Unter den Mitschreibdiensten für Besprechungen deckt Fireflies.ai die meisten Anschlüsse ab. Das Werkzeug tritt Terminen in Zoom, Microsoft Teams und Google Meet über den Kalender bei, schreibt mit, fasst zusammen und zieht Aufgaben heraus. Eine Anwendung für Windows und macOS ergänzt das. Dieses Programm erfasst auch Gespräche ohne Konferenzsystem, ohne in der Teilnehmerliste aufzutauchen. Deutsch und Schweizer Deutsch führt der Anbieter in einer Liste von mehr als hundert Sprachen, die Zusammenfassung erscheint in der Sprache der Mitschrift. Wer Gesprächsdaten in Europa halten muss, stößt dagegen an eine Grenze: Fireflies speichert und verarbeitet die Aufnahmen nach eigener Angabe in den USA und richtet eine eigene Ablage in Europa erst im obersten Tarif ein.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Tritt Kalenderterminen ohne Zutun bei, in allen gängigen Konferenzsystemen
- Mitschrift und Zusammenfassung in über hundert Sprachen, Deutsch und Schweizer Deutsch eingeschlossen
- Der Anbieter schließt in der Datenschutzerklärung ein Training mit Kundendaten aus
- Anwendung für Windows und macOS nimmt auch ohne sichtbaren Teilnehmer auf
Nachteile
- Aufnahmen liegen in den USA, eine Ablage in Europa gibt es erst im obersten Tarif
- Der Gratistarif gibt keine Mitschrift zum Herunterladen frei
- Bedienoberfläche, Hilfe und Betreuung laufen nur auf Englisch
- Der Einstiegstarif deckelt den Speicher bei 8.000 Minuten je Platz
Funktionen
- Selbständiger Beitritt: Fireflies liest den Kalender und tritt Terminen in Zoom, Microsoft Teams und Google Meet von allein bei, ohne dass jemand die Aufnahme startet.
- Mitschrift in über hundert Sprachen: Der Dienst erkennt unter anderem Deutsch und Schweizer Deutsch und schreibt die Zusammenfassung in derselben Sprache wie das Gespräch.
- AskFred: Ein Gesprächsfenster beantwortet Rückfragen zu einem einzelnen Termin oder zum ganzen Bestand und entwirft daraus Folgemails.
- Mehrsprachen-Modus: Wechselt jemand mitten im Satz die Sprache, ordnet Fireflies Wort für Wort zu; die Funktion läuft als Vorabversion und nicht in den unteren Stufen.
- Soundbites: Aus einer markierten Stelle entsteht ein kurzer Tonausschnitt, den das Team ohne die ganze Aufnahme weitergibt.
- Aufnahme ohne Bot: Die Anwendung für Windows und macOS erfasst, was am Rechner läuft, auch Slack-Huddles; in der Teilnehmerliste taucht dabei niemand auf.
- Redeanteile und Stimmung: Die Auswertung zeigt, wer wie lange gesprochen hat und welche Stichworte über mehrere Termine hinweg wiederkehren.
- Übergabe an andere Programme: Notizen und Aufgaben laufen selbständig nach Salesforce, HubSpot, Slack oder Notion; in der untersten Stufe ist die Auswahl begrenzt.
Setup
Sprache
Datenschutz
Unsere Bewertung
Produktivität
Fireflies nimmt Teams die gesamte Nachbereitung ab: Beitritt, Mitschrift, Zusammenfassung, Aufgabenliste und Übergabe an das Kundensystem laufen ohne Handgriff. Der Anbieter führt dafür über hundert Sprachen samt Deutsch und Schweizer Deutsch und fasst in der Sprache des Gesprächs zusammen; der Mehrsprachen-Modus erkennt sogar Wechsel innerhalb eines Satzes. Gegen die Höchstnote stehen der gedeckelte Speicher in den unteren Stufen und die gesperrte Ausgabe im Gratiszugang.
Benutzerfreundlichkeit
Der Einstieg dauert Minuten: Konto anlegen, Kalender verbinden, der Assistent erscheint von allein im nächsten Termin. Bedienoberfläche und Hilfe bleiben jedoch englisch, und die Verknüpfung mit Kundensystemen verlangt Einarbeitung. Wer die Aufnahme im laufenden Gespräch steuern oder die Sprache umstellen will, sucht die passende Einstellung länger als nötig.
