tabellen: Copilot liest eine Excel-Datei ein und erzeugt daraus Datenstruktur und Oberfläche. Aus der Datei mit zwanzig Mitschreibenden wird eine Anwendung mit Rechten und Verlauf. Das Aufräumen der Altdaten bleibt Handarbeit.
Screenshots
Preis
Für dieselbe Anwendung liegen zwei Rechnungsarten nebeneinander: ein fester Platz je Nutzer mit beliebig vielen Apps, oder Abrechnung nach tatsächlicher Nutzung je App. Ab der zweiten App je Kopf liegt der feste Platz vorn. Die Euro-Beträge unten gelten bei Jahresabrechnung.
Fester Platz oder Verbrauch
- Developer Plan: 0 Euro. Drei Entwicklungsumgebungen, 2 GB Dataverse, 750 Abläufe im Monat. Gedacht für Einzelpersonen zum Lernen und Testen (Anbieterangabe).
- Power Apps Premium: 17,30 Euro je Nutzer und Monat. Apps und Power Pages ohne Stückgrenze, 250 MB Dataverse-Datenbank und 2 GB Dateispeicher je Platz, dazu Microsoft 365 Copilot Chat.
- Premium in der Großkundenstaffel: 10,40 Euro je Nutzer und Monat. Gleiche Leistung, aber erst ab 2.000 Plätzen und nur über den Vertrieb.
- Nach Nutzung: 10 Dollar je aktivem Nutzer, App und Monat über ein Azure-Abonnement. Gezählt wird, wer eine App im Monat mindestens einmal öffnet.
Der Speicher wird zur zweiten Rechnung: 250 MB je Platz füllen sich schnell, jedes weitere Gigabyte Datenbank kostet 34,70 Euro im Monat. Die Euro-Beträge stehen auf der deutschen Preisseite, die Verbrauchssätze nennt Microsoft nur in Dollar (Verbrauchstarife, beide abgerufen am 19.09.2026).
Unser Fazit
Steht Microsoft 365 ohnehin im Haus, führt Power Apps auf kürzestem Weg von der gewachsenen Excel-Liste zur Anwendung mit Maske, Rechten und Verlauf. Anmeldung über Entra ID, Freigaben in Teams, über tausend Konnektoren: Der Unterbau ist schon bezahlt. Fehlt er, zahlt ein Betrieb für die Plattform und baut die Umgebung daneben trotzdem auf. Die Rechnung hat zwei Böden. Premium kostet 17,30 Euro monatlich je Platz, abgerechnet im Jahr, die Staffel zu 10,40 Euro beginnt erst ab 2.000 Plätzen, und der Speicher wird zur zweiten Rechnung: 250 MB Dataverse je Platz, jedes weitere Gigabyte 34,70 Euro im Monat. Gebaute Apps laufen ausschließlich in der Microsoft-Laufzeitumgebung, der Export gibt die Dateien heraus, nicht die lauffähige Anwendung. Für Tabellen und Masken ohne Microsoft-Unterbau ist Airtable die ehrlichere Wahl. Ohne eine Stelle, die den Bestand an gebauten Apps im Blick behält, entsteht hier in kurzer Zeit ein Wildwuchs.
Häufige Fragen
Nein, solange die Verwaltung nichts freigibt. Microsoft gibt an, Eingaben und Antworten von Copilot nicht zum Training der eigenen KI-Modelle zu verwenden, solange der Mandantenverwalter die Datenteilung nicht einschaltet (Microsoft Learn, Fassung 29.05.2025). Kundendaten bleiben nach dieser Darstellung in der Microsoft-Cloud, für Funktionen mit Bing und Erweiterungen Dritter nennt Microsoft Ausnahmen.
Ja, und die EU-Datengrenze deckt Power Platform ab. Das Data Protection Addendum gehört als Standarddokument zu den Produktbestimmungen. Microsoft sagt zu, Kundendaten und personenbezogene Daten aus Protokollen in EU- und EFTA-Staaten zu speichern und zu verarbeiten, mit begrenzten Ausnahmen (Fassung 26.02.2025). Einzelne KI-Funktionen verlangen dafür die Freigabe von Datenverkehr über Regionsgrenzen.
Vor allem der Speicher. Premium bringt je Platz 250 MB Dataverse-Datenbank und 2 GB Dateispeicher, die Standardumgebung zusätzlich 3 GB Datenbank, 3 GB Dateien und 1 GB Protokolle. Jedes weitere Gigabyte Datenbank kostet 34,70 Euro im Monat. Die Staffel zu 10,40 Euro beginnt erst ab 2.000 Plätzen (Preisseite, abgerufen am 19.09.2026).
Die Dateien gehen heraus, die Anwendung nicht. Power Apps exportiert eine Canvas App als Paket oder in einer Lösung und spielt sie in eine andere Power-Apps-Umgebung ein. Eigene Konnektoren, Verbindungen und Dataverse-Anpassungen wandern dabei nicht mit, sie entstehen am Ziel neu. Außerhalb der Microsoft-Laufzeitumgebung läuft keine dieser Dateien (Microsoft Learn, Fassung 17.05.2025).
Technisch geht es, wirtschaftlich selten. Der Wert entsteht aus Anmeldung über Entra ID, Rechten und Daten, die ohnehin da sind. Fehlt dieser Unterbau, zahlt ein Betrieb für eine Plattform und baut sich die Umgebung daneben trotzdem auf.
Das Risiko ist echt, der Gegenhebel eingebaut. Microsoft liefert mit dem Center of Excellence Toolkit eine Auswertung, die jede gebaute App, ihren Ersteller und die genutzten Konnektoren auflistet. Richtlinien zum Datenabfluss sperren Verbindungen zwischen Firmendaten und privaten Diensten. Ohne eine Stelle, die das betreut, bleibt das Werkzeug ungenutzt.
Dafür ist Power Pages der richtige Weg. Gastzugänge im eigenen Mandanten werden schnell teuer, während Power Pages nach aktiven Nutzern je Website abrechnet: 4 Dollar für angemeldete und 0,30 Dollar für anonyme Besucher im Monat (Verbrauchstarife, abgerufen am 19.09.2026).
Das entscheidet die Datenhaltung, nicht die App. Eine SharePoint-Liste als Ablage bremst schon weit früher, weil Filter und Sortierung nicht am Server ausgeführt werden. Dataverse ist als Datenbank gebaut und hält auch große Bestände aus. Die Entscheidung fällt am Anfang und lässt sich später nur mit Aufwand drehen.
Für Windows ja, sonst nicht. Im Windows-Store liegt ein Programm, das gebaute Apps abspielt, daneben stehen Fassungen für iOS und Android. Unter macOS und Linux läuft alles im Browser. Gebaut werden die Apps ohnehin im Browser (Microsoft Learn, Fassung 01.05.2026).
Auf Deutsch zu örtlichen Geschäftszeiten, rund um die Uhr nur auf Englisch. Microsoft führt für Power Platform neun Landessprachen auf, darunter Deutsch. Die durchgehende Erreichbarkeit gilt nach dieser Übersicht allein für Englisch und allein für die Schweregrade A und B. Alles andere läuft in der Landessprache während der örtlichen Geschäftszeiten, meist 9 bis 17 Uhr an Werktagen (Übersicht zum Support, abgerufen am 19.09.2026).
Für reine Abläufe genügt Power Automate. Es braucht weder eine Oberfläche noch eine App-Lizenz, solange niemand etwas eintippen muss. Lovable baut aus einer Beschreibung eine eigenständige Anwendung ohne Bindung an einen Mandanten. Wer Tabellen und Masken ohne Microsoft-Unterbau will, landet meist bei Airtable.