Kundensupport
Der Anbieter arbeitet mit Hilfecenter, E-Mail und einer ausführlichen Dokumentation, und zwar durchgehend auf Englisch. Deutschsprachige Ansprechpartner nennt Fireflies nicht. Einen eigenen Betreuer und zugesagte Reaktionszeiten führt die Preisseite erst im obersten Tarif, darunter bleibt es bei Selbsthilfe.
Einsatzbereiche
Besprechungsprotokoll: Fireflies tritt Terminen in Zoom, Microsoft Teams und Google Meet über den Kalender bei und schreibt mit. Kurz nach dem Ende stehen Zusammenfassung und Aufgabenliste bereit. Vor der ersten Aufnahme braucht es die Zustimmung aller Beteiligten.
Vertriebsgespräch: Beratungs- und Verkaufstermine landen samt Redeanteilen und Stichworten im Konto. Die Notizen wandern von dort nach Salesforce, HubSpot oder Slack, ohne dass jemand sie abtippt. Heikle Kundendaten gehören vorher geprüft.
Wissensarchiv: Alle Mitschriften bilden einen durchsuchbaren Bestand. Wer eine alte Zusage sucht, findet sie über ein Stichwort statt über eine Tonaufnahme. Neue Kollegen lesen sich so in laufende Vorhaben ein.
Mehrsprachige Runde: Der Mehrsprachen-Modus erkennt Sprachwechsel mitten im Satz und ordnet jedes Wort zu. Die Zusammenfassung entsteht in der Sprache, die im Termin überwiegt. Der Anbieter führt die Funktion als Vorabversion und gibt sie nur in den oberen beiden Stufen frei.
Termin ohne Konferenzsystem: Die Anwendung für Windows und macOS nimmt auf, was am Rechner läuft, auch Slack-Huddles. Ein sichtbarer Teilnehmer erscheint dabei nicht in der Runde. Genau deshalb muss die Ansage an die Anwesenden von Hand kommen.
Screenshots
Preis
Fireflies weist ausschließlich US-Dollar aus. Die Stufen trennen sich weniger über den Betrag als über zwei Dinge: wie viele Minuten Aufnahme das Konto speichert und ob eine Mitschrift das Haus überhaupt verlassen darf. Monatszahlung kostet rund das Doppelte der Jahreszahlung.
- Free: 0 US-Dollar. 400 Minuten Speicher, 20 KI-Guthaben im Monat, zwei Stunden je Termin, kein Herunterladen der Mitschriften.
- Pro: 10 US-Dollar je Platz und Monat bei Jahreszahlung (rund 9 Euro), 18 bei Monatszahlung. 8.000 Minuten Speicher je Platz, Ausgabe frei, alle Anschlüsse offen.
- Business: 19 US-Dollar bei Jahreszahlung (rund 17 Euro), 29 bei Monatszahlung. Speicher ohne Grenze, drei Stunden je Termin, Videoaufzeichnung, Mehrsprachen-Modus.
- Enterprise: 39 US-Dollar je Platz und Monat, nur im Jahresvertrag (rund 36 Euro). Vier Stunden je Termin, Anmeldung über das Firmenkonto, eigene Löschfristen, private Ablage.
Der Sprung von Free auf Pro entscheidet sich an der Ausgabe, nicht am Speicher: Ohne bezahlten Platz bleibt jede Mitschrift in der Anwendung. Für eine Ablage in Europa führt kein Weg an Enterprise vorbei (Preisseite des Anbieters, abgerufen am 19.09.2026; Euro-Beträge gerundet).
Unser Fazit
Bei der Zahl der Anschlüsse liegt Fireflies vor allen Mitschreibdiensten, die wir bisher geprüft haben: Zoom, Microsoft Teams und Google Meet über den Kalender, dazu eine Anwendung für Windows und macOS, die auch Gespräche ohne Konferenzsystem erfasst. Deutsch und Schweizer Deutsch führt der Anbieter im Standardumfang, die Zusammenfassung erscheint in der Sprache des Gesprächs. Der Haken sitzt beim Standort. Aufnahmen liegen nach Anbieterangabe in den USA, eine eigene Ablage in Europa richtet Fireflies erst im obersten Tarif ein, und selbst dort bleibt die Verarbeitung amerikanisch. Beim direkten Gegenspieler Otter.ai sieht es darin nicht besser aus. Zum Ausprobieren taugt der Gratiszugang, mehr nicht: Ohne bezahlten Platz verlässt keine Mitschrift die Anwendung, und die 10 US-Dollar je Platz und Monat gelten nur im Jahresvertrag.
Häufige Fragen
Nein, der Anbieter schließt das ausdrücklich aus. Die Datenschutzerklärung mit Stand 06.03.2026 hält fest, dass personenbezogene Daten nicht in das Training von KI-Modellen fließen und dass Fireflies dasselbe seinen Dienstleistern vertraglich untersagt. Für Gesprächsinhalte nennt der Anbieter zusätzlich eine Regel ohne Vorhaltung bei den eingesetzten Fremdmodellen. Eine Unterscheidung nach Tarif macht der Text nicht (Datenschutzerklärung).
In den USA, und den Vertrag zeichnet der Kunde selbst. Fireflies stellt den Auftragsverarbeitungsvertrag über ein eigenes Formular zur Unterschrift bereit, ohne Bindung an eine Tarifstufe. Gespeichert und verarbeitet wird nach Anbieterangabe bei Amazon Web Services und Google Cloud in den USA. Eine eigene Ablage in Europa beschreibt das Hilfecenter nur für den Enterprise-Tarif, und auch dort bleibt die Verarbeitung in den USA (Vertragsformular, abgerufen am 19.09.2026).
Unbegrenzt aufnehmen, begrenzt speichern. Der Gratistarif hält 400 Minuten vor, Pro 8.000 Minuten je Platz, Business und Enterprise verzichten auf diese Grenze. Ein einzelner Termin dauert zwei Stunden, im mittleren Tarif drei, im obersten vier. Dazu kommen KI-Guthaben für AskFred und eigene Zusammenfassungen: 20 im Monat in den beiden unteren Stufen, 30 und 50 darüber (Preisseite, abgerufen am 19.09.2026).
Nur mit einem bezahlten Platz. Das Hilfecenter hält fest, dass der Gratistarif kein Herunterladen erlaubt; ab Pro gibt das Konto Text, PDF, Untertitel und Tonspur heraus. Eigene Aufbewahrungs- und Löschfristen richtet der Anbieter erst im obersten Tarif ein. Nach einer Kontoschließung löscht Fireflies die zugehörigen Daten innerhalb von 30 Tagen (Hilfecenter).
Deutsch steht im Standardumfang, samt Schweizer Variante. Die Sprachliste des Anbieters führt über hundert Sprachen für Mitschrift und Zusammenfassung, darunter Deutsch und Deutsch (Schweiz). Den Mehrsprachen-Modus für Runden mit wechselnder Sprache kennzeichnet Fireflies als Vorabversion und gibt ihn nur in den oberen beiden Tarifen frei. Bedienoberfläche und Hilfe bleiben englisch (Sprachliste, abgerufen am 19.09.2026).
Über den verbundenen Kalender. Nach der Freigabe von Google oder Outlook erkennt der Dienst jeden Eintrag mit Konferenzverweis und tritt selbständig bei. In den Einstellungen legt das Konto fest, ob das für alle Termine gilt, nur für interne oder nur für externe. Einzelne Termine schaltet die Verwaltung ebenso wieder ab.
Ja, im Gratistarif mit engen Grenzen. Eine Datei darf dort 100 Megabyte und 150 Minuten umfassen, und jeder Import zieht eines der wenigen Startguthaben ab. Fireflies nimmt Tondateien wie MP3, WAV und M4A sowie Videodateien im MP4-Format an und behandelt sie wie eine Aufzeichnung: Mitschrift, Zusammenfassung und Suche greifen genauso.
AskFred beantwortet Rückfragen statt fester Punkte. Die Zusammenfassung entsteht automatisch nach jedem Termin; AskFred durchsucht dagegen auf Zuruf einen einzelnen Termin oder den gesamten Bestand, hebt Kernstellen hervor und formuliert Folgemails. Jede Abfrage kostet KI-Guthaben, deren Zahl an der Tarifstufe hängt.
Dann führt der Weg zu europäischen Anbietern. bliro arbeitet nach Anbieterangabe ganz ohne Tonaufnahme, Trint hält im obersten Tarif einen eigenen Server in Europa vor. Wer ohnehin nur Zoom einsetzt, kommt mit Zoom AI Companion ohne zweites Abonnement aus und hält die Aufnahme dort, wo die Besprechung schon läuft.
